法人携帯の私的利用を防止する方法は?|法人携帯テレニシ.biz

法人携帯の私的利用を防止する方法は?

法人携帯の私的利用を防止する方法は?

社内外で連絡を取る際に便利な法人携帯ですが、法人携帯や法人用スマホを社員が使う時、一般的に、業務の範囲内で使うだけでなく、個人携帯のように私用してしまう社員がいるケースは少なくありません。
しかし、実際には携帯電話の私的利用は個人の行動を細かく把握したり事実確認をしたりすることが難しく、利用履歴を逐一調べる手間がかかることから発覚しにくいものです。社員に私用の禁止を伝えるだけでなく、実際に防ぐ手立てを知っておかないと対処が難しいでしょう。
そこで今回は、私的利用の何が問題なのか、社員側が私用を行った場合にどのような処分がなされるのかと、私用されないための防止策についてご紹介します。

1.私的利用の問題視すべき点

法人携帯を個人携帯のように私用してしまう、あるいはされてしまう場合、何が問題となるのでしょうか。
主に大きく分けて2つの問題点がありますので、それぞれについて詳しく説明します。

①高額請求

まず、業務で使用した分の料金に加えて、私用された分の料金がかかりますので、会社に高額な請求が届く可能性があります。
特に、通話料を無制限にしておらず、通話をした分だけ料金がかかるプランで契約をしていた場合、社員側はどの程度料金がかかっているのかを意識せずに長時間私用で通話をしてしまう可能性があります。
携帯電話を使用した分の料金は、一般的にすべて仕事で使われたものとして判断され、一括で経費に計上されることとなります。
社員側が不正に私的利用した場合、法人側としてはその分の料金を損害賠償として請求する必要性を検討することになるでしょう。

②情報漏洩

法人携帯やスマホの私的利用が行われた場合、企業の情報や重要なデータが漏洩してしまうリスクが大幅に増加します。
仕事で必要だからと端末を持ち出した場合、電話帳などに登録されている顧客情報や、メール等でやり取りをしている社内の機密情報やデータを、社外でも閲覧できる状態になってしまいます。
持ち出している端末が盗難・紛失した場合、予期しない第三者への情報漏洩の危険性が非常に高まります。
テレワークなどのため、社外で仕事をするためにメールを見ているケースでは特に、「法人携帯を通じてメールやデータが外部に持ち出されている状態である」という社員側の認識が薄くなっている可能性があります。

2.懲戒処分になる可能性も

このように、法人携帯の私的利用がある場合、企業に大きな損害をもたらすリスクが大幅に高まってしまいます。
私的利用が発覚した場合、法人側はすぐに対応を取らなければ、今後の業務に支障が出てしまう可能性もあるでしょう。
こうした損害を与えてしまった社員に対しては、法人側から懲戒処分が行われる可能性があります。

①懲戒処分とは

懲戒処分とは、「社員が果たすべき義務や規律」への違反に対する制裁措置です。
遅刻や無断欠勤などの規律違反が続いた場合や、犯罪行為を行った場合などに検討されるものです。
懲戒処分は労働契約に基づいているもので、就業規則で「どのような場合にどのような懲戒を行うのか」が明記されており、法人側は禁止事項を従業員に配布するなどして、明確に周知する必要があります。
また、社員側は労働契約の重要性を認識した上で業務に携わる必要があります。
処分の程度は「戒告」という文書や口頭での厳重注意から、「懲戒解雇」として一方的に解約する処分が行われるまでに至ります。

②懲戒処分になる理由

懲戒処分になるには、明確な理由が必要です。
ビジネスを行うにあたって、どのような不利益を法人側が被るのか、というところが焦点になります。
法人携帯の私的利用の場合、どのような理由で処分になる可能性があるのでしょうか。

①経費の横領

まず、法人携帯にかかる「経費の横領」という理由が考えられます。
法人用携帯にかかるお金は、全額「法人の経費」として扱われ、ビジネス利用の範囲内での使用として区別されています。
法人のお金を無断で私的利用することを「横領」と言いますが、法人携帯の私用もこれにあたります。
社員側としては、一人分の私的利用であれば大きな額にはならないと思うかもしれませんが、複数人が不正に使用するうちに法人の経営を圧迫する危険性もあります。
会社側からの懲戒処分だけでなく、不正使用に対する賠償請求が行われる可能性もあります。

②セキュリティ面における規律違反

法人携帯には、セキュリティの対策が行われている可能性が高いですが、私的利用によって情報が流出してしまう可能性があります。
メールなどによって顧客情報・個人情報といった重要なデータが流出してしまうと、不正利用をされたという事実があってもなくても、法人側が社会的な制裁を受け、場合によっては倒産してしまう可能性もあります。
少しくらいの私用であれば法人側には大きく関係しないだろうと思い、軽い気持ちで使用してしまった、という事例もあります。
程度の問題ではなく信用問題に関わってくる部分ですので、セキュリティ面の侵害として、重大な規律違反とみなされることが多いでしょう。

3.法人携帯の私的利用の防止策は?

こうした法人用携帯の私用の危険性と重大性についてご紹介しましたが、私的利用の防止策はあるのでしょうか。

①毎月の料金を把握

法人用の携帯は、回線契約の料金を一括で請求されることが多くなっています。
数が多いと合計料金だけで処理しがちですが、それぞれの端末ごとに毎月の料金の程度を把握しておくことで、私的利用による料金の高騰に早めに気付くことができるでしょう。

②導入前のルール作り

法人用携帯を社員側に貸与した場合、実際に使用する前に明確なルールを決めておくことが大切です。
ルールがなければ、どこからが私的利用なのか、私的利用を行った場合にどのような危険性があるのかなどを深く考えず、「少しくらい」と考えて私的利用してしまう可能性があります。
法人用携帯導入前に、ルールを決めて禁止事項を明確に伝えておくことで、思わぬトラブルやリスクを防ぐことができます。

③端末の管理

法人用携帯の利用履歴や料金など、それぞれの端末の状況を確認し、管理することも大切です。
利用限度額を設定しておくなど、事前に取れる対応策も多々あります。
会社側からは明確なルールを提示するとともに、こうした端末情報を一括管理すると良いでしょう。

4.MDM(モバイルデバイス管理)なら一元管理が可能!

法人用携帯の端末が多く、全てを管理してチェックすることが難しいという会社も少なくないでしょう。
こうした管理に便利な機能が、MDM(モバイルデバイス管理)と呼ばれるものです。
内容はサービスによって少しずつ異なりますので、実際のサービスの具体的な仕様について、詳しくご紹介します。

①ビジネスコンシェルデバイスマネジメント

ビジネスコンシェルデバイスマネジメントとは、複数台のスマホやタブレット端末をリモートで一元管理し、運用できるMDMサービスです。
万が一スマホが盗難されたり紛失したりしたときにも、端末のロックやデータの削除などをリモートで行い、重要なデータの流出を防ぐことができます。

②LANSCOPE クラウド版

LANSCOPE クラウド版とは、クラウド上でパソコンやスマホの一元管理を行うMDMサービスです。
スマホの利用制御やアプリの管理を行い、位置情報や操作ログの管理などを通じて、いつどこで誰がどれくらいの時間何をしたかを一目でわかるレポートとして確認できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
このように、法人携帯の私用には大きな代償が伴います。
法人側への損害も大きくなるために、私的利用をした社員側への懲戒処分も重いものとなっています。
便利な法人用携帯をより有効に活用するためにも、ルールの策定と合わせて、事前に知っておいた方が良いでしょう。
この他にも相談などございましたら、是非お気軽にお問い合わせくださいませ。

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