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テレワークでのコミュニケーション不足におすすめしたいビジネスツール

テレワークでのコミュニケーション不足におすすめしたいビジネスツール

働き方改革で提唱された後、新型コロナウイルスの影響で急速に普及したテレワーク。
企業のテレワーク導入率が高まり、その影響で仕事を取り巻く環境は大きく変わってきました。
一方で、在宅勤務(リモートワーク)で会話が少なくなることによってコミュニケーション不足が起きるなど、さまざまな問題もでてきました。
そこで、今回はテレワークでのコミュニケーション不足の解決法について解説し、おすすめのコミュニケーションツールについてもご紹介します。

1.テレワークで社内のコミュニケーション不足が問題

テレワーク中の労働者を対象とした調査を見ると、テレワークの課題として「コミュニケーション」は大きく取り上げられています。

例えば、「テレワーク導入後の働き方に関する意識調査」(スタッフサービス・ホールディングス社)によると、テレワークで感じたデメリットとして「社内コミュニケーションが減った」ことと答えた方は45.3パーセントに上ります。

また、日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」でも、テレワーク中に感じたデメリットとして37.6パーセントの方が「上司や同僚とのコミュニケーションが不足する」ことをデメリットとして挙げています。


テレワーク中、ビジネス上のコミュニケーションは電話やメール、オンラインでの会議などに限られます。

そのため、これまでは社内で気軽に行っていた相談や報告を、メールの文章にして連絡する必要があるなど、伝える上でのハードルが高くなってしまっています。

文章のみのやりとりでは、些細な表現の違いで誤解を生んでしまうことや、認識にズレが起きてしまうことも多々あります。

また、Web会議を行っている企業であっても、会議中の発言は業務に関わる必要な話題だけにフォーカスしていて、オフィス内の対面で話していたときのような気軽なコミュニケーションが生まれにくいという状況にあります。

このように、リアルな会話やコミュニケーションをとる機会が少ないことが原因で、同僚同士が上手く関係性を構築できず孤独感を感じてしまい、やりとりに齟齬が生まれて効率性や生産性が低下してしまう可能性もあります。

2.テレワークでのコミュニケーション不足の解決方法

会社内でコミュニケーションを取るメリットは大きく、社員の不満や不安を解消し、業務効率や生産性を上げることにもつながります。

それでは、テレワーク中のコミュニケーション不足を解決する方法には、どのようなものがあるのでしょうか。


「社員同士が会話をする時間がなかなか取れない」という問題を解決するには、チャットによる社員間の気軽なやり取りを増やすという方法があります。

業務中、リアルタイムで素早く会話をするようにチャットでのやりとりを交わすことで、チーム内での迅速な意思疎通が可能となります。

また、Web会議で記録に残されてしまったり、大勢の前では相談しづらかったりするような意見でも、チャットであれば同僚や上司など特定の人にだけ個別に相談することもできます。

同僚同士の会話や、部下から上司への相談の機会を増やすことができれば、コミュニケーション上の不安の解消につながります。

テレワーク中はどうしても伝えることにタイムラグが発生してしまいがちですが、チャットを活用することで迅速なやりとりができるようになるのです。


こうした解決方法に加えて、ICTツールの利用に抵抗や不安のある社員の中には、テレワーク中のビジネスツールの利用に不安を感じる方もいらっしゃいます。

従業員へのフォローも含めて、ICTツールを通じたコミュニケーションへの壁を取り払うことも大切ではないでしょうか。

それではここから3つの解決方法を紹介いたします。

(1)コミュニケーションツールの導入

社内のコミュニケーション環境を改善するには、チャットなどを含むコミュニケーションツールを導入するのが効果的です。

具体的なツールを2つ挙げ、利用方法についてもご紹介します。

①LINE WORKS(ラインワークス)

「LINEWORKS」は、コミュニケーションツール「LINE」が提供するビジネス用のチャットツールです。

プライベートで使用していることの多いLINEの使用感を踏襲しているため、新たに使い方を覚える必要なくビジネスチャットを導入することができます。

LINEと同じく、社員同士でのスムーズなやりとりにつながるスタンプ機能や、グループ内で共有可能なノートや予定、フォルダなどを活用すれば、チャットでの気軽なやりとりの間で書類やスケジュールの共有がスムーズにできます。

また、チャットだけでなく、掲示板機能や見逃し防止の通知送信、タスクやアンケートの作成なども「LINE WORKS」のアプリ内で行えるため、ビジネスに必要なさまざまな機能が取り揃えられていることも特徴だと言えるでしょう。

②Google Workspace(グーグル ワークスペース)

「Google Workspace」は、Googleの提供する組織向けのアプリがセットになったビジネスツールです。

「Gmail」や「Googleカレンダー」、「Googleドライブ」といったビジネスに不可欠なサービスに加え、Microsoftの「Word」「Excel」などとの互換性が高い「ドキュメント」や「スプレッドシート」などの機能を使用することができます。

この「Google Workspace」にあるコミュニケーションツールは、1on1のチャットやグループチャットができる「チャット」と、最大100ユーザーまで参加可能な「Google Meet」です。

スマホやタブレット端末から気軽に参加でき、テレワーク中の作業とコミュニケーションの連動に非常に便利です。

会社でのデータのやり取りやメール、カレンダーにGoogleのサービスを使用しているようであれば、ぜひ検討してみると良いでしょう。

(2)定期的なミーティング

おすすめのコミュニケーションツールについてご紹介しましたが、最も大切なのは積極的にミーティングのタイミングを設けることです。

定期的な報告や面談などで意識的にミーティングを設定することで、少しでも対面でのコミュニケーションに近い状況を作ることが、テレワーク中のコミュニケーション不足の解消につながります。

コミュニケーションの取れる環境を設定するだけでなく、社員にコミュニケーションツールが浸透するように徐々に段階を追って導入するなど気を配りつつ、社員同士が積極的に活用できるような仕組みを整えると良いでしょう。

(3)コミュニケーション力の向上

対面で仕事を行う場合でも、テレワーク中であっても、社員同士の信頼関係があってこそスムーズなやり取りやトラブルの迅速な解決につながります。

定期的なミーティングだけでなく、意図的に業務外でのコミュニケーションの時間として、雑談などのオフのやりとりをしやすい環境を作る工夫も大切でしょう。

相手あってのコミュニケーションですから、お互いにコミュニケーション力を向上させようと取り組むことがコミュニケーション不足解消策の大切なポイントです。

コミュニケーションツールを活用して、コミュニケーション力の向上を目指すと良いのではないでしょうか。

3.まとめ

ビジネスツールを仕事のために活用するのはもちろんですが、コミュニケーションツールとして活用することは大切です。

特に、気軽に使えて迅速にやり取りのできるチャットツールなどを活用することが重要となります。

組織内で円滑なやりとりが生まれると、結果的にストレス解消やモチベーションアップにつながり、組織の活性化にもつながるのではないでしょうか。

ぜひ、テレワーク下でのコミュニケーション不足への対策をとってみてはいかがでしょうか。


こうしたツールを活用する上で、法人スマホを導入すればいつでも社員同士でのコミュニケーションを取れるようになります。

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テレワーク中のコミュニケーションツールとして便利な法人スマホの導入に関するご相談やお悩みがある方は、ぜひ一度お気軽にご連絡くださいませ。

【参考】
 

社用携帯を導入すると何がいいの?
会社携帯導入ノウハウをご紹介>

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