クラウドPBXとは -スマートフォンを使った新しいオフィス電話環境のご紹介-|法人携帯テレニシ.biz

クラウドPBXとは
-スマートフォンを使った新しいオフィス電話環境のご紹介-

最終更新日
クラウドPBXとは~スマートフォンを使った新しいオフィス電話環境のご紹介~

「外出中や打ち合わせ時など自分が席を外しているときに電話が取れなかった」

「在宅勤務の社員が外部の人間と連絡が取りやすいようにしたい」

「社員に貸与しているスマートフォンを活用して会社の固定電話端末費用を下げられないだろうか・・」


そんなお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。

本記事では「クラウドPBX」と呼ばれるスマートフォンを使った新しいオフィス電話環境について解説します。

1.クラウドPBXとは

テレワークが普及してから「クラウドPBX」という言葉をよく聞くけど、いまいち仕組みが分からない・・そんな方は多いのではないでしょうか。

ここでは「クラウド」と「PBX」を分けてご説明させていただきます。


まず「クラウド」というのは、インターネットを活用してデータの保存・共有・管理などをネット上で可能にしたサービスのことです。クラウドサービスとも呼ばれることがあります。

クラウドのイメージ

クラウドはサービス提供者より提供されるので、使用者側で莫大な導入費用が発生せず、独自に開発する必要がないのが大きなメリットです。

また「PBX」とは固定電話の回線網を利用してオフィス内の電話機で内線・外線・転送機能を利用できるようにする電話交換機のことです。

固定電話のイメージ

例えば会社の代表電話に電話がかかってきた場合、多くはPBXに着信する仕組みになっています。PBXは受信した通話を設定されたルールに則って、配下の内線番号を有した電話機(以下、内線電話機)を呼び出します。


また、それぞれの部署の内線電話を使って外部に電話をかけた場合は、PBXを介して通話先の電話につながるという仕組みになっています。


PBXの機能としては契約している電話回線番号とは別に、電話番号ごとに着信を鳴り分けるダイヤルイン機能があります。一つの電話回線で複数の電話番号を利用できるので、複数部署がある場合などで重宝される機能です。


ビジネスフォンとの違いとして、拠点間の内線通信網の構築・転送ができ、外線からの着信を一つの電話回線で受け複数の電話機に共有できる機能があげられます。


つまりクラウドPBXはインターネット回線を活用してスマホ・PCで内線・外線・転送などビジネスフォンの機能を利用するクラウドサービスのことです。

2.クラウドPBXの機能・導入メリット

インターネット上で電話業務を行うことから、クラウドPBXの通話品質が気になっている人も多いでしょう。

サービスを提供する企業や環境によって音質が安定しないこともありますので、心配な方はベンダーへの相談やトライアルなどを受けて導入を進めていきましょう。


クラウドPBXの導入メリットとしては主に5つ挙げられます。


  1. スマホやPCなどスマートデバイスをビジネスホンとして活用
  2. オフィス外でもPBX機能の活用
  3. 初期費用が低価格
  4. 運用コストの削減に貢献
  5. 業務効率を向上させるオプション機能が付与

①のメリットに関しては、従来は電話回線でしたので固定電話のみだったのが、インターネット回線の使用によってスマホやPCを活用し、チャット機能やビデオ電話なども使えるようになります。また在宅勤務時や外出先などオフィスにいなくても、会社の固定電話番号・代表番号から架電をすることも可能です。


また内線機能はアプリをインストールしたスマホやパソコンにも適用されるため、社員間通話が内線通話となり、通話料もかかりません。オプションとして通話録音機能がついているものもあります。


レイアウト変更や組織変更のたび変更していた電話回線も、クラウドPBXを導入することで、画面上で簡単につなぎなおすことができます。

こんな企業様におすすめです

ここでは事業の規模別に、クラウドPBXの使い方をご紹介します。

小企業・スタートアップ企業

企業規模が小さい会社の場合、社員は常に外出しており事務所に人がいないことも多いのではないでしょうか。外出中で顧客や取引先から事務所にかかってきた電話に出られず留守電になると、機会損失や顧客サービスの低下を招きます。


しかしクラウドPBXなら、スマホアプリによって従業員が保有するスマホを内線化でき、外出先でも会社の代表番号で受発信できるので便利です。従来型のビジネスホンを使っている小企業では、転送機能を利用して事務所にかかってきた電話を携帯電話に転送するよう設定しているケースも多いでしょう。クラウドPBXなら、この転送にかかっている通話料金を削減に期待できます。


個人事業主でも契約できるケースがほとんどです。小規模企業の場合は従業員の数よりも最低契約アカウント数が多いと、契約自体はできてもコストが無駄になってしまうので契約する際には最低契約台数に注意してください。

中企業

従業員の数が増えてくると、新人教育や営業トークの指導をどれだけ効率よくできるかが課題になります。そこでおすすめしたいのが、クラウドPBXの自動録音機能の活用です。


とくにリモートワークを実施していると、電話営業スタッフやオペレーターの様子を把握するのが難しくなります。録音された会話データを聞きながら、定期的に電話応対の細かいニュアンスを指導すれば、営業活動に成果が現れるようになるでしょう。


なおAIによる業務改善システムを搭載しているクラウドPBXなら、責任者ではなくAIが顧客との会話を解析しフィードバックすることも可能です。サーバーは、基本的にベンダーが保有するものを利用するので手軽に導入できる点も魅力だといえます。

大企業

大企業の固定電話の課題としては


  • 管理台数の電話機が多い
  • 拠点の追加、統廃合が多く機器の管理や設定に時間がとられる
  • 自社のCTIやCRM、SFAなどとの連携が困難
  • フリーアドレスで電話の取り次ぎが手間

といった課題が挙げられます。


クラウドPBXを導入すれば、


  • インターネット回線でつなぐことで複数拠点を本社で一括管理
  • オフィスの移転の際にも電話番号を変える必要なし
  • 基本、回線工事も必要ないので費用削減にも貢献
  • 海外拠点でも通話料金は一律

コスト面はさながら国内・海外といった場所を問わない柔軟なコミュニケーションを実現に期待できます。


またオプションで追加費用を支払いなどすることで、CTIやCRM(顧客管理システム)などシステム連携できる機能拡張可能なクラウドPBXもあります。インサイドセールスやテレアポなどのアウトバウンドセールスの運用に活かすこともできます。


多拠点や海外拠点での運用においては大企業での導入実績が豊富なクラウドPBXを選ぶようにしましょう。

クラウドPBXの機能

多くのクラウドPBXには、電話機能以外にもリモートワークに活用できる便利な機能が標準搭載されています。クラウドPBXの主な基本機能一覧は、次のとおりです。


また、各社のクラウドPBXによって機能は異なりますが、オプションとして下記システムと連携できるサービスもあります。業務効率化を進めたい場合はオプション機能もチェックすることがおススメです。

左右にスライドすると表を見ることができます

クラウドPBXの
主な機能
機能の概要
代表番号発着信
  • クラウドPBXを導入したスマートフォン、パソコン、固定電話機などの端末から、利用中の代表電話発着信
  • プライベートで利用している番号を知られずに個人の端末を業務利用
  • フリーダイヤルや市外局番の代表電話として利用
  • オフィス移転の際にも、既存の代表電話番号を継続利用
保留転送
  • スマホやパソコンから転送や保留
  • かかってきた外線通話をほかの内線番号に転送
  • 電話を切らずに外出中の担当者につながる
  • 従来型のビジネスホンと異なり、基本、転送料金がかからない
ネットFAX
  • クラウドPBXを導入した端末からFAXデータの閲覧
  • FAX機器のランニングコストや紙代などのコスト削減
自動録音
  • 電話でのやり取りを自動録音し、クラウドサーバーに保存
  • 録音だけでなく通話履歴、相手先電話番号の保存
  • 中には通話録音のテキスト化や自動的に文字起こしするクラウドPBXもある
CTI
(Computer Telephony Integration System)
  • 着信時にオペレーターのパソコン上に顧客情報をポップアップ表示させる機能
  • 問い合わせ窓口での利用がおすすめ
IVR
(Interactive Voice Response:自動音声応答)
  • 自動アナウンスで顧客を案内する機能
  • 営業時間外の案内や、音声ナビあるいは音声ガイダンスに従って適切な担当者につなぎたい場合に便利
UC
(Unified Communication)
  • 電話だけではなく電子メールやチャット、ビデオ会議など幅広いチャネルのコミュニケーションに対応する機能
スマートフォン内線化
(BYOD)
  • スマートフォンアプリをダウンロードすれば、そのスマートフォンを内線端末として利用
  • 社員が個人で保有している端末を業務に利用するBYOD(Bring Your Own Device)にも貢献
電話帳の共有
  • クラウドPBXを導入した端末ならサーバー上の「電話帳」を共有
  • ブロック先として電話帳に登録すれば、簡単に迷惑電話をブロック・着信拒否
連携サービス
  • クラウドPBXとCRM(顧客関係管理)やSFA(営業支援システム)をAPI連携
  • 電話とパソコンをつなぐCTIで顧客対応がスムーズ

数多くのITツールを個別に導入すると、アカウントやパスワードの管理やセキュリティ対策が煩雑になりがちです。クラウドPBXなら、機能をひとつにまとめられるのは大きなメリットといえるでしょう。

クラウドPBXとIP-PBXとPBXの違い

内線通話や外線からの発着信をコントロールするPBXには、次の3種類があります。


  • クラウドPBX
  • IP-PBX
  • 従来型のPBX

ここではそれぞれの特徴について徹底解説するので、PBXの選び方の参考にしてください。

左右にスライドすると表を見ることができます

PBXの種類 各PBXの特徴
クラウドPBX
  • インターネット環境があれば、Cloud上に構築された仮想PBXを利用
  • Web上で電話業務が完結するので、リモートワークなど柔軟な働き方の導入にも最適
  • 災害にも強くBCP(事業継続計画)対策としても使える
  • VoIP電話機・スマートフォン・ソフトフォン(PC)・電話会議システムなどの利用
  • 構内(社内)にPBX機器を設置しないので場所をとらないことも
  • 電話機や回線の増減、内線番号の設定などブラウザの管理画面から一元管理
  • 従来のビジネスホンより安価で、拡張性や利便性が高いので導入のメリットが大きい
IP-PBX
  • 通信効率の良いIP電話の利用
  • 電話回線の代わりに、社内ネットワークを形成する既存のLANケーブルを利用
  • 複数拠点でもネットワークで繋がっていれば、IP-PBXの設備は1セットのみで運用
  • 拠点ごとのIP-PBXの設置は不要で、外線発信ではなく内線電話網を使い複数拠点間で通話できるためコスト削減に役立つ
  • デジタル化された通話内容を顧客データと連携させれば、顧客情報として保存
  • 機能拡張が簡単で、CTIや通話録音機能などの利用
従来型のPBX
  • 社内にPBX機器を設置するため場所が必要
  • 電話回線を相互接続し、電気信号を流して通信を行う方式のため、導入時に回線工事を行う時間や費用がかかる
  • 電話機や回線の増減、内線の設定においても、その都度業者を呼ぶ必要がある
  • 導入コスト、ランニングコスト、メンテナンスや保守コストがかかる点がデメリット

3.クラウドPBXの比較ポイント

クラウドPBXは多くの企業がサービスを提供しているので、どの製品が自社にあっているのか悩んでしまいますよね。

比較のポイントは以下3点が主なポイントとして挙げられます。


  1. 企業に合う機能がそろっている
  2. いざというときサポートしてもらえる
  3. セキュリティ面

クラウドPBXは製品によってさまざまな機能があります。


例えば、通話状況や稼働状況をリアルタイムに共有できたり、使っているチャットや顧客管理、メール共有システムとの連携ができたりするサービスがあります。設定変更がweb上でできたり、通話モニタリング機能がついていたりとサービス内容は多岐にわたっています。ぜひ自社に必要な機能を搭載したサービスを選んでみてください。


いざというときのサポートも重要です。クラウドPBXは企業の連絡手段ですので、使い方が分からなくてサービスを止めたりすると大変なことになります。またクラウドPBXはネット回線に依存しているので、セキュリティ面も重要視すべき点です。二段階認証やIPアドレス制限、攻撃対策や常時監視といったサービスを行っているかを確認しておく必要があります。


提供型としてはSaaS型とPaaS型の2種類があります。

SaaS型

SaaS型の場合、一つのシステム内で複数の企業情報を管理するマルチテナント方式が採用されています。

色々な企業がインターネットを介してクラウドPBXに接続しサービスを利用します。複数企業で費用負担が分配されることから、オンプレミス型に比べて非常に安価に構築できます。


その一方で、インターネットを経由してクラウド上に色々なアクセスがあるため、セキュリティ面で難点があり、情報セキュリティに厳しい企業やレギュレーションで禁止している企業などは採用されにくい方式といえます。


セキュリティ面に難点があることは念頭にしつつも、格安でサービス利用できるメリットは強烈なため、多くの企業がSaaS型でクラウドPBXを利用しています。

PaaS型

PaaS型の場合、一つのシステム内には自社のみの企業情報を管理するマルチインスタンス方式が採用されています。

マルチインスタンス方式では、インターネット回線経由ではなく、自社のVPN(専用回線)を活用してクラウドPBXを構築して利用することで、より強固なセキュリティ体制を築くことができます。


VPNを利用することでSaaS型に比べて構築費用がかかってしまいますが、より安心してサービス利用をしたい企業に向いているといえます。自社の利用人数やセキュリティ、利用用途などを考慮して検討することが無難です。

4.法人携帯テレニシ.bizおすすめのクラウドPBX

弊社では柔軟な働き方へのニーズに対応するために、クラウドPBXのDialpadをご用意しております。クラウドPBXが気になる方は、弊社までお気軽にご相談ください。


ここからは法人携帯テレニシ.bizおすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。

Dialpad

DialpadはPBXが不要のピュアクラウド型のビジネスフォンシステムです。


Dialpadはクラウド型なのでPBXのハードウェアは必要ありません。

PC・スマホなどのデバイスにアプリケーションをダウンロードするだけでビジネス環境を構築でき、内線変更もクラウド上で簡単にできます。そのため導入費や運用コストを抑えて導入することができ、経費や業務負荷を大きく減らせます。


音声・ビデオ通話、メッセージや各種ビジネスツールとの連携、通話分析などをあらゆる機能が搭載されており、ビジネスコミュニケーションをより豊かなものにします。


またDialpadはGoogle Workspace、Microsoft 365、Salesforce、Zendeskなどのビジネスツールとの連携が可能です。これにより業務効率化、電話対応の品質向上、生産性の向上などを実現します。Zendeskと連携していることで顧客情報を把握しながら対応できるので、コールセンター業務で役立てることができます。

左右にスライドすると表を見ることができます

Dialpadライセンス料金※1 Dialpad Air 0AB-J(基本料)※2 通話料※3
1,000円/(税抜)
[1,100円(税込)]~/ID
500円/番号 従量課金

※1.Dialpadライセンスには、1ライセンスあたり050番号が1番号含まれます。
※2.クラウド構成で0AB-J番号を利用するための費用となります。
※3.別途ユニバーサルサービス料、及び電話リレーサービス料が発生いたします。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。

自宅などから働くテレワークが進む中、インターネット上で使えるクラウドPBXは今や欠かせない電話システムとなっています。従業員個人のスマホに専用アプリをインストールすれば、ビジネスホンと同じ通話機能が使えるため小規模な事業者様にもおすすめです。


月額料金も従来型のビジネスホンよりもおトクなので、満足度の高い電話サービスといえます。また社用携帯をすでにお使いの企業様でも、社員間通話が無料になるというのは魅力的ですよね。


月額費用のお見積もりや導入事例などスピーディーに回答させていただきますので、この機会にお問い合わせくださいませ。

【参考】
"SaaS型・PaaS型クラウドPBXとは?違いや選び方、おすすめサービスを紹介"|トラムシステム株式会社|https://www.tramsystem.jp/voice/voice-3065/(参照2022-12-01)
"クラウドPBXの機能一覧丨使って便利な機能を紹介"|トラムシステム株式会社|https://www.tramsystem.jp/voice/voice-988/(参照2022-12-01)
"クラウドPBXの通話録音で営業トークが改善。成果大幅増に?!"|株式会社アーデント|https://ardent.jp/rentoffice-consultation-center/cloudpbx-info/cloudpbx/cloudpbx-rokuon-salesup/(参照2022-12-01)
"Dialpad - Work beautifully"|Dialpad Japan 株式会社|https://www.dialpad.co.jp/(参照2022-12-01)

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