＜アフターレポート＞DialpadクラウドPBX入門セミナー｜法人携帯テレニシ.biz

1.いつでもどこでも電話を取れるクラウドPBXが拡大中

下記の画像にあるとおり、赤丸で囲ったところがビジネスフォンです。このように多くの企業では、PBXと言われている交換機から電話を引いてビジネスフォンを利用しています。

電話はビジネスの基本です。電話で会話をすれば物事が解決するほか、メールやチャットと違って感情も伝わりやすいため、コミュニケーションにおいては重要な役割を果たしています。

新型コロナウイルスの影響で、テレワークなどの新しい働き方を求められる時代になりました。しかし、コロナ禍以前からフリーアドレス化やBYODといった言葉は存在していましたので、コロナによって私たち自身が変革を求められてきているわけではないことはぜひ知っていただきたい点です。

今後はいつでもどこでも生産性高く快適にコミュニケーションできる企業へと変革していくことが大事なのではないでしょうか。これからの新しい世代は、そういった姿勢の企業を選ぶかと思います。実際に場所にとらわれない働き方の実現に向けて、とくにここ2〜3年、クラウドPBX市場が拡大傾向です。

約67%の企業がコロナ禍でテレワークを実施

東京商工会議所が実施した調査結果によると、緊急事態宣言前にテレワーク実施中の企業は約26%でした。一方、緊急事態宣言後は約67%までに増えたそうです。業種別では小売業は約4割とやや低めでしたが、その他業種においては約6割がテレワークを実施していました。

従業員数別のテレワーク導入率は、300名以上の企業では約90%がテレワークを実施していたという結果が出ました。一方、中小企業においては、大企業ほどテレワークは進まなかったようです。

固定電話に縛られない働き方へ

従来の電話システムはPBXと呼ばれる主装置または交換機があり、そこから電話回線を引くという仕組みです。そのため固定電話の利用がオフィス内に限定され、在宅勤務などのテレワークに対応できません。

そこでソリューションとして注目されているのが、クラウドPBXです。クラウドPBXとは、社内に設置していたPBXの代わりに、上で示した右図のようにクラウド上に電話サーバーを設置してインターネット上で通話通信を行うサービスとなります。

クラウドPBXの特徴は、次のとおりです。

• 電話機の購入や配線を敷設してPBXをつなぐ必要がない
• インターネット環境とスマートフォンやタブレット、パソコンなどがあれば固定電話を利用可能

クラウドPBXを利用すると、新しいコミュニケーションツールとしてスマートで新しい体験を得られるでしょう。

続きまして、西本氏のウェビナーの様子を紹介いたします。

2.国内で2,000社以上が導入するDialpad

弊社はグローバルで1,100名ほどの従業員がおり、本社はサンフランシスコ市内です。日本国内では、ソフトバンク様がお持ちの電話番号と我々のサービスを組み合わせて、ソフトバンク様あるいはソフトバンク代理店様経由で展開しています。日本国内へは2017年から進出し、すでに2,000社様を超える企業様でご利用いただいている状況です。

弊社で展開する4種類のプロダクトのうち、本日は一番左側の会社の固定電話の代わりにご利用いただけるクラウドPBX「Dialpad Talk」をご案内します。

Dialpadの特徴とメリット

Dialpadはインターネットに接続したパソコンやスマートフォンにアプリケーションをインストールして、そこにログインすればその環境を電話として利用できるサービスです。お一人様ずつに050の番号が割り当てられ、ソフトバンク様から払い出していただいた03番号等、いわゆる固定電話番号も個人番号としても利用できる点が特徴です。

従来のPBXと比較すると、Dialpadなら短期間で利用を開始できる点がメリットです。またインターネットとブラウザがあれば、どこからでも設定変更できることも特徴です。多くの企業様から設定が簡単だとご評価いただいており、この点もDialpadのメリットです。

Dialpadを1枚で示すと、次のようになります。

Dialpadは、従来のビジネスフォンと携帯電話のいいとこ取りしたサービスです。

Dialpadでは、電話の基本となる発信・着信・転送操作を簡単にできます。グループ機能を使って一つの番号にかかってきた電話を複数人で応対できます。また代表番号や営業代表など複数のグループに所属することもでき、所属するグループの番号を管理しながら発着信が出来ます。

インターネットに接続しているパソコンやスマートフォンにアプリを入れていただければ、その機器を使って電話をご利用になれます。つまり、場所を問わず電話を利用できるようになるわけです。

3.Dialpadの使い方

ここでは、Dialpadの使い方のデモの様子をご紹介します。

ログイン方法

弊社ウェブサイトの右上にある「ログイン」ボタンを押すと、Dialpadへのログインが可能になります。Google WorkspaceやMicrosoft365を社内で使っている場合はそれぞれのアカウントでログインし、そうでない場合はメールアドレスをIDとして使えるので、ご本人様が設定したパスワードを入力してログインできます。

プロフィール画面の設定

ログインするとプロフィール画面が出てきます。ここでは、割り振られた電話番号を確認できます。

着信処理&ボイスメール

スクロールダウンすると、この電話番号のさまざまな設定ができます。例えば「着信処理&ボイスメール」では、「着信鳴動時間」で着信があった場合に何秒鳴らすのかを設定できます。

「不在着信時ルーティング」では、応答しなかった場合の対応について設定ができます。

「ボイスメールへ」を選択すると、発信者を直接留守番電話に誘導し、メッセージが吹き込まれると、アプリやメールに通知が来る流れです。また、不在時に自分が所属する営業グループに転送したい場合には、「グループ、オフィス、コールセンターへ」をチェックし、そこで「Sales」を選択すれば、営業の他のメンバーが応対できるようになります。

管理者設定

ここからはグループの設定をご案内します。グループとは1つの電話番号を複数名で応対する機能ですが、上記画面では、2つの電話番号が割り当てられています。例えば0AB-J番号と言われる、既存の03番号や06番号を使いたい場合は、「できる」「できない」という判断が必要になりますので、ソフトバンク様に販売代理店を通じて確認をいただき、移行が可能かどうかご確認ください。

グループの番号にかかってきたら誰を鳴らすかという設定は「オペレーター・デスクフォン」から可能です。社内のDialpadユーザーの名前をここで入力すると候補が出てきますので、適切なユーザーを選択しましょう。

部署移動した方をグループのメンバーから外したい場合には、オプションから「削除」と選択してください。また同様のグループの管理が出来るようにしたいメンバーがいる場合は、「管理者権限を追加」を選択します。

管理者設定-営業時間＆着信処理

「その他のルーティングオプション」では、着信転送先を選択することができます。営業時間内でも留守番電話(ボイスメール)に転送したり、一番下のIVR(自動音声ガイダンス)に転送することができます。

IVR（自動音声ガイダンス）では、①を押すと営業のグループに転送する設定が簡単にできます。さらに「メッセージを録音」から、ご利用されたいガイダンス音声や、IVRのガイダンスで新たに流したい音声を録音できます。

Chromeブラウザとヘッドセットがあれば、「メッセージを録音」から音声をその場で吹き込んでいただけます。またDialpad Talk Pro以上のプランですと、グループの発着信での「自動通話録音」を利用いただくことができます。電話の会話を再生できるので、現場でどういう苦労があるのか、温度感などを上長が直接確認できるようになります。

発着信

スマートフォンとパソコンそれぞれに専用のアプリがございます。同じIDでログインすれば、同期させることが可能です。つまりDialpadで着信があると、パソコンも鳴るしスマホも鳴ってどちらでも取れるとご理解ください。

電話をかけるときは、パソコンの場合ですと左上に電話をかけるボタンをクリックすると画面が切り替わります。

同じ社内のDialpadユーザーであれば、名前検索して対象の方を選ぶだけで内線通話発信が可能です。そのため従来のような携帯番号一覧の管理は不要になります。上の画面の通り、電話中かそれとも対応可能か、テレワーク時のように離れていても一目でステータスがわかるのがポイントです。

たとえば部署代表宛（Dialpadのグループ）に着信があり、応答したところ、スズキさんあての電話だったとします。その場合、まず保留をクリックします。横にある転送ボタンをクリックして、名前検索をしましょう。

対応可能であれば、その名前を選択すると「話してから転送」か「そのまま転送」を選ぶ画面になります。お互い在宅で対応可否が分からない場合は「話してから転送」を選択して、電話を「取れる」という会話になれば転送ボタンをクリックすると転送される流れです。

一方、両者が出社しており、隣のスズキさんと会話をした上で転送というケースであれば、「そのまま転送」を選択すると、スズキさんがログインしてるパソコンやスマホが鳴り、転送することができます。

また画面上部にある「新規通話from」をクリックすると、自分が所属するグループのうち、SalesやQAなど発信時に通知したい番号を選択することができます。発信時には、画面に自分が発信しているグループ名と、発信先相手の番号が表示されるため、今どのグループ番号で発信しどの番号の方と通話中なのかがわかります。

着信時にも、同じようにグループ名が出るのがポイントです。今着信してるのは代表番号か、もしくはサポートの問い合わせか、もしくは直通なのかを認識しながら電話をとれるのはDialpadの特徴といえます。

4.Dialpadなら場所を問わず電話を活用できる

今回は「外出先や自宅でも固定電話を受電！クラウドPBX 入門セミナー」というテーマで開催したウェビナーの様子をご紹介しました。場所を問わずに電話を活用できるDialpadは、スピーディに導入できるほか設定も簡単です。

テレワーク導入を検討中の法人様や、既存の固定電話の番号をDialpadで活用できるかどうか気になる法人様は、ぜひ弊社テレニシまでお問い合わせください。