業務用スマホのビジネス活用に、おすすめな理由をご紹介！｜法人携帯テレニシ.biz

1.仕事を効率化するスマホアプリが充実

業務携帯に限らず、iPhoneでもAndroidでも、ストアを見れば仕事を効率化できるスマホアプリがいくつもあります。
アプリの種類も、クラウド上でデータを管理したり、チームメンバー全員が見られるデータでタスク管理をしたり、経費精算までスムーズにできたりと、さまざまです。
アカウントを作成する必要のあるアプリもありますが、端末にダウンロードするだけですぐに使えるものもあり、導入しやすいこともポイントです。
そこで、大まかに3つのジャンルに分類し、具体的なツールをピックアップしてご紹介します。

①コミュニケーションツール

まずご紹介するのが、他のメンバーとのやりとりをスムーズにすることができ、情報を共有するためのコミュニケーションツールです。
例えば、法人向けクラウド名刺管理アプリの「Eight」や「Sansan」など、名刺管理のアプリは、業務効率化にオススメです。
直接合わずに名刺交換をすることができたり、外出先に名刺を持ち歩かなくても、名刺情報を一括管理していつでも確認したりできます。
情報収集を行った後、チームで情報共有するためのアプリとしては「Evernote」や「Pocket」といったアプリがあります。
顧客リストからコンテンツ、アイディアまで、チームで情報を共有できるツールは業務の効率化に最適です。

人事の方であれば、「Wantedly」のようなSNSをチェックして転職希望者とのやりとりをすることもスムーズになりますし、経理の方が領収書や見積書、納品書、請求書といった書類を効率的に扱うのであれば、「freee」などのクラウド会計ソフトを活用することもできます。
どれも会社内でのやりとりをスムーズにさせてくれる、ビジネスに最適なツールだと言えるでしょう。

②オールインワン型ツール

「Microsoft」の「Office365」など、そのサービスの中に便利な機能が一括で入っていて使用できるオールインワン型ツールは、ビジネスに不可欠です。
WindowsPCに標準装備されているような「Word」や「Excel」などの文章作成ソフトやメールソフトの「Outlook」など、ビジネスに必要なソフトを一括で使えるようになります。
出先でスマホから資料を確認したり、作成したりすることができれば、大幅な業務効率化に繋がります。
「Microsoft Lens」のように、画像を PDF、Word、PowerPoint、Excelなどのファイルに変換したり、ホワイトボードを撮影したり資料をスキャンしたりして、トリミングなど行って読み取り可能なデータ化するアプリは、ミーティングを効率化させてくれます。
チャットやデータをメンバーとやりとりするのであれば、「Teams」などのコミュニケーションツールも活用すると良いでしょう。

また、「Google」もオールインワンでさまざまなツールを提供しています。
スケジュール管理アプリの「Googleカレンダー」やクラウドストレージアプリの「Googleドライブ」、メールアプリの「Gメール」など、幅広くビジネスに活用できるツールを提供しています。
クラウドストレージアプリとしては「Dropbox」などもオススメです。
オンラインストレージにはさまざまなデータをアップロードすることになりますので、使いやすさやアップロード可能な容量などを考えて、どのサービスを使うか、どのプランで使うかなどを考えると良いでしょう。

③セキュリティツール

業務用のスマホからさまざまなデータにアクセスできることは非常に便利ですが、同時に常に情報漏洩のリスクにさらされることとなります。
特に、顧客情報が登録されていたり社内ネットワークにつながっていたりする業務スマホの盗難や紛失、ウイルス感染などをきっかけに、情報が流出してしまう危険性は多分にあります。

そこで、「ノートン」や「McAfee」といったウイルス検出のセキュリティツールを活用することで、侵入してきたウイルスへの対策ができるようになります。
もちろん、業務で必要なアプリ以外はインストールしないことや、常にパスワードをかけておくことなど、安心して使用できるように基本的なセキュリティ対策も怠らないようにしましょう。

2.業務効率化の期待もできる

便利なツールについて具体的に紹介してきましたが、会社が社員に業務用スマホを支給すること自体が、さまざまな業務効率化につながっています。
その理由を、3つの視点から解説します。

①ワークライフバランス向上

個人用スマホを使用している時は、社員が時間外や休日にかかってきた取引先からの電話に出てしまったりメールを返したりしてしまっても他の人にはわかりません。
業務用スマホは、使用している時間の履歴を確認できたり、通話時間の長い社員をピックアップして検索したり把握ができるようになります。
業務用スマホを活用することで、時間内だけで業務にあたることが明確化され、社員のワークライフバランスの向上につながります。
その点、テザリングはお手持ちのスマホの通信回線を利用するため、電波が届く範囲の場所であればどこででも接続できることが大きなメリットとなります。

②生産性向上

業務用スマホを活用することで、外出先でメールを確認することや、社内ネットワークのデータにアクセスすること、外出先からミーティングに参加することなどができるようになり、生産性の向上につながります。
また、直行直帰の仕事の方の場合には、現場到着時刻などを電話等で報告しなくてもGPSの現在地を送ることで会話する事なく通知し連絡ができるなど、労務の面での手間が大幅に減ります。
業務用スマホを導入するだけで社員の手間と負担を減らすことが見込めるだけでなく、コミュニケーションツールなどを活用して各社員のやりとりが活発になることで、さらに生産性を向上させることが見込めるのではないでしょうか。

③コスト削減

業務用スマホは、その他の携帯のプランと比べて料金が安く設定されていることが多くなっています。
営業などで取引先と通話をすることが多い場合、かけ放題プランに入ることで従業員の通話料を一気に減らすことができ、大幅なコストの削減に繋がります。
この他、紙で印刷して持ち出していた書類をデバイス上から取引先に見せることができたり、オフィスにいる社員にも在宅の社員にも配布するための資料としてデジタルデータを一括でアップロードして確認してもらったりできるように、デジタル化という視点からでもコスト削減につながるのではないでしょうか。

3.テレワークにも最適

生産性向上についてお話しした箇所と重なる部分もありますが、家から社内ネットワークに接続して作業することや、会社の番号で電話に出ることができるため、業務用スマホは在宅でのテレワークやリモートワークやWEB会議などにも有効活用できます。
場所を問わずデータにアクセスしたり、コミュニケーションをとれるようになったりするというのが、業務用スマホの最も大きな特徴と言えるのではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
このように、業務用スマホには、オフィスでの仕事と連動しながら外出先や在宅での仕事を円滑におこなう事ができる便利なツールが備わっています。
また、業務用スマホを導入するだけでも、ワークライフバランスや業務効率化などに効果的です。
業務用スマホの活用法についてさらに詳しく知りたいという方は、是非関連記事もあわせてご覧になっていただければと思います。

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