クラウドPBXとは -スマートフォンを使った新しいオフィス電話環境のご紹介-｜法人携帯テレニシ.biz

1.クラウドPBXとは

テレワークが普及してから「クラウドPBX」という言葉をよく聞くけど、いまいち仕組みが分からない・・そんな方は多いのではないでしょうか。

ここでは「クラウド」と「PBX」を分けてご説明させていただきます。

まず「クラウド」というのは、インターネットを活用してデータの保存・共有・管理などをネット上で可能にしたサービスのことです。クラウドサービスとも呼ばれることがあります。

クラウドはサービス提供者より提供されるので、使用者側で莫大な導入費用が発生せず、独自に開発する必要がないのが大きなメリットです。

また「PBX」とは固定電話の回線網を利用してオフィス内の電話機で内線・外線・転送機能を利用できるようにする電話交換機のことです。

例えば会社の代表電話に電話がかかってきた場合、多くはPBXに着信する仕組みになっています。PBXは受信した通話を設定されたルールに則って、配下の内線番号を有した電話機（以下、内線電話機）を呼び出します。

また、それぞれの部署の内線電話を使って外部に電話をかけた場合は、PBXを介して通話先の電話につながるという仕組みになっています。

PBXの機能としては契約している電話回線番号とは別に、電話番号ごとに着信を鳴り分けるダイヤルイン機能があります。一つの電話回線で複数の電話番号を利用できるので、複数部署がある場合などで重宝される機能です。

ビジネスフォンとの違いとして、拠点間の内線通信網の構築・転送ができ、外線からの着信を一つの電話回線で受け複数の電話機に共有できる機能があげられます。

つまりクラウドPBXはインターネット回線を活用してスマホ・PCで内線・外線・転送などビジネスフォンの機能を利用するクラウドサービスのことです。

2.クラウドPBXの機能・導入メリット

インターネット上で電話業務を行うことから、クラウドPBXの通話品質が気になっている人も多いでしょう。

サービスを提供する企業や環境によって音質が安定しないこともありますので、心配な方はベンダーへの相談やトライアルなどを受けて導入を進めていきましょう。

クラウドPBXの導入メリットとしては主に5つ挙げられます。

1. スマホやPCなどスマートデバイスをビジネスホンとして活用
2. オフィス外でもPBX機能の活用
3. 初期費用が低価格
4. 運用コストの削減に貢献
5. 業務効率を向上させるオプション機能が付与

①のメリットに関しては、従来は電話回線でしたので固定電話のみだったのが、インターネット回線の使用によってスマホやPCを活用し、チャット機能やビデオ電話なども使えるようになります。また在宅勤務時や外出先などオフィスにいなくても、会社の固定電話番号・代表番号から架電をすることも可能です。

また内線機能はアプリをインストールしたスマホやパソコンにも適用されるため、社員間通話が内線通話となり、通話料もかかりません。オプションとして通話録音機能がついているものもあります。

レイアウト変更や組織変更のたび変更していた電話回線も、クラウドPBXを導入することで、画面上で簡単につなぎなおすことができます。

こんな企業様におすすめです

ここでは事業の規模別に、クラウドPBXの使い方をご紹介します。

小企業・スタートアップ企業

企業規模が小さい会社の場合、社員は常に外出しており事務所に人がいないことも多いのではないでしょうか。外出中で顧客や取引先から事務所にかかってきた電話に出られず留守電になると、機会損失や顧客サービスの低下を招きます。

しかしクラウドPBXなら、スマホアプリによって従業員が保有するスマホを内線化でき、外出先でも会社の代表番号で受発信できるので便利です。従来型のビジネスホンを使っている小企業では、転送機能を利用して事務所にかかってきた電話を携帯電話に転送するよう設定しているケースも多いでしょう。クラウドPBXなら、この転送にかかっている通話料金を削減に期待できます。

個人事業主でも契約できるケースがほとんどです。小規模企業の場合は従業員の数よりも最低契約アカウント数が多いと、契約自体はできてもコストが無駄になってしまうので契約する際には最低契約台数に注意してください。

中企業

従業員の数が増えてくると、新人教育や営業トークの指導をどれだけ効率よくできるかが課題になります。そこでおすすめしたいのが、クラウドPBXの自動録音機能の活用です。

とくにリモートワークを実施していると、電話営業スタッフやオペレーターの様子を把握するのが難しくなります。録音された会話データを聞きながら、定期的に電話応対の細かいニュアンスを指導すれば、営業活動に成果が現れるようになるでしょう。

なおAIによる業務改善システムを搭載しているクラウドPBXなら、責任者ではなくAIが顧客との会話を解析しフィードバックすることも可能です。サーバーは、基本的にベンダーが保有するものを利用するので手軽に導入できる点も魅力だといえます。

大企業

大企業の固定電話の課題としては

• 管理台数の電話機が多い
• 拠点の追加、統廃合が多く機器の管理や設定に時間がとられる
• 自社のCTIやCRM、SFAなどとの連携が困難
• フリーアドレスで電話の取り次ぎが手間

といった課題が挙げられます。

クラウドPBXを導入すれば、

• インターネット回線でつなぐことで複数拠点を本社で一括管理
• オフィスの移転の際にも電話番号を変える必要なし
• 基本、回線工事も必要ないので費用削減にも貢献
• 海外拠点でも通話料金は一律

コスト面はさながら国内・海外といった場所を問わない柔軟なコミュニケーションを実現に期待できます。

またオプションで追加費用を支払いなどすることで、CTIやCRM（顧客管理システム）などシステム連携できる機能拡張可能なクラウドPBXもあります。インサイドセールスやテレアポなどのアウトバウンドセールスの運用に活かすこともできます。

多拠点や海外拠点での運用においては大企業での導入実績が豊富なクラウドPBXを選ぶようにしましょう。

クラウドPBXの機能

多くのクラウドPBXには、電話機能以外にもリモートワークに活用できる便利な機能が標準搭載されています。クラウドPBXの主な基本機能一覧は、次のとおりです。

また、各社のクラウドPBXによって機能は異なりますが、オプションとして下記システムと連携できるサービスもあります。業務効率化を進めたい場合はオプション機能もチェックすることがおススメです。

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数多くのITツールを個別に導入すると、アカウントやパスワードの管理やセキュリティ対策が煩雑になりがちです。クラウドPBXなら、機能をひとつにまとめられるのは大きなメリットといえるでしょう。

クラウドPBXとIP-PBXとPBXの違い

内線通話や外線からの発着信をコントロールするPBXには、次の3種類があります。

• クラウドPBX
• IP-PBX
• 従来型のPBX

ここではそれぞれの特徴について徹底解説するので、PBXの選び方の参考にしてください。

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3.クラウドPBXの比較ポイント

クラウドPBXは多くの企業がサービスを提供しているので、どの製品が自社にあっているのか悩んでしまいますよね。

比較のポイントは以下3点が主なポイントとして挙げられます。

1. 企業に合う機能がそろっている
2. いざというときサポートしてもらえる
3. セキュリティ面

クラウドPBXは製品によってさまざまな機能があります。

例えば、通話状況や稼働状況をリアルタイムに共有できたり、使っているチャットや顧客管理、メール共有システムとの連携ができたりするサービスがあります。設定変更がweb上でできたり、通話モニタリング機能がついていたりとサービス内容は多岐にわたっています。ぜひ自社に必要な機能を搭載したサービスを選んでみてください。

いざというときのサポートも重要です。クラウドPBXは企業の連絡手段ですので、使い方が分からなくてサービスを止めたりすると大変なことになります。またクラウドPBXはネット回線に依存しているので、セキュリティ面も重要視すべき点です。二段階認証やIPアドレス制限、攻撃対策や常時監視といったサービスを行っているかを確認しておく必要があります。

提供型としてはSaaS型とPaaS型の2種類があります。

SaaS型

SaaS型の場合、一つのシステム内で複数の企業情報を管理するマルチテナント方式が採用されています。

色々な企業がインターネットを介してクラウドPBXに接続しサービスを利用します。複数企業で費用負担が分配されることから、オンプレミス型に比べて非常に安価に構築できます。

その一方で、インターネットを経由してクラウド上に色々なアクセスがあるため、セキュリティ面で難点があり、情報セキュリティに厳しい企業やレギュレーションで禁止している企業などは採用されにくい方式といえます。

セキュリティ面に難点があることは念頭にしつつも、格安でサービス利用できるメリットは強烈なため、多くの企業がSaaS型でクラウドPBXを利用しています。

PaaS型

PaaS型の場合、一つのシステム内には自社のみの企業情報を管理するマルチインスタンス方式が採用されています。

マルチインスタンス方式では、インターネット回線経由ではなく、自社のVPN（専用回線）を活用してクラウドPBXを構築して利用することで、より強固なセキュリティ体制を築くことができます。

VPNを利用することでSaaS型に比べて構築費用がかかってしまいますが、より安心してサービス利用をしたい企業に向いているといえます。自社の利用人数やセキュリティ、利用用途などを考慮して検討することが無難です。

4.法人携帯テレニシ.bizおすすめのクラウドPBX

弊社では柔軟な働き方へのニーズに対応するために、クラウドPBXのDialpadをご用意しております。クラウドPBXが気になる方は、弊社までお気軽にご相談ください。

ここからは法人携帯テレニシ.bizおすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。

Dialpad

DialpadはPBXが不要のピュアクラウド型のビジネスフォンシステムです。

Dialpadはクラウド型なのでPBXのハードウェアは必要ありません。

PC・スマホなどのデバイスにアプリケーションをダウンロードするだけでビジネス環境を構築でき、内線変更もクラウド上で簡単にできます。そのため導入費や運用コストを抑えて導入することができ、経費や業務負荷を大きく減らせます。

音声・ビデオ通話、メッセージや各種ビジネスツールとの連携、通話分析などをあらゆる機能が搭載されており、ビジネスコミュニケーションをより豊かなものにします。

またDialpadはGoogle Workspace、Microsoft 365、Salesforce、Zendeskなどのビジネスツールとの連携が可能です。これにより業務効率化、電話対応の品質向上、生産性の向上などを実現します。Zendeskと連携していることで顧客情報を把握しながら対応できるので、コールセンター業務で役立てることができます。

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※1.Dialpadライセンスには、1ライセンスあたり050番号が1番号含まれます。
※2.クラウド構成で0AB-J番号を利用するための費用となります。
※3.別途ユニバーサルサービス料、及び電話リレーサービス料が発生いたします。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。

自宅などから働くテレワークが進む中、インターネット上で使えるクラウドPBXは今や欠かせない電話システムとなっています。従業員個人のスマホに専用アプリをインストールすれば、ビジネスホンと同じ通話機能が使えるため小規模な事業者様にもおすすめです。

月額料金も従来型のビジネスホンよりもおトクなので、満足度の高い電話サービスといえます。また社用携帯をすでにお使いの企業様でも、社員間通話が無料になるというのは魅力的ですよね。

月額費用のお見積もりや導入事例などスピーディーに回答させていただきますので、この機会にお問い合わせくださいませ。