会社携帯の紛失防止と紛失時の対処法をご紹介|法人携帯テレニシ.biz

会社携帯の紛失防止と紛失時の対処法をご紹介

会社携帯の紛失防止と紛失時の対処法をご紹介

営業ツールとして便利な会社携帯には、個人情報やビジネスにまつわる機密情報が詰まっています。特にスマートフォンを会社携帯として貸与されている場合には、紛失すると情報漏えいなどのリスクが高まるため事前の十分な対策が必要です。


今回は、会社携帯の紛失防止や紛失時の対処法をご紹介します。貸与品である会社携帯の紛失は仕事上の不始末にあたることから、会社から提出を求められる始末書の例も紹介しているので参考にしてみてください。

1.会社携帯の紛失によるリスクとは

メールに対応したり、様々な文書・データにアクセスしたりできる多機能なスマートフォンを会社から貸与されているケースも多いでしょう。会社携帯のスマートフォンを紛失すると、どのようなリスクがあるのでしょうか?ここでは、会社携帯の紛失によるリスクを2つご紹介します。

1.情報漏えいリスク(個人情報・機密情報)

スマートフォンを紛失すると想定できるリスクとして、個人情報や機密情報の流出が大きな危険性として挙げられます。個人情報は情報自体が売却の対象になるほか、なりすまし利用などで悪用される可能性があることを知っておきましょう。会社携帯の場合には、携帯電話の電話帳に登録・保存されている顧客や取引先企業の情報のほか、業務上のメールやチャットの履歴なども重要な個人情報です。


メールやチャットアプリで行われた業務上の連絡内容には、社外秘とされる重要な機密情報が含まれることも珍しくありません。情報流出の際には、会社携帯を紛失した本人が困るだけでなく、スマホ内の電話帳にデータとして登録された関係者もトラブルに巻き込まれる危険性があります。


今後の売上予測を含んだ提案書など企業の内部資料が流出すると、ビジネス上の様々な不利益が発生する可能性にも留意しましょう。

2.会社の社会的信用を失うリスク

会社の経営は、長年築き上げてきた信用の上に成り立っています。不注意から法人携帯を紛失したために個人情報や機密情報を流出させてしまうと、お詫びをしても取引先だけでなく従業員や株主などの関係者からもリスク管理ができていない会社だとみなされるでしょう。


関係各所からの信用を失わないためにも、会社携帯の紛失を軽く考えてはいけません。紛失防止や紛失時の対処法など、十分な対策を講じておく必要があります。

2.外出先で会社携帯を利用する時の対策

外出先で会社携帯を紛失する原因は、自分の不注意や泥酔による置き忘れです。ポケットだといつの間にか落とすことも多いので、携帯電話の保管場所をバックの中などにあらかじめ作っておくようおすすめします。


さらに次のような二重、三重の対策を事前に講じておくことも重要です。

  • 置き忘れ防止グッズの利用
  • 泥酔しないよう注意

ではそれぞれの対策について見ていきましょう。

1.携帯電話の置き忘れ防止グッズを使う

電車や飲食店に、会社携帯を置き忘れることはよくあります。「ポケットやカバンに入れたつもり」だったのに、携帯電話が見当たらない…そのような事態を避けるためには、次のような置き忘れ防止グッズを利用してみましょう。

  • シール・紛失防止タグ
  • スマートウォッチ
  • ストラップ

「シール・紛失防止タグ」「スマートウォッチ」はBluetoothやアプリでスマホとペアリング設定をする必要があります。スマートフォンからある程度離れると警告音やバイブで警告してくれたり、万が一会社携帯が手元に見当たらない時にスマホを探せたりする便利グッズです。


ストラップは、物理的に首からさげたりカバンの持ち手に結んだりできるので、簡単に装着可能です。

2.会社帰りに泥酔しない

飲み会などで泥酔してしまうと、どんなに会社携帯を紛失しないように対策を講じていても紛失や盗難の可能性が高くなります。法人携帯を貸与されたら、外出先で泥酔しないよう徹底することが重要です。

3.紛失による情報漏えいに備える

ここでは紛失時のセキュリティリスクに備えて、携帯端末を管理する方法を4つご紹介します。法人携帯の場合には、個人携帯とは異なり事前にセキュリティリスクに備えたサービスを契約・設定しておく必要があるので注意してください。なおキャリアによってはサービス対応機種が限られている場合もあるので、問い合わせの際には対応機種やサービス料金を確認しましょう。

1.遠隔ロックサービス

リモートロックとも呼ばれています。問題が発生したら、社員から連絡を受けた管理者が遠隔地のパソコンを使って、対象の携帯電話の操作が一切できないようロックできるサービスです。

2.遠隔消去サービス

リモートワイプとも呼ばれており、万が一の際には遠隔から管理者によって端末を初期化できるサービスです。紛失時には情報流出に備えて、工場出荷時の状態まで情報を消去できます。スマートフォンに保存されている重要な個人情報や機密情報にアクセスできなくなるため、悪用を未然に防止可能です。

3.位置検索サービス

端末が圏外や電源OFFの場合でも、GPS測位を利用して位置情報を検索できるサービスです。GPS測位が不可能な場合には、最後の通信を行った位置情報を取得できます。

4.スマホにパスコードを設定しておく

端末にパスコードを設定しておくこと、情報漏えいを防止するために誰でもできる対策方法です。パスコードの入力がなくてはスマートフォンの操作ができないよう、スクリーンロックを設定しておきましょう。

4.会社携帯を紛失した際の適切な対処法

会社携帯を紛失した場合に、当事者である社員や企業はどのような対応をすべきなのか。ここでは、紛失時の適切な対処法を見ていきましょう。万一の事態に備えて紛失対策を講じている企業で、法人携帯の紛失が実際に起きた場合には、次のような流れで対処します。


  1. 【初動対応】紛失に気づいたら、迅速に紛失の事実を管理者に報告し、警察には遺失物届を出す
  2. 【初動対応】社員から報告を受けたら迅速に遠隔ロックを行い、端末の位置情報を確認する
  3. 顧客などの個人情報の漏えいが発生した場合】漏えいした個人情報の本人、取引先などの通知、監督官庁、警察、社内および個人情報保護委員会や監督当局へ速やかに報告・届出をする
  4. 【広く一般に漏えい情報による影響が及ぶ場合】ホームページや記者会見などを通じて情報開示および謝罪を行う

紛失対策サービスを導入していない場合には、各キャリアに電話連絡をして回線停止を依頼します。緊急通話停止を依頼できる、各キャリアの電話番号は次のとおりです。


  • auの場合:0077-7-113
  • NTTドコモの場合:0120-524-360
  • ソフトバンクの場合:0800-919-0113

5.会社携帯を紛失した際の始末書の例

万が一、会社からの貸与品である携帯電話を紛失したら、始末書の提出を求められる場合があります。ここでは、法人携帯を紛失した場合の始末書の例を見ていきましょう。


始末書の基本構成は「不始末の内容」「反省とお詫び」「誓いと寛大な措置のお願い」です。3つの内容が含まれるように始末書を仕上げます。

令和XX年 XX月XX日

所属

氏名


始末書


去る令和Ο年Ο月Ο日私は、会社より貸与されていた携帯電話の入ったカバンを帰宅途上の〇〇線の車内で紛失しました。鉄道会社および〇〇警察にカバンを紛失した旨の遺失物届を同日提出しましたが、残念ながら手元に戻ってきておりません。紛失した携帯には、顧客企業◯社、担当者◯人分の電話番号・メールアドレスが保存されておりました。


この度の不始末は私の不注意が招いたものであり、会社ならびに顧客企業◯社様、担当者◯人様に深くお詫び申し上げます。今後はこのような不始末を繰り返さないよう、会社からの貸与品については細心の注意を払って取り扱うことをここに誓います。


何卒、寛大な御処置を賜りますようお願い申し上げます。


以上

6.まとめ

今回は、会社携帯の紛失時の適切な対処法や始末書の例のほか、情報漏えいの危険性や会社が社会的信用を失うリスクについてご紹介しました。市販の紛失防止グッズを利用したり、各キャリアが提供する紛失防止サービスを利用したりして、万が一に備えた対策を徹底することが重要です。


個人情報はなりすまし被害や情報自体が売却の対象になるなど、取り扱いには十分注意する必要があります。個人情報の宝庫であるスマートフォンを会社携帯として貸与されたら、情報漏えい防止のために自分ができることは何か考えるようにしましょう。

【参考】

<スマホが会社電話の代わりになる!
スマホの内線化について徹底解説!

ソフトバンクの法人携帯へ
乗り換える(MNP)方法とは?>

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