請求業務を効率化できるとあって、今注目されている電子請求書システム。紙に印刷し郵送していた従来の請求業務には、印刷・封入・発送作業が伴い手間がかかります。
テレワークの普及を踏まえて、請求書発行にまつわる業務効率をアップできる電子請求書システムの導入を検討してみてはいかがでしょう。
今回は電子請求書システムとは何か、導入するメリット・デメリット、おすすめの電子請求書システムをご紹介します。
取引先との請求書のやり取りがスムーズになり、作成・郵送・保管にかかる手間とコストの削減につながるので、経理担当者など管理部門の方は当記事をぜひ参考にしてみてください。
請求書を電子化すると、メール添付やクラウドサーバーを介したやり取りが可能になります。電子請求書システムとは、この電子データ化された請求書をデータとして管理し、企業間でやり取りできるプラットフォームのことです。クラウド請求書発行システムと呼ばれることもあります。
経済社会のデジタル化を踏まえて、関連法である電子帳簿保存法が改正を重ね、電子帳簿などの保存が認められるようになりました。そこで紙媒体による書類保存が不要になったことから、BtoB取引でも電子請求書システムの導入が増えています。
請求書の発行をオンラインへ切り替えると、手作業の手間から解放されるほか、封入ミスなどのヒューマンエラーもなくなり、請求業務の課題をまとめて解決可能です。
経理業務は紙媒体のみと限定されると、テレワーク移行の妨げになりかねません。実際に事業規模に関わらず、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）ほか様々な社会的な背景からテレワークへの移行が促進されています。
テレワークを後押しするソリューションとしても電子請求書システムは注目されているのです。
クラウドサービスである電子請求書システムを導入すると、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？メリットとデメリットを把握すると、電子請求書システムの比較検討の際に参考になります。
電子請求書システムを導入することで、自社の業務効率が実際に改善されるかどうかチェックしてみましょう。
電子請求書システムの導入メリットは「業務効率アップ」「コスト削減」「多様な働き方を実現」「請求書データの一元管理」「内部統制の強化」です。
従来の紙を使った請求の業務フローは「請求書の作成・印刷・押印・封入」「請求書の送付・取引先受領」「請求書（控）のファイリング保管」でした。
しかし電子化により請求の業務フローを自動化できるため、人件費・郵送コスト削減やミスの防止はもちろん大幅な業務効率アップも期待できるわけです。
取引先の請求書ダウンロード状況もクラウド上で可視化できます。クラウド型の電子請求書システムは一般化されたシステムです。そこで、よくある業務はコストを抑えて利用可能な点もメリット。自社開発のオンプレミス型と比べると、導入にかかるコスト削減が可能です。
経理業務をクラウドサービスに移行するとインターネット環境とPCがあれば、いつでもどこでも作業できるようになり、テレワークなど多様な働き方を実現できます。
クラウドを利用すると情報を複数人で共有できるようになるため、請求書データの一元管理も可能です。そのため発行側は、取引先からの問い合わせに対しても素早く検索し回答できるようになります。
電子請求書システムは、クラウド上で請求書の授受と保存を行い、変更すると履歴で残ることも知っておきましょう。改ざんのリスクをなくせるので、内部統制の強化につながります。
電子請求書システムのデメリットは「取引先の承認を得る必要性」と「カスタマイズが自由にできない可能性」です。
電子請求書システムの導入には、請求書の電子発行について「取引先の承認」を得る必要があります。IT化が進んでいるとはいえ、パソコンやスマホの利用に馴染みがなくインターネット環境を持たない取引先の場合には、電子発行への切り替えについて承認を得るのが難しいでしょう。
受け取った電子請求書を紙に出力して管理している取引先の場合には、手間や印刷コストを負担させることになります。
電子データの請求書は、従来のフォーマットを変更して統一させる必要があるため、取引先から独自のフォーマットに合わせてほしい言われても個別の対応はできません。
上述のように取引先の了承を得られない可能性がある点は、電子請求書システムのデメリットと言えます。
さらに自社および取引先の状況から、システムのカスタマイズをしたくても不可能な場合がある点もデメリットです。
別の事業会社が持つ環境やシステムを利用するクラウド型の場合には、機能サービスの追加やシステム変更が難しい場合があります。
ここでは、おすすめの電子請求書システムを紹介します。請求書発行の手間を劇的に減らす、クラウド型システムとして注目されている「楽楽明細」です。
2021年7月時点で導入実績は2,500社以上に及び、発行の手間を96％削減、60％のコスト削減につながったケースもあります。電子請求書システムの選び方の参考にしてみてください。
「楽楽明細」は電子帳簿保存法に対応したクラウド型の電子請求書システムです。
「楽楽明細」を導入すると、請求書、納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行できるようになります。発行特化型のシンプル設計なので、操作はとても簡単。
経理担当者の業務フローは、帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけです。「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で、発行先に応じて自動で割り振ります。
自社で利用している帳票デザインをそのまま再現できるほか、チラシ・お知らせなどの書類を送付することも可能です。
受取側は、WEB発行された過去の請求書をいつでも確認・ダウンロードできるので、以前に発行した請求書への問い合わせも減ります。
発行側は帳票のダウンロード状況をチェックできるので、ダウンロードの督促を指定した頻度でメール通知することも可能です。
なお電子データでの請求書受取を拒む取引先には、自社の代わりに「楽楽明細」が郵送業務を代行するサービスもあるので検討すると良いでしょう。
「顧客データ一括取込みAPI」「帳票データ一括取込API」「顧客情報取得API」「顧客情報削除API」を利用すれば、自社で利用している販売管理システムと「楽楽明細」を自動連携できます。API連携やシステム連携を行えば、請求業務を一元管理することも可能です。
気になる初期費用は100,000円（税抜）（税込110,000円）から、月額費用は24,000円（税抜）（税込26,400円）から。月額費用はWEB帳票発行件数による従量課金制となり、発行件数が増えるほど単価がおトクになる仕組みです。
今回は従来の請求業務の課題をまとめて解決できるとあって、導入事例も増えている電子請求書システムをご紹介しました。
紙の請求書発行につきものの手作業の手間やコストを大幅に削減できるほか、封入ミスなどのヒューマンエラーをなくせるため、業務効率アップに欠かせないシステムになりつつあります。
クラウド上で社内の請求業務を一元管理できれば、管理部門をテレワークへ移行することも可能です。詳細については資料をご用意しております。
業務効率改善につながるBtoBサービス導入をご検討の方は、この機会にぜひお問い合わせくださいませ。
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