いまさら聞けないクラウドメールとは?おすすめシステムもご紹介|法人携帯テレニシ.biz

いまさら聞けないクラウドメールとは?おすすめシステムもご紹介

いまさら聞けないクラウドメールとは?おすすめシステムもご紹介

政府が進める働き方改革や世界的な感染症の拡がりの影響で、近年ではリモートワークの浸透が加速しています。そこで注目されているのが、社内・社外を問わずに業務を遂行できる法人向けサービスやシステムの導入です。


中でも、問い合わせや既存顧客とのやりとりに必須なメールは、クラウド上で一元管理できるクラウドメールの利用をおすすめします。メール管理を改善しスムーズなメール対応か可能になれば、顧客対応の業務効率化に繋がるからです。近年では、企業のほか官公庁でもメールシステムのクラウド化を検討するケースが増加しています。


本記事ではクラウドメールの概要、クラウドメールシステム導入のメリット・デメリットや法人向けのGoogle Workspaceを解説するので、ぜひ選び方の参考にしてください。

1.クラウドメールとは?

クラウドメールとは、Webブラウザ上やアプリ上でのメール送受信を可能にするメールサービス・メーラーのことです。別名、Webメールとも呼ばれています。GmailやYahoo!メールが代表的なクラウドメールです。

クラウド型と従来のメールシステムとの違い

従来はサーバーやソフトウェアなどのアセットを自社で用意して運用するオンプレミス型でしたが、クラウド型ではクラウド環境にあるメールサーバーを介するのがポイントです。クラウド型ならアカウントを作成すればメールの運用を始められので簡単に導入できるほか、メンテナンスも事業者側が担うので利用側の手間や負担を軽減できます。


主な違いは次のとおりです。

クラウド型 オンプレミス型
メールデータの保管場所 外部のサーバー 自社のサーバー
自社サーバーの用意 不要 必要
メールソフトのインストール 不要 必要
初期費用 安価に始められる 高額な導入コストがかかる
月額費用 ユーザー数によって変動する 固定
運用開始 契約後すぐ利用可能 設備導入後
カスタマイズ 制限あり 自由
セキュリティ面 災害に強い 災害に弱い
社内IT部門のメール運用・管理への負担

2種類のクラウドメール

クラウドメールは法人向けと個人向けの2種類があり、その違いは以下のとおりです。

法人向けの特徴 個人向けの特徴
料金 有料 無料
メールアドレス 独自ドメインが使える 「@gmail.com」や「@yahoo.co.jp」に固定される
ストレージ容量 大容量のクラウドストレージが利用できる 少ない(無料版Gmailは15GBまで)
一元管理 管理者が操作して従業員を登録ユーザーとして設定でき、情報共有しながらの一元管理に向いている 一元管理に向いていない
外部ツール連携(MAやグループウェアなど) 柔軟に連携可能 柔軟性に欠ける

ビジネス利用目的ならフリーメールとも呼ばれる無料版ではなく、機能やサポート体制が充実している法人向けのクラウドメールがおすすめです。

2.クラウドメールの仕組み

クラウドメールの送受信の仕組みは、従来のメールソフトを利用した場合と異なります。従来はPCから直接メールサーバーのログイン認証が行われますが、その際にSMTP中継サーバー、受信用の「POP」あるいは「IMAP」サーバーを経由します。


一方のクラウドメールでは、各事業者のWebメールサーバーにブラウザからアクセスし、ログイン認証が行われる際に「SMTP」「POP」「IMAP」サーバーを経由しません。代わりに各事業者のWebメールサーバーが、これらのサーバーにアクセスします。つまり手持ちのデバイスからは直接アクセスするのは、Webメールサーバーだけです。


ここでは、クラウドメールの送受信の仕組みを見てきましょう。

メール送信 ブラウザから WebメールサーバーへID/パスワード情報を入力してログインボタンをクリック Webメールサーバーから認証サーバーへID /パスワード情報が正しいかどうか問い合わせし、正しいと確認されたらクラウドメールシステムへアクセス ブラウザからメールを新規作成し送信ボタンをクリックする メールを受信した送信者のSMTP 中継サーバーは、DNSで宛先のIPアドレスを割り出し、宛先のメールサーバーへメールを送信
メール受信 Webメールサーバーから受信メールデータを取得 ブラウザから受信メールデータを確認

DNS(Domain Name System)とは、インターネット上のドメイン名を管理する目的で開発されたシステムで、インターネット上の住所にあたる「IPアドレス」を割り出す重要な役割を担っています。

3.クラウドメールシステム導入のメリット

クラウドメールは、企業向けのコミュニケーションツールとしてニーズが高まっています。ここでは、クラウドメールシステムを導入するメリットを4つご紹介するのでぜひチェックしてください。

(1)ネット環境があれば場所を選ばない

インターネット環境さえあれば利用可能なクラウドメールシステムを導入すれば、社内・社外など場所を選ばずにメール環境を構築できます。クラウドメールシステムは、スマホ、PC、タブレットなど端末を選ばず使用できるマルチデバイス対応なので使い勝手が良くて便利です。


外出先でも気軽にスマホで新着メールの有無を確認でき、すぐに返信できることからスムーズな顧客対応が可能になります。

(2)メールボックスの容量が大きい

従来のオンプレミス型では、仕様としてメールデータをサーバー内に保管できないことから、送受信可能なメールデータ容量に制限がありました。しかし法人向けのクラウドメールシステムなら大容量のメールボックスを使用できます。そのため安心して、大容量の添付ファイルでも送受信可能です。事業形態によってはメールは電話よりもビジネスシーンの業務連絡ツールとしても重要な役割を果たしている場合もあるでしょう。メールサービスが停止すると事業に支障がでる企業もあるはずですので、メールボックス容量も事前に要チェックです。

(3)セキュリティ対策が簡単にできる

情報漏えいのリスク回避など、企業が抱える課題や不安を解決してくれる充実したセキュリティ機能が搭載されており、自社の実情に合わせて活用できる点もメリットの1つです。法人向けクラウドメールシステムなら、簡単にセキュリティ対策もできます。


迷惑メール対策やウィルスチェックはもちろん、接続元のIPアドレスから利用可否を判別する設定をユーザー単位でできたり、オプションで添付ファイル誤送信対策として添付ファイルの自動暗号化を選択できたりする事業者もあるのでチェックしてみましょう。

(4)システム運用・管理が簡単

クラウドメールシステムでは、事業者が提供するサーバーを利用してメールを運用します。そのため事業者が障害時の対応や定期的なメンテナンスを担ってくれるので、運用・管理が簡単です。


ソフトが古くなることもなく、いつでも最新の状態に更新された操作性の高いUIを利用できます。

4.クラウドメールシステム導入のデメリット

ここでは、クラウドメールシステムを導入する前に知っておきたいデメリットや注意点をご紹介します。

(1)コスト面

クラウドメールでは、ユーザーごとに月額費用が発生し、しかも継続して支払う必要がある点がデメリットです。事業規模が大きくユーザー数が多い企業では、ランニングコストが割高になります。オンプレミス型のほうが、コスト面で割安になる場合があることを知っておきましょう。

(2)サーバー障害時の対応が難しい

クラウドメールシステムの運営会社のサーバーは、データセンターで安全に保管されています。そのため、運営会社のサーバーに障害が発生した場合には、自社では復旧に向けた対応ができません。


企業向けのメール運用では、24時間365日、安定稼動を重視する必要があることから、堅牢なデータセンターかどうかの目安になる保証稼働率の事前チェックをおすすめします。毎月、99.9%といった高い稼働率を実現している事業者によるクラウドメールシステムが、法人向けには最適です。

5.おすすめのクラウドメールシステム

さまざまな法人向けのクラウドメール システムの中でも、弊社のおすすめはGoogle Workspaceです。ここでは、Google Workspaceについて、見ていきましょう。

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleによって提供されているクラウド型ビジネスツールです。ビジネスの遂行に必要とされる次のような基本機能がセットになっています。


  • メール(Gmail)
  • チャット
  • カレンダー
  • アンケート機能
  • ビデオ会議
  • スプレッドシートによるファイル共有など

チーム力を最適化できるツールがセットになった、まさにオールインワン(ALL in One)型グループウェアなので、Google Workspaceがあれば追加でツールの導入を検討する必要はありません。


Googleのサーバーを利用することで、メールサービスの保証稼働率99.9%を実現しています。セキュリティ対応、迷惑メール対策、自動バックアップ機能が搭載されているので、安心してビジネスシーンで利用可能です。


サポート体制が整っているので、24時間365日サポート対応が受けられます。Gmailを独自ドメインで運営できるので、既存ドメインを継続利用する手続きも弊社にぜひご相談ください。


「Business Starter」から「Enterprise」まで豊富な料金プランが用意されており、月額費用は従業員1人あたり680円(税抜)(税込748円/人)からとなっています。

6.まとめ

本記事では、場所やデバイスを選ばずどこからでもアクセスできるクラウドメールについてご紹介しました。メールサービスの保証稼働率99.9%を実現しているGoogle Workspaceについて詳細をご希望の方は、ぜひ弊社までお問い合わせくださいませ。


なおシステムに不慣れな従業員が多いことから、よりシンプルで使いやすいチャットツールをご検討中であれば「LINE WORKS(ラインワークス)」がおすすめです。様々な働き方に対応し、業務効率化に役立つビジネスツールをご用意していますので、お気軽にご相談ください。

【参考】

<会社携帯の履歴はどこまで確認できるのか?

ポケットwifiも法人契約で節税へ!
活用方法・最新プランご紹介>

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