Dropbox

契約書や発注書など法的に保管が決められている書類の保管で大幅な工数がかかっていませんか。Dropboxには各種書類をスキャンして電子保存できる機能があります。必要に応じてストレージ容量を無償で追加します。さらに、間違って削除してしまってもバージョン履歴機能で復元がいつでも可能です。

Dropboxで作成したデータはクラウド上にもパソコンのストレージ上にも保存されており気が付けばパソコンの容量を圧迫している場合があります。しかしスマートシンク機能を使えば、データをパソコンに残さずクラウドのみに保存することができるので容量が小さいパソコンを使っている方にはおすすめの機能です。

リモートワークや在宅勤務のためにVPNを入れたけれど、ファイルサーバーへのアクセスが急増して結局社内資料に接続できず業務が進まないことありませんか。Dropboxならパソコンを始め、スマートフォンやタブレットにも対応しています。通勤・商談・外出先など社外のさまざまな環境からアクセスすることができ、共同編集も可能なので離れたところにいても同時に編集作業ができます。

リンク先をメールで送信すれば、ファイルを添付することなくDropbox内の共有フォルダを共有できます。共有フォルダはパスワードを設定して共有できるので、アクセス権限を限定することができます。ファイルはダウンロードすることなく閲覧可能です。大容量ファイルでも問題なく共有でき、セキュリティ面で問題がある「PPAP」対策にも役立ちます。

書類の電子保存のネックの一つが受領印の必要な書類ではないでしょうか。Dropboxは電子署名サービス「Dropbox Sign」と連携しており、Dropbox上でシームレスに電子署名をすることができます。

Dropboxではチャットツール、営業支援ツール、業務効率化ツールといった他社アプリとも連携しています。連携していれば、他社アプリからのデータのアップロードやインポートが可能になり、業務効率化につながります。