＜アフターレポート＞KING OF TIMEで勤怠管理の法対応と業務効率化を実現｜法人携帯テレニシ.biz

1.勤怠管理でよくある悩みや課題

まず、皆様に質問をさせていただきます。

皆様の会社では、どのような手段で勤怠管理をされていますでしょうか？以前に導入したパッケージシステム、タイムカード、手書きの出勤簿、エクセルなどさまざまな管理方法があるでしょう。

75パーセントの企業様は正確な給与計算に課題あり？

前述のような勤怠管理システムを未導入であったり、最新化されていないパッケージをずっとご利用されたりする企業様はおよそ75％にのぼります。

こういった企業様は、正確な給与計算を行う上で課題を抱えている可能性が高いです。

実際に「タイムカードの確認や集計が大変」、「有休や時間給、振休など休暇管理が大変」、「働き方改革の対応で管理が大変」などの悩みがあります。

実際には、これらすべての管理を少ない人数で行う点が一番の課題ではないでしょうか？

現在の勤怠管理は2020年4月以降に採用したものか？

また、今運用中の勤怠管理方法はいつから採用されていますか？

2020年3月以前からずっと同じ、あるいは2020年4月以降に採用されたものでしょうか？

実は2020年4月から、勤怠管理に関するルールが変わりました。残業可能な時間に上限値ができたり、アルバイトでも有給休暇の管理をしたり、年俸制の管理職の出退勤時間の管理も必要になったり、いくつか変更点がありますのでご紹介させていただきます。

2.勤怠管理で守るべきルール

厚生労働省が出している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（以下、ガイドライン）」について見ていきましょう。

ガイドラインでは、勤怠管理で守るべきルール3点が記載されています。

1. 確実に本人が打刻したことを証明できる客観的な手段を使って打刻すること
2. それを修正した場合に履歴が残せること
3. また事務所にいる在社時間と労働時間それぞれ管理ができること

次は、働き方改革関連法について見ていきましょう。

中小企業の皆様においても、2020年の4月からこの法律が適用になりました。

働き方改革関連法では、勤怠管理で守るべきルール2点が記載されています。

1. 働ける残業時間に上限値が設定
• 年720時間1ヶ月100時間未満
• 2〜6ヶ月の複数月の平均で80時間以内 など
2. 年次有給休暇の年5日の消化が義務化

労働基準監督官による調査で必ず見られる項目

ガイドラインと働き方改革関連法の2つが、労基署の監督官による調査が入った場合に必ず見られる項目です。2020年3月以前から同じ運用であれば、守るべき法律のルールと現状の会社の管理方法や就業規則に差がある可能性があります。

労基署の監督官は、年間計画や働く人からの申告に応じて企業様の事務所や工場に調査にきます。基本的に事前連絡はなく、抜き打ちチェックです。違反があれば紙の指導証が発行され、指定された期日までに指摘を受けた事項に対してどのように改善したかを報告する必要があります。

法令違反のリスクと遵守に向けた取組

法律違反をした場合の罰則は懲役6ヶ月以下、罰金30万円以下（労働基準法 第119条に掲載）または企業名公表といったものです。企業名と違反内容もインターネット上で公表されるので、人材採用に悪影響がでる可能性もあります。

そこで現状把握、そして基準値以下になるように勤務を徹底することが大切です。会社にとってもリスクが大きいため、これを機に管理方法の見直しや就業規則の変更を検討されてはいかがでしょう。

3.現状把握の方法

現状把握の具体的なポイントは、次の3つです。

①日々の「出勤」「退勤」時刻を正確に管理

ガイドラインに記載があるとおり、本人が打刻したことを証明できる客観的な手段を使って労働時間を把握します。この客観性についてはタイムカードや ICカード、パソコンの使用時間の記録など客観性を担保する手段を使って打刻しましょう。

つまり、手書きの出勤簿やExcelで出勤時間・退勤時間を入力するといった自己申告はやめることが肝要です。

KING OF TIMEでは、働き方に合わせて豊富な打刻手段をご用意しております。事務所で打刻をする時はパソコンや ICカード、指紋認証などの機器を置いて出勤・退勤の記録をしたり、現場で打刻する際はiPadやスマホアプリを使った打刻が可能です。特にスマホアプリならGPSで位置情報の取得も可能になるので、どの場所で出勤・退勤したかも確認できます。

②勤務日数や労働時間を1年間通してこまめに確認

新しいルールでは残業時間の上限値が細かく設定されているほか、ガイドラインでも労働者ごとに労働日数や労働時間数などを適正に記入して3年間保管するよう記載されています。

タイムカードや手書きの出勤簿による管理方法だと、残業時間の集計のタイミングは月に1回、手計算による集計方法で確認することになるでしょう。前月の勤怠データを今月になっていざ集計してみたら、残業時間100時間を超えており法令違反していた…ということもありえます。

集計タイミングにリアルタイム性がない、また集計方法が手作業となればヒューマンエラーなどが発生し正しい集計に苦労することになるでしょう。客観的な管理、上限時間の確認、労働者ごとの適正な記入が必要になると手作業ではなかなか難しいことわかります。

KING OF TIMEでは、リアルタイムに打刻情報を入手できるほか自動集計も可能です。打刻結果をすぐに確認できるほか、集計ルールが雇用形態ごとに異なっても自動集計できるので人的ミスも発生しません。

さらに残業時間が30時間を超えたタイミングで、働きすぎを防止するために本人や管理者にメール通知ができます。また月の途中でも、残業時間の計算は可能です。データ分析ツールのグラフで、月をまたぐ残業時間の管理も簡単かつ正確に行えます。36協定の警告基準に近づいて来たら、オレンジ色で表示するリストもあります。データはクラウドで5年間保管されるので、保管スペースの心配もございません。

③有給休暇の取得状況は管理簿で管理

働き方改革関連法では、10日以上有給休暇が付与される場合は雇用形態に関係なく必ず年5日の有休を取得しましょうとあります。パートやアルバイトもこの法律の対象であり、有給休暇管理簿の出力も必須です。

KING OF TIMEなら、有給休暇の自動付与が可能になります。雇用形態や勤続年数、あるいは勤務の実績に応じて付与日数は変更可能です。年5日の有休取得もアラートを出せるので法律を遵守した管理が可能になり、有休管理簿の作成・出力も可能になります。

補足ですが2023年4月から法律が変わり、中小企業様においても月60時間を超える残業時間は25%割増で払うルールになります。KING OF TIMEはこのルールにも対応しており、自動集計が可能です。こういった法改正が反映されているという意味でも、KING OF TIMEは便利にお使いいただけます。

4.KING OF TIMEの特徴

KING OF TIMEは43,000社、255万人以上※ものアクティブユーザーにご利用いただいており、クラウド勤怠管理システムでシェア no.1※の導入実績があります。お手持ちのスマートフォン、パソコン、タブレットを使って打刻を行う場合の初期費用は基本的に0円です。価格はシンプルな設定で月額費用は一人当たり300円(税抜)［330円(税込)］です。

※2023年2月時点

法改正やお客様からのご要望に添えるように、年に3回無償のバージョンアップを行っているのがポイントです。機能は年々追加されますが、月額費用は変わりません。電話予約やお問い合わせフォーム、有人チャットサポートなども無料でご用意しています。

通常オプションになりがちなシフト管理、休暇管理のほか、人事労務、データ分析、セキュアログインなどのツールに関しても追加料金なし・月額費用のみでご利用可能です。これがKING OF TIMEの大きな強みといえます。

5.KING OF TIMEの導入事例

まずはじめに、給与計算までの作業時間が1/5に軽減できたという、60名ほどの従業員を抱える観光業の企業様です。もともとExcelを利用されており、残業時間は別シートに書き写し、有休申請も紙ベースだったので管理が煩雑だったようです。KING OF TIME導入後は、スマートフォンで出勤・退勤の打刻を行っています。

その結果記載ミスや集計ミスがなくなり、KING OF TIMEを開けば管理者でも従業員自身でも残業時間や休暇の残数を確認できるようになりました。サポートセンターをご利用いただきながらスムーズに導入できたという声を頂いております。

次に日本パーキング様、従業員数120名の駐車場管理業務の企業様です。セキュアログインを使って正確な勤務時間を把握できるようになったということです。以前はExcelにて各従業員で勤務カレンダーを作成し、人事総務部の担当者2名と社労士3名で残業時間の手集計を丸2日かけて行っていたほか、休暇管理は別の紙で管理していました。

PCログの自動連携により打刻漏れが一切なくなったほか、かねてより従業員から要望のあった有給休暇の時間単位での取得制度を導入できるようになったというお声を頂きました。

6.まとめ

いかがでしたしょうか？

本記事では、「【2024年問題対応！】簡単打刻・しっかり管理ができる勤怠管理システムの使い方講座」のアフターレポートをご紹介させていただきました。

昨今、働き方改革関連法に伴い、2024年より時間外労働時間の制限による会社の売上・利益減少や、従業員の皆様の収入減少・離職など「2024年問題」が取り沙汰されています。2024年問題に対応するためのIT活用は、今まさに取り組むべき課題であり、また検討をし始める時期でもあると言えます。

しかし一方で、従業員の皆様 並びに経営者の皆様にとっては新しいシステムを導入するにあたって「システムの使い方が難しそう」「社内浸透できるか不安」「様々なシステムがあり、違いがわかりづらい」など…このようなお悩みがある方に向けて本ウェビナーを開催しました。

KING OF TIMEの活用方法についてもっと詳しく知りたいという方は是非、弊社へお問い合わせください。