社用携帯を導入すると何がいいの?会社携帯導入ノウハウをご紹介|法人携帯テレニシ.biz

社用携帯を導入すると何がいいの?会社携帯導入ノウハウをご紹介

社用携帯を導入すると何がいいの?会社携帯導入ノウハウをご紹介

2021年現在、昨今の在宅勤務などさまざまな働き方が出てきている流れを受けて、社用携帯の導入を検討している法人様は多いのではないでしょうか。


2015年にMM総研が従業員100名以上の法人503社において実施した調査によると、法人名義の携帯電話・PHS、スマートフォンのいずれかを現在従業員や役員等に「配布している」企業は全体の72.6%、「配布していない」企業は27.4%でした。

しかし、その後も自然災害の増加による緊急時の安否確認、コンプライアンス対応などを要因とし社用携帯の導入は年々増加しています。


社用携帯には、iPhoneやAndroidなどのスマホから、ガラケーやガラホなど通話機能に特化したモバイル端末までさまざまな端末や機種があります。

企業の状況に合わせた端末を人数に合わせた台数分導入することで、業務効率を大幅にあげることが可能となります。


そこで今回は、社用携帯を導入する場合のメリットと社用携帯を会社に導入するにあたっての活用ルールのポイント、実際の導入事例について徹底解説します。

1.社用携帯導入のメリット

オフィスでは、内線と外線、内線と内線をつなぐビジネスフォンを使用することが一般的ですが、社用携帯を支給することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

顧客とのやり取りの効率化

「社外の方とのやり取りが多いけれど離席が多く、自席の固定電話にかかってきた電話をとれない」

「外出が多いので携帯電話で会社の人と連絡を取りたいけど、個人の電話番号などの連絡先を教えたくない」

そんなときに社用携帯を所持していれば、時と場合を問わず、会社関係者との電話に応じることができます。

また社用携帯があれば、緊急時にも迅速に、外出中の社員との連絡をとることができるという大きなメリットがあります。

業務時間外でも個人用携帯に仕事の電話がかかってきてしまうとストレスに感じてしまう可能性がありますが、会社用携帯であれば休日や時間外の連絡を取らなくても良いという点もメリットの一つでしょう。

社用携帯は、社内外をつなぐコミュニケーションツールとして非常に便利に使うことができます。

②セキュリティ

昨今、情報漏洩などのセキュリティリスクに対しての企業責任を問われることは少なくありません。

社員はモバイルデバイスを通じて、社外に企業の機密データや個人情報を持ち出して扱うことも多々ありますので、会社としてのセキュリティ対策は必須となります。

BYOD(Bring Your Own Device)という、個人所有の携帯を仕事上で活用する方法もありますが、プライベートと仕事の利用を明確に区分けすることが難しく、プライバシーの関係で管理を行き届かせることが難しいというデメリットもあります。

そのため、会社携帯を導入して利用した方が、会社としてセキュリティ面での統率がしやすく、情報漏洩や思わぬ端末の破損や盗難によるデータ紛失リスクを防ぎやすくなるでしょう。

③コスト削減

個人携帯を業務に使用するとなると気になるのが通話料、通信料です。

個人携帯の使用は、個人に大きな費用負担がかかりがちです。

しかし社用携帯を導入することで業務に使用した費用は、基本料金だけでなく端末代金も含めて経費として会社が支払うので、個人への負担がなくなります。

また大手キャリアや格安SIMを問わず、各社「法人特別プラン」など法人向けの格安プランを設定している場合も多く、個人携帯の料金よりも格安の通信費で携帯電話を利用することができます。

2.社用携帯の導入ルール

ここからは、社用携帯を使用する上での注意点を踏まえて、社用携帯の導入に欠かせないルールについてご紹介します。

①私的利用はNG

社用携帯は、仕事目的での使用するためだけに貸与する端末です。

社員が目的を理解しておらず、私的利用をして端末のデータ容量を圧迫してしまったり、私的な電話代を会社が請求されることになってしまったりするケースがあります。

「仕事関係での利用はNG」だと社用ルールを明示して、社用端末の使い方の周知を図ることも大切ですが、私的利用をさせないような仕組みを作ることも大切です。

多くの企業では、社用携帯を導入する際に社用携帯には個人でアプリをインストールできないような設定をしていたり、会社のセキュリティ担当者が毎月携帯の利用料金や通話料金を調べたりしています。

その上で、データ通信量があまりにも多い社員にはアラートをかけるなど利用状況を確認し、対策を行うことが重要です。


②なくしたら報告

社用携帯をどこかに忘れてきたり、誤って紛失してしまったりすることは、どこの企業でも問題となっている事案です。

社用携帯の紛失は、情報漏えいのリスクです。

トラブル防止のため、機密情報の入っている端末をなくさないように意識させるのはもちろんのこと、定期的にバックアップを取っておく必要や、紛失時の上長への報告ルートなどを整備しておく必要があります。

更なるセキュリティ強化のためには、MDM(モバイルデバイス管理)機能を使用した一括管理がおすすめです。

また、万が一紛失した際の情報漏洩を防ぐためにわかりにくいパスワードを設定するだけでなく、セキュリティ担当者がリモートからロックをかけられるようにしておくことを推奨します。

また、紛失した場所が分かるように、社用携帯のGPS機能をONにして位置情報を取得している企業もあります。

いずれにせよ、端末の状況を常に把握できるようにして、紛失時の状況や原因が分かりやすい、安心できる環境を整備しておくことが大切です。


③ON、OFF、マナーモードの切替

業務用携帯の電源ON、OFF、マナーモード切替ルールはどのようにするのが望ましいのでしょうか。

基本的には、就業時間中は電源をONにしたままにしておきましょう。

マナーモードにするか着信音をONにするかは、その都度状況によって変更することが望ましいです。

緊急度の高い連絡を待っているとき、外出時の徒歩での移動中は着信音をONにしておいた方がいいですね。

反対に会議中や取引先への訪問中、公共の場所ではなるべくマナーモードを心がけましょう。

業務時間内の社用携帯の扱いについては、導入時に会社側でルールを決めておくことが大切です。

3.社用携帯活用事例

社用携帯を使用するにあたってのルールなどをご紹介してきましたが、社用携帯を導入した際の便利な使い方は多々あります。

そこで、社用携帯の活用事例を3つご紹介します。

①外出先での情報閲覧

訪問先への経路を事前に調べたり社内からのメールを閲覧したりすることは多々ありますが、社用携帯があれば、外出先からでも経路検索やメール閲覧などができるため、効率的でスムーズな情報収集が可能です。

さらに、便利なアプリをダウンロードして活用することもできます。

具体的には、外出先で名刺情報をチェックしたり追加することができたり、CRMアプリを活用して顧客情報を確認したりと、さまざまな使い方ができるようになります。


②スケジュール管理

社用携帯からクラウドサービスを利用して社内のカレンダーにアクセスすれば、自身の予定を他社員と共有することが可能です。

また、勤怠管理アプリを導入することで勤怠時間を記録することも可能なので、出社しなくてもタイムカードを押すことができ、テレワークなどの在宅勤務でも活用できます。

③テザリング機能

これはスマホに関する機能ですが、簡単に言うとテザリングをするとスマホがポケットWi-Fiになります。

Wi-Fiを用意する必要なく、スマホを使ってPCを繋ぐことができるので、VPNが導入できていない企業でも外出先でインターネットを使った作業やメールの送信などができます。

4.まとめ

いかがでしたでしょうか。

会社携帯を導入することで場所を問わず、今よりも快適な業務環境を実現することができます。

実際に社用携帯を導入する場合の活用シーンや費用をシミュレーションしてみることをおすすめします。


ソフトバンク完全子会社である弊社では、法人契約専門での豊富な経験を活かし、企業様ごとに最適なソリューションの提供をしております。

法人携帯の導入を検討中の企業様や、運用面でのご質問や操作面での心配がある方、ご予算に合わせたお見積もりのご相談がある企業様は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせくださいませ。

【参考】

< テレワークでのコミュニケーション不足におすすめしたいビジネスツール

ソフトバンク光なら携帯代金もお得に!ネットと法人携帯をセットにするのがオススメ>

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