自治体のお客さま｜課題別・業種別ソリューション

POINT
01

安心のセキュリティ

公文書の取り扱いが多い自治体ではセキュリティ対策は重要なチェックポイントです。Dropboxはデータ保存にあたって各データを保存ブロックごとに256ビットのAES（Advanced Encryption Standard）で暗号化しています。そのためユーザーへの不正アクセスやDropboxのサーバーに対する攻撃によっても、情報漏えいするリスクは極めて低いと言えます。2段階認証が導入されており、有効にすることで不正ログインによるアクセスも困難にしています。
また国内にデータセンターが設置されていることが安心なポイントの一つです。共有フォルダに対してはフォルダ階層に合わせて個々のアクセス権限を細かく設定できるので、適切に権限設定を行うことができます。社内のファイルサーバーの代替としてもご利用いただいています。

POINT
02

PPAP廃止

PPAPとは「パスワード付き送信」のことです。セキュリティの観点から、パスワード付き添付ファイルを先に送り、後ほどパスワードを別メールで送るという方法です。この方法では誤送信への対策にはなりますが、メールの盗聴等による情報漏洩のデメリットがあり、2020年に政府が廃止を決定しました。その後民間企業にも利用停止が広まりつつあります。セキュリティリスク軽減の観点から、自治体でも廃止を検討しているところは多いのではないでしょうか。
PPAP廃止の代替手段として効果的なのがDropboxです。Dropboxにはファイル共有機能があります。資料を共有する際メールに直接ファイルを添付するのではなく、Dropbox上のファイルにアクセスするための共有リンクURLを共有します。URLであれば、万が一誤操作で誤った送付先に共有してしまった場合はリンクを無効化すればよく、またアクセス履歴も確認可能です。共有相手に送ったリンクURLの有効期限も設定することができ二次配布への対策も可能です。

POINT
03

公文書を電子帳簿・スキャナ保存できる

行政機関の意思決定に使用された公文書は法律で保管期間が決められている書類も多いです。書類のまま保管することで、かさばることはもちろんのこと担当者が不在の時にどこにあるか探し出せないというのはよくある話です。
Dropboxを使えば、オンラインストレージ上に文書を保管できるので書類を削減できることに加え、見たい時に見返すことができます。また全文検索機能でWord、PDFのほか画像内テキストを認識することができるので目的の文書を早く探し出すことができます。クラウドストレージ上での保管なので、社外からでもアクセス・確認も可能です。ビジネス版のDropboxだとAdvanced以上のプランなら必要なだけ利用できるので、書類のやり取りが多い自治体でも安心してご利用いただけます。

POINT
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業務実態やプロジェクトの見える化

行政間だけでなく、民間企業間でも多数のプロジェクトが走る自治体ですが情報共有や、業務実態の把握に苦慮される方も多いです。そんな方にはDropboxの「Paper」という機能がおすすめです。Paperは共同作業ツールで、ブレインストーミングやコンテンツ作成、打ち合わせの議事録作成におすすめです。共有メンバーに編集権限があるので自由に書き込みをして共同編集ができたり、コメント機能を活用して効率的に議論を行うことができます。
わざわざメール等を介してやり取りを行わなくても1つの書面上でやり取りが完結するので、工数削減につながります。Dropboxはスマホからでも閲覧可能なので、社外からでも確認可能です。

POINT
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Dropbox上でも署名が可能

自治体の書類保管の一つのネックとなっていたのが、受領印の必要な書類ではないでしょうか。Dropboxは電子署名サービス「Dropbox Sign」と連携しており、Dropbox上でシームレスに電子署名をすることができます。
契約締結業務でも応用が効き、従来の印刷、押印、製本という作業が不要になりDropbox上で署名できることで、社内外問わず署名に対応することができます。

POINT
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なくしたと思ったデータも元通り

法律で保管が決められている公文書は紛失したり、誤って廃棄してしまうと大変なことになります。DropboxではAdd-on製品を追加するとデータ作成日から最長 10 年間、バージョン履歴とデータ保護が適用されるので、古いデータでも10年分を復元できます。
バックアップ処理をせずともコンテンツが完全に削除されることがないので、監査やコンプライアンスにも対応できます。