1.仕事を効率化するスマホアプリが充実
業務携帯に限らず、iPhoneでもAndroidでも、ストアを見れば仕事を効率化できるスマホアプリがいくつもあります。
アプリの種類も、クラウド上でデータを管理したり、チームメンバー全員が見られるデータでタスク管理をしたり、経費精算までスムーズにできたりと、さまざまです。
アカウントを作成する必要のあるアプリもありますが、端末にダウンロードするだけですぐに使えるものもあり、導入しやすいこともポイントです。
そこで、大まかに3つのジャンルに分類し、具体的なツールをピックアップしてご紹介します。
①コミュニケーションツール
まずご紹介するのが、他のメンバーとのやりとりをスムーズにすることができ、情報を共有するためのコミュニケーションツールです。
例えば、法人向けクラウド名刺管理アプリの「Eight」や「Sansan」など、名刺管理のアプリは、業務効率化にオススメです。
直接合わずに名刺交換をすることができたり、外出先に名刺を持ち歩かなくても、名刺情報を一括管理していつでも確認したりできます。
情報収集を行った後、チームで情報共有するためのアプリとしては「Evernote」や「Pocket」といったアプリがあります。
顧客リストからコンテンツ、アイディアまで、チームで情報を共有できるツールは業務の効率化に最適です。
人事の方であれば、「Wantedly」のようなSNSをチェックして転職希望者とのやりとりをすることもスムーズになりますし、経理の方が領収書や見積書、納品書、請求書といった書類を効率的に扱うのであれば、「freee」などのクラウド会計ソフトを活用することもできます。
どれも会社内でのやりとりをスムーズにさせてくれる、ビジネスに最適なツールだと言えるでしょう。
②オールインワン型ツール
「Microsoft」の「Office365」など、そのサービスの中に便利な機能が一括で入っていて使用できるオールインワン型ツールは、ビジネスに不可欠です。
WindowsPCに標準装備されているような「Word」や「Excel」などの文章作成ソフトやメールソフトの「Outlook」など、ビジネスに必要なソフトを一括で使えるようになります。
出先でスマホから資料を確認したり、作成したりすることができれば、大幅な業務効率化に繋がります。
「Microsoft Lens」のように、画像を PDF、Word、PowerPoint、Excelなどのファイルに変換したり、ホワイトボードを撮影したり資料をスキャンしたりして、トリミングなど行って読み取り可能なデータ化するアプリは、ミーティングを効率化させてくれます。
チャットやデータをメンバーとやりとりするのであれば、「Teams」などのコミュニケーションツールも活用すると良いでしょう。
また、「Google」もオールインワンでさまざまなツールを提供しています。
スケジュール管理アプリの「Googleカレンダー」やクラウドストレージアプリの「Googleドライブ」、メールアプリの「Gメール」など、幅広くビジネスに活用できるツールを提供しています。
クラウドストレージアプリとしては「Dropbox」などもオススメです。
オンラインストレージにはさまざまなデータをアップロードすることになりますので、使いやすさやアップロード可能な容量などを考えて、どのサービスを使うか、どのプランで使うかなどを考えると良いでしょう。
③セキュリティツール
業務用のスマホからさまざまなデータにアクセスできることは非常に便利ですが、同時に常に情報漏洩のリスクにさらされることとなります。
特に、顧客情報が登録されていたり社内ネットワークにつながっていたりする業務スマホの盗難や紛失、ウイルス感染などをきっかけに、情報が流出してしまう危険性は多分にあります。
そこで、「ノートン」や「McAfee」といったウイルス検出のセキュリティツールを活用することで、侵入してきたウイルスへの対策ができるようになります。
もちろん、業務で必要なアプリ以外はインストールしないことや、常にパスワードをかけておくことなど、安心して使用できるように基本的なセキュリティ対策も怠らないようにしましょう。