電子請求書システム導入で業務効率アップ！おすすめのシステムを紹介｜法人携帯テレニシ.biz

1.電子請求書システムとは？

ここでは法改正やインボイス制度に対応できる電子請求書システムの基礎知識について解説します。

電子請求書システムとは？

請求書を電子化すると、メール添付やサーバーを介したやりとりが可能になります。電子請求書システムとは、この電子データ化された請求書をデータとして管理し、企業間でやりとりできるプラットフォームのことです。クラウド型とオンプレミス型がありそれぞれ企業によって導入ハードルや運用のしやすさが異なるので自社に適したサービスを選ぶことができます。

経済社会のデジタル化を踏まえて、関連法である電子帳簿保存法が改正を重ね、電子帳簿などの保存が認められるようになりました。そこで紙媒体による書類保存が不要になったことから、BtoB取引でも電子請求書システムの導入が増えています。

請求書の発行をオンラインへ切り替えると、手作業の手間から解放されるほか、封入ミスなどのヒューマンエラーもなくなり、請求業務の課題をまとめて解決可能です。

経理業務は紙媒体のみと限定されるとどうしても出社の必要が出てきてしまいます。実際に事業規模に関わらず、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）ほか様々な社会的な背景からテレワークへの移行が促進されていますが、経理業務がテレワークのネックになる場合も多いです。

テレワークを後押しするソリューションとしても電子請求書システムは注目されているのです。

電子請求書システムの種類と特長

電子請求書システムの種類は、請求書の受け取り側が主に利用するものと請求書作成側が主に利用するものの2種類のタイプがあります。

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2.電子請求書システムに関連した法改正

2022年1月施行の「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（以下、電子帳簿保存法）の法改正により、電子取引に関する請求データなどの電子保存が義務化されました。

実際には、2年間の猶予期間が設けられているのがポイントです。2021年12月10日に公表された「令和4年度与党税制改正大綱」において、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は、経過措置として一定の要件下で宥恕（ゆうじょ）期間が設置されています。

請求書の発行をオンラインへ切り替えると、手作業の手間から解放されるほか、封入ミスなどのヒューマンエラーもなくなり、請求業務の課題をまとめて解決可能です。

この法改正の注意点は、電子取引に関する書類は電子保存へと移行し、2024年には紙ベースでの保存は廃止される点です。この法改正はビジネスプロセスの変革を後押しするもので、結果としてペーパーレス化につながります。

今回の法改正では、事業者の事務処理にかかる負担を軽減するために税務署長の事前承認制度が廃止されたため、申請なしで手軽に電子帳票へ移行できるようになりました。政府によるDX推進の流れからも、電子帳票への対応を進めるのがおすすめだといえるでしょう。

ここでは、電子請求書システムに関連した電子帳簿保存法についておさらいします。

電子保存対象となる文書と法改正のポイント

電子帳簿保存法において電子保存の対象となる文書は、以下のとおり3つのカテゴリーに大別できます。法改正のポイントもあわせて示しましたので、参考にしてください。

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電子取引と考えられる帳票類の送付方法には、メール送付やWebサイトからの送信、インターネット上でのダウンロードなどが挙げられます。

なお電子データと原本の両方を受領している場合は、電子取引に該当しないという解釈で良いでしょう。そのため紙ベースの書面を原本としてみなすことになります。

電子取引の保存要件とは

電子取引を電子的に保存する際には、次のとおり3つの法的要件を満たす必要があります。

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電子帳簿保存法とe-文書法の違い

電子帳簿保存法と混同されやすい法律として、「e-文書法」があります。e-文書法は、民間企業において会社法や商法などに基づいて保存義務のある法定文書を対象に見読性・完全性・検索性の3つの要件を満たせば電子保存を認める法律です。

一方の電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を対象としています。

電子印鑑は法律的に効力がある？

紙ベースの帳票類にはハンコの捺印がつきものですが、デジタル化された文書に使用する電子印鑑に法律的な効力があるのでしょうか？実際には、一定の条件を満たせば効力を持たせることが可能です。

本人性の証明が必須となるため、印影をデータ化しただけの無料の電子印鑑では効力があるとはいえないでしょう。おすすめはタイムスタンプ情報が組み込まれた電子印鑑です。

3.電子請求書システムを導入するメリット・デメリット

クラウドサービスである電子請求書システムを導入すると、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？メリットとデメリットを理解すると、電子請求書システムの比較検討の際に参考になります。

電子請求書システムを導入することで、自社の業務効率が実際に改善されるかどうかチェックしてみましょう。

メリット

ここでは請求書発行システムを活用するメリットをご紹介します。

コスト削減

取引先の同意を得られれば、注文書、契約書、領収書や見積書などをPDFファイル形式でやりとりできるようになります。そうすれば封筒や帳票類の紙代・インク代、印刷代・郵送費が不要になり、大幅な経費削減を実現できるでしょう。

また請求書がオンラインでのやり取りになることでペーパーレス化が進み保管場所の省スペース化が図れます。

業務効率化

請求書を電子化することで発行に必要な押印や承認業務のために会社に行く必要がなくなります。外出の多い管理者の承認が必要な場合でも出先から承認してもらうことができ業務効率化につながります。

請求書発行システムでは豊富なテンプレートが用意されているので、必要項目を入力するだけで見栄えのいい請求書をスピーディーに作成できます。納品書、領収書や送付状も同時に自動作成できる機能が搭載されているものもあり、大幅な業務改善や効率化が可能です。

また取引先名や日付からの検索もできるので、過去のデータから当該請求書をすぐに確認できるようになります。受け取りのタイムラグも少なくリアルタイムでの対応が可能です。

セキュリティ対策

優れたセキュリティ対策が行われている点が、請求書発行システムを活用するメリットです。SSL通信・暗号化を使用したクラウド保存や、メール配信の場合には明細書ごとにパスワードを付与できます。そのため取引先との請求書のやりとりで安心して使え、情報漏えいが発生する心配は必要ありません。

デメリット

ここでは請求書発行システムを活用するデメリットをご紹介します。

システム導入コスト

請求書発行システムを導入する場合システム導入コストや月々の運用コストなど費用が発生してしまうことがデメリットの1つです。

しかしペーパーレス化などの効果を考慮するとトータルではコスト削減につながるケースがほとんどです。

電子化できない場合もある

取引先によっては電子請求書への対応が困難で、電子化できない場合もあるでしょう。また取引先から独自のフォーマットに合わせてほしいと言われても、個別の対応やカスタマイズができない点もデメリットです。

このように困難なケースでは、電子請求書システムの導入後も紙の請求書を個別に発行するなど柔軟な対応が必要となります。

業務フローの整理

請求書を電子化する場合、自社の請求書保存ルールの変更など業務フローの整理が必要です。一方で、社内で慣れ親しんだ業務フローの変更に反発したり、ペーパーレス化を反対する現場もあるかもしれません。

4.おすすめの電子請求書システム紹介

ここでは、おすすめの電子請求書システムを紹介します。請求書発行の手間を劇的に減らし紛失トラブルをなくせることから、注目されているのは株式会社ラクスが提供するクラウド型システムの「楽楽明細」です。

楽楽明細は、経費精算システムの「楽楽精算」とともに電子帳簿保存法とインボイス制度の両方に対応しています。電子請求書システムの選び方の参考にしてみてください。

楽楽明細

「請求書の印刷・封入作業が面倒」「郵便局やメールを利用した作業が煩雑」「再発行のリクエストなどへの対応時間が多い」といった現状のお悩みを解決できるツールが楽楽明細です。請求書の保存期間は、最大11年間まで設定できます。

クラウド型電子請求書発行システムである楽楽明細の特長は、次の5つです。

左右にスライドすると表を見ることができます

「楽楽明細」を導入すると、帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけで請求書、納品書、支払明細などの帳票をWeb上で発行できるようになります。

「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で、宛先に応じて自動で割り振るという仕組みです。

取引先にメールアドレス登録を促せば、手入力の手間なくメールアドレスを収集できます。また経理担当者は出社しなくても請求書を発行できるほか、取引先の帳票データ開封状況などをWeb上で確認できるのでテレワーク導入を進めたい企業にも最適だといえるでしょう。

また発行する側と受け取り側の双方にとって便利なシステムなので、取引先から同意を得られやすい点がポイントです。

なお気になる初期費用は100,000円（税抜）（税込110,000円）から、月額費用は24,000円（税抜）（税込26,400円）からとなります。月額費用はWEB帳票発行件数による従量課金制となり、発行件数が増えるほど単価がおトクになる仕組みです。

5.まとめ

今回は従来の請求業務や文書管理の問題をまとめて解決できるとあって、導入事例も増えている電子請求書システムをご紹介しました。紙の請求書発行につきものの手作業の手間やコストを大幅に削減できるほか、封入ミスなどのヒューマンエラーをなくせます。

クラウド上で社内の請求業務を一元管理できれば、管理部門をテレワークへ移行することも可能です。詳細については資料をご用意しておりますので、資料請求をしていただけましたらご案内いたします。

バックオフィスの業務効率改善につながるBtoBサービス導入をご検討の方は、この機会にぜひお問い合わせくださいませ。