スマホのビジネス活用をおすすめする3つの理由｜法人携帯テレニシ.biz

1.業務効率化が期待できる

会社が社員に業務用スマホを支給すると、さまざまな業務内容の効率化につながります。

ここでは業務効率化を期待できる理由を、3つの視点から見ていきましょう。

ワークライフバランス向上

個人用スマホを業務でも使用しているケースでは、社員が時間外や休日にかかってきた取引先からの電話・メッセージに対応したりメールを送信したりしても、他の人にはわかりません。

一方、業務用スマホならスマホの使用履歴を確認したり、通話時間の長い社員をピックアップして検索したりすることで、端末の利用状況を把握できるようになります。

また業務用スマホの導入によってプライベートとの線引きが明確になり、社員のワークライフバランスの向上につながるのが大きなポイントです。

生産性向上

業務用スマホを活用すると、生産性の向上につながります。外出先から空き時間にメールを確認したりWebミーティングに参加したり、社内ネットワークのデータにアクセスしたりできるようになるからです。

またスマホの通信回線を利用してPCなどのデバイスとテザリングすれば、電波が届く範囲ならどこからでもインターネット接続が可能になります。

直行直帰のケースでは、GPSの現在地を通知するだけで現場到着予定時刻などを電話等で報告しなくても連絡できるなど、労務管理面でも手間の削減に期待できるでしょう。

時間がないビジネスパーソンも、電車やバスの中で業界ニュースなどを閲覧できるようになるので、最新情報をチェックしてから取引先とのやり取りに臨めます。

ブラウザで閲覧していたウェブページをスマホに保存しておくと、機内などインターネットに接続できないオフライン環境になったときでも、そのページを読めます。移動時間を有効活用できますので、ぜひ覚えておいてください。

コスト削減

業務用スマホは、個人向けの携帯プランと比べて料金が安く設定されていることが多いのでコスト削減につながります。

営業などで取引先と通話をすることが多い場合、かけ放題オプションをつけることで従業員の通話料を抑えることができるのがポイントです。

またペーパーレス化の推進にもつながります。紙に出力していた書類をデバイス上で取引先に見せたり、社員向けの配布資料を共有フォルダにアップロードしたりすれば、紙・印刷・保管のコスト削減が可能です。

2.テレワークにも最適

場所を問わず社内ネットワークのデータにアクセスしたり、コミュニケーションをとれるようになる点が、業務用スマホの最も大きな特徴といえるでしょう。

自宅から社内ネットワークに接続して作業できるほか、会社の代表番号による外線の発着信が可能になります。

テレワークの導入にあたっては、気軽にコミュニケーションをはかれる環境作りも大切なので、その意味においても業務用スマホは最適な選択です。

3.仕事を効率化するアプリケーションが充実

魅力的な業務用アプリが充実している点も、業務用スマホを導入する重要な理由といえるでしょう。

同期・共有機能が搭載されたアプリ内でチーム間タスク管理をしたり、リアルタイムで勤怠状況をチェックしたりと、さまざまなアプリがあります。

手帳やエクセルを使って仕事内容を管理しているビジネスパーソンの方は多数いらっしゃいます。しかし、案件が多すぎて管理手法に課題を抱えているなら、プロジェクトの進捗状況管理に特化したプロジェクト管理ツールの導入を検討してみてください。

直感的に操作できるシンプルな手書きメモ帳アプリも登場しており、指で書いたアイデアが自動的に記録・保存されるのでとても便利です。またスマホに保存したデータを整理できるファイル管理アプリがあれば、写真・動画や文書のほかZIPまで管理できるので、データを探す手間を省けるようになります。

多言語の音声に対応し正確にテキストに変換する文字起こしアプリは、迅速さを要求される議事録作成に役立つでしょう。

アカウントを作成する必要のあるアプリもありますが、端末にダウンロードするだけですぐに使えるものもあり、導入しやすい点も見逃せません。有料プランばかりではなく、使える機能に制限のある無料プランを用意しているアプリもあるので、ぜひチェックしてみてください。

なおiOS 15がリリースされて以来、iPhoneのアプリからアプリへとテキストなどをドラッグ＆ドロップできるようになりました。アプリの利便性は、今後もますます高まるでしょう。

ここでは「コミュニケーション」「オールインワン」「セキュリティ」の3つのカテゴリーに大別し、大企業はもちろん中小企業向けにもおすすめアプリをピックアップしてご紹介します。

コミュニケーションツール

ここではビジネス向けコミュニケーションアプリの中から、代表的な2つのアプリをご紹介します。

LINE WORKS

「LINE WORKS（ラインワークス）」は、世代を超えて多くのユーザーを獲得しているLINEのビジネス向けコミュニケーションアプリです。チャット機能はもちろん、メール・カレンダー・ファイル管理といったグループウェア機能も搭載されています。

ITに苦手意識のある業種でも、日頃から使い慣れたLINEの基本操作を踏襲しているシンプルなLINE WORKSであれば、問題なく使いこなせるでしょう。音声やビデオ通話にも対応しているので、外出先やテレワークでもチーム間のやり取りがスムーズです。

さらに外部トーク連携機能があり、顧客や取引先など社外のLINEユーザーやLINE WORKSユーザーともトークができます。LINE WORKSなら営業スタッフは自分のプライバシーを守りながら、顧客や取引と緻密なコミュニケーションをはかれるのがポイントです。

また災害発生時には、LINE WORKSのアンケート機能やホーム（掲示板）機能等が安否確認に貢献してくれます。

Zoom

多様な働き方が実現したことで、Web会議ツールのZoomをミーティングや面談・面接で利用する企業が増えています。無料プランでもオンラインミーティングを開催できるのがポイントです。

ただし、無料プランの場合、利用時間が40分に制限されるため、ビジネス向けには時間無制限で利用可能な有料プランの契約がおすすめです。

Gmailなどのメールアプリやカレンダーアプリと連携すれば、オンラインミーティングの日程調整が簡単にできるようになります。

初期設定でも十分に機能的ですが、自分にとって使い勝手のいいようにカスタマイズすることも可能です。

オールインワン型ツール

複数のツールを導入するのは面倒なので、ひとつで完結するオールインワン型ツールを導入したいなら「Google Workspace（グーグル ワークスペース）」がおすすめです。

Google Workspace

クラウドグループウェアツールの「Google Workspace」は、Gメール・Googleカレンダー・ファイル共有など、チーム間の共同作業に欠かせない機能を多数搭載しています。

またシンプルで操作性の高いUI（ユーザー インターフェース）においても、評判の高いグループウェアです。

クラウドの特性を生かし、リアルタイムでファイルを共同編集したり、社内外のユーザーとのビデオ会議を開催したり、共同編集中のドキュメントにコメントを表示したりできます。

セキュリティツール（MDM）

お客様が懸念されるのが、業務用スマホ導入にまつわる次のようなデメリットです。

• 業務スマホを私的に利用可能なため、情報漏えいのリスクがある
• 複数台の管理が面倒なことから、紛失・盗難の可能性がある

このような懸念を払拭する目的におすすめしたいのが、ビジネス向けセキュリティツールの搭載です。業務用スマホの使い方を社員向けにルール化するだけでなく、MDMと呼ばれるセキュリティツールの導入もぜひご検討ください。

MDM（Mobile Device Management）とは、複数台の端末を遠隔操作で一元管理できるデバイス管理ツールです。

管理している端末全体のセキュリティレベルを向上させるために、セキュリティポリシーの設定、アプリのインストール制限や盗難・紛失時の端末ロックなどの機能が搭載されています。またソフトウェアアップデートの提供時期を管理することも可能です。

LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版

「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」は、クラウド型のIT資産管理・MDMサービスです。iOS・Android搭載のスマホやタブレットにも対応しているほか、Windowsの操作ログも管理できます。

クラウドサービスの特性を生かして、管理するデバイスが社内あるいは社外にあるのか、その所在を問いません。

AIアンチウイルスとの連携で、マルウェアの侵入原因を簡単に調査し、再発防止策に活用できるのがポイントです。

管理画面では、デバイスがルールに従って適切に利用されているか可視化されているため、一目で状況を把握できます。

ビジネス・コンシェル デバイスマネジメント(BCDM)

ビジネス・コンシェル デバイスマネジメントは、ソフトバンクによって開発されました。スマホ、タブレット、PCを一元管理でき、安心・安全、快適なデバイス管理が可能になります。

法人契約ならではのサービスとして、デバイス運用の負荷軽減を目的としたアプリ配信などのリモート機能やヘルプデスクによる代行操作が可能です。ソフトバンクならではの対応として、紛失時には回線停止もできます。

4.まとめ

本記事では、スマホのビジネス活用をおすすめする3つの理由とおすすめアプリについてご紹介しました。

業務用スマホには、オフィスでの仕事と連動しながら外出先や在宅での仕事を円滑におこなえる便利なアプリをインストールできます。業務用スマホを導入するだけでも、ワークライフバランスの向上や業務効率化などに効果的です。

業務用スマホの活用法についてさらに詳しく知りたいという方は、ぜひ関連記事もあわせてご覧になっていただければと思います。

弊社では、インターネット上から手軽に業務用スマホの契約ができます。具体的な業務効率化につながるプランやビジネスツールなどをご紹介することもできますので、ご相談、ご質問などございましたら、ぜひお気軽にご連絡くださいませ。