BOtech(ビーオーテックとは)~中小企業必見!攻めのバックオフィスの作り方~|法人携帯テレニシ.biz

BOtech(ビーオーテックとは)~中小企業必見!攻めのバックオフィスの作り方~

BOtech(ビーオーテックとは)~中小企業必見!攻めのバックオフィスの作り方~

経理部など事務管理部門の業務効率化に役立つとして、BOTechが注目されています。中小企業でも、大企業に匹敵するクオリティの高い事務作業が可能になるBOTechとは、どのようなものでしょうか?


本記事では、攻めのバックオフィスづくりに役立つBOTechについて詳しくご紹介します。

1.BOtechとは

ここではBOTechの概要について、詳しくご紹介します。

そもそもBOtechとは何か

そもそも「BOTech(ビーオーテック)」とは、バックオフィス業務を効率化するITソリューションやサービスのことです。バックオフィスとは、「間接部門」あるいは「事務管理部門」と呼ばれる経理・財務・人事・労務・総務のことを指します。


Back Office and Technologiesという造語からうまれたワードが、BOTechというわけです。クラウドやAIなどのテクノロジーを活用すれば、アナログで非効率的だとされる管理部門の圧倒的な業務改善を実現できるとして注目されています。


顧客と直接コミュニケーションを取る営業などのフロントオフィスと比較して、バックオフィスの業務改善はこれまで後回しにされてきました。企業ごとの独自ルールがあるほか、ミスが許されない重要な業務を担っているからです。例えば経理担当者は膨大な事務作業をこなしながら、ミスのないよう手入力する必要があります。


バックオフィス業務が抱える課題のソリューションとしてBOTechを導入すると、管理部門の働き方を大きく変えることになるでしょう。

なぜ今BOtechが求められているのか

今、BOTechの導入が多くの企業で進んでいる理由は、主に次の2点です。


  • 働き方改革への対応
  • 新型コロナウイルス感染症の影響への対応

2019年より、政府主導で働き方改革を推進しています。生産年齢人口の減少により人材確保が難しくなっていることや、柔軟な働き方へのニーズが向上していることなどが理由です。長時間労働の是正と同時に生産性の向上が求められており、少ない労力や資源の投入によって効率的に提供するモノやサービスの価値を高める必要があります。


そのため企業は、フロントオフィスあるいはバックオフィスにかかわらず、社員の労働環境の整備に取り組む必要がでてきました。業務効率を向上させて長時間労働の課題を解決し、生産性向上を目指すことが今では重要だというわけです。


新型コロナウイルス感染症の影響で、テレワークなどリモートでの就労環境に対応できるITツールの導入が必要なことも大きな理由と言えるでしょう。実際に、中小企業は戦力強化のためにも、さまざまな働き方を提供したほうが優秀な人材確保につなげやすいからです。

BOtechのメリット

BOTechのメリットは、反復的な事務作業が中心のバックオフィス業務を自動化・システム化できる点です。ムダやストレスを感じやすい非効率的な業務を圧倒的に効率化できることから、BOTechの導入は従業員の満足度を高めることにもつながります。


BOTechの中でも特に働き方改革の近道として注目されているのが、ソフトウェアを提供するクラウドサービス「SaaS(Software as a Service)」です。


自社でシステムを開発するオンプレミス型より、既存のクラウド型システムを活用すれば導入や運用にかかるコストを削減できます。しかもクラウド型システムなら、Wi-FiさえあればWEB上で作業できるのでオフィスに出社する必要もありません。


事務作業のクオリティが変わり、企業の規模に応じたコストでの運用が可能であることもBOTechのメリットです。そのため低コストで生産性向上に役立つBOTechは、競争力確保の一環として中小企業の間でも広く浸透しています。


生産性の高いコア業務へとシフトする「攻め」のバックオフィスづくりが、今後はより一層、企業の成長を左右する鍵となるでしょう。

2.法人携帯テレニシ.bizで実現できるBOtechとは

ここでは、法人携帯テレニシ.bizで支援できるBOTechとともに、攻めのバックオフィスの作り方をご紹介します。

経理×経費精算

手入力ミスや工数が多いことから、経理担当者がムダやストレスを感じやすい業務といえば経費精算ではないでしょうか?営業や出張にまつわる経費を精算する業務は、事業の規模にかかわらず発生します。


経費の申請、管理者による承認、経理による精算という業務プロセスの手間を、経費精算システムの導入で大幅に削減可能です。弊社では、累計導入者数No.1の「楽楽精算」の導入をお手伝いできます。


楽楽精算は、株式会社ラクスが開発したクラウド型経費精算システムです。自動機能により紙面上での確認や手入力の工数を削減できるほか、ルールに反する申請は自動ブロックできるので、経理担当者のストレスも軽減できます。


近年では経費精算業務のペーパーレス化、立替負担の軽減や小口現金の廃止を目指して、法人カードを従業員に貸与する法人様も多いでしょう。楽楽精算なら使いすぎや私費利用を防止する機能が搭載されているほか、利用明細を自動連携できるため手入力の負担も軽減できます。

経理×請求書発行

あらゆる帳票類をWEB上で発行可能な、電子請求書発行システム「楽楽明細」の使用もおすすめです。株式会社ラクスが開発した売上シェアNo.1の「楽楽明細」導入により、請求書の発行の印刷および封入作業の手間をゼロにできます。


また令和3年度(2021年)の税制改正によって、電子帳簿保存法が改正されました。楽楽明細なら、発行した電子請求書等の原本控えを電子データで一元管理できるので、改正電帳法への対応もスムーズです。


経理担当者1名でも簡単に導入できるので、中小企業の法人様にぴったりなBOTechと言えるでしょう。

人事×勤怠管理

人事部門の業務効率化におすすめのBOTechといえば、SaaS型の勤怠管理システムです。弊社では、市場シェア・認知度・顧客満足度No.1の「KING OF TIME」をおすすめしております。


誰でも簡単に使え、豊富な機能が揃っているほか、外部サービスとの連携により自社の実情に合わせた勤怠管理システムを構築できるのが特徴です。例えばLINE WORKSと連携させれば、ビジネスチャット上から勤怠打刻を行えるようになります。


弊社のお客様の導入成果事例は、次のとおりです。


  • 入退室管理システム・給与計算システムと連携することで勤怠管理の効率化を実現
  • GPS打刻機能により外出先でもスマホによる出退勤の打刻と不正防止を可能に
  • 自己申告・Excelをベースに手作業で実施していた勤怠集計時間の短縮や集計ミスの削減

人事×シフト管理

シフトを作成するたび未提出が多くて困っている、組み合わせがいつもうまくいかない、そんなお悩みを抱えていませんか。システムを使用してシフト構築を行えば、シフト作成が効率化されます。


法人携帯テレニシ.bizで取り扱っている「らくしふ」では、LINEやLINE WORKSからいつでもどこでもシフト提出が可能、自動リマインド機能もあり作成者からアラートをかける必要性がなくなります。また提出されたシフトが自動で管理画面に反映、足りない場合のヘルプ申請なども出すことができます。

総務×契約

総務部門は、クラウド型電子契約サービスの導入することで契約書作成業務を効率化できます。紙もハンコも不要なクラウド型の電子契約サービスでも、書面による契約業務と同じ効力を電子化された契約書にもたせることが可能です。


弊社のおすすめのBOTechは、「E-STAMP(イースタンプ)」です。次に、E-STAMPの導入メリットを見ていきましょう。


  • 契約書作成の簡素化
  • 契約期間の短縮
  • コスト削減
  • 契約書保管コスト削減
  • コンプライアンス強化(紛失劣化改ざんリスクに対応可能)

3.まとめ

BOTechと導入すればバックオフィス業務を圧倒的に効率化できることから、今や中小企業の生産性向上に欠かせない存在です。BOTechを積極的に活用して柔軟な働き方を提供できれば、中小企業でも優秀な人材確保がしやすくなります。


弊社ではさまざまな業務効率改善の導入成果事例がございますので、効率化についてお悩みの法人様はお気軽にご相談くださいませ。

【参考】

< キッティング×法人携帯~ここがポイント~

失敗しないビジネスチャットの選び方
~人気ツール5選を徹底比較~ >

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