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タブレット端末を活用して仕事効率化!

タブレット端末を活用して仕事効率化!

テレワークやリモートワークをはじめニューノーマル時代に対応した働き方でも、企業にとって業務の効率化は最優先事項です。当記事では、タブレット端末のビジネスシーンでの活用方法を整理して解説します。仕事効率化の方法をお探しの方は、ぜひ参考にしてください。

1.タブレット端末をビジネス活用する目的

業務の効率化

豊富なビジネスアプリからビジネスシーンにあったものを選べば、簡単に業務の効率化を図れます。


タスク管理アプリを活用すればタスクの割り振りも簡単にでき、プロジェクトの進捗状況もスムーズに把握可能です。他にも名刺管理、スケジュール管理やチャットなどさまざまなアプリがあり、積極的に活用している企業が増えています。


例えばSlackを活用すれば、社内あるいは外出先といった場所を問わず、情報共有や意思決定のスピードアップも期待できます。


またタブレット端末があれば、会社に戻らなくても移動中にメールや見積書をチェックしたり修正を加えたりできるので便利です。営業報告書の作成なども、外出先で空き時間を利用して取り組めるので効率的だと言えるでしょう。

コストの削減

タブレット端末はノートパソコンより低価格なので、導入にまつわるコストの削減をしつつ業務効率の向上を目指せます。オフィスソフトなどもプリインストールされていることも多く、その場合にはソフトウェアの購入費用はかかりません。


従来は紙媒体で配布していた会議資料なども、タブレット端末で閲覧すればペーパーレス化を進められます。ペーパーレス化を実施すれば、環境への負荷を軽減すると同時に、印刷の手間や文書の保管場所にかかるコストの削減が可能です。


膨大な帳票や紙文書を扱う業態向けに、タブレット端末のカメラで書類を撮影すれば、すぐにデータ化できるソリューションも登場しています。

顧客サービスの向上

いつでもタブレット端末で閲覧できるように、資料やカタログをクラウドサービスに保存しておけば、顧客サービスの向上につながります。


資料やカタログを持ち歩かなくても、相手が見たいときに写真など製品にまつわる情報をその場で見せることが可能です。しかも最新の情報に更新された資料やカタログを見せることが可能になるので、顧客の満足感も高まりビジネスチャンスの拡大にもつながります。

2.タブレット端末の活用法・特徴・メリット

ここでは、仕事効率化のためにパソコン・スマホとタブレットを併用すべき理由を、その特徴やメリットから見ていきましょう。

タブレット単体利用ではなくパソコン・スマホと併用

仕事効率化を図るタブレットの活用法としてオススメなのは、パソコン・スマホと併用することです。タブレットを活用することで、パソコン・スマホの抱えるデメリットを補完できます。

タブレット単体のメインの用途は次のようなビジネスシーンです。


  • 社内での会議・打ち合わせの際に資料を画面で確認する
  • 会話をしながら社内外の相手に最新の情報を見せる

プレゼンテーションに最適なデバイスが、タブレットというわけです。ではパソコンやスマホと併用して、仕事効率化を目指すタブレット端末の使い方にはどのようなものがあるのでしょうか?


おすすめはマルチディスプレー環境の構築です。マルチディスプレー環境とは複数のデバイスをPCと連携させ、複数台のディスプレイを統合された1つの大画面として表示させる使い方をいいます。連携させたディスプレイ間は、ウィンドウもマウスポインタも自由に行き来可能です。


複数アプリを大きく表示できるほか、異なるファイル間のコピー&ペーストもスムーズにできます。PCの拡張ディスプレイとしてタブレット端末を使用すると、デスクトップが広くなり仕事の効率が飛躍的に向上します。


複数のウィンドウが重なっていると作業効率がどうしても低下しがちです。そこで編集用と参照用に画面を使い分けて、仕事効率化を目指しましょう。


例えば出張先などでノートPCを使って資料を作成する場合、資料の作成はノートPCで、資料作成に必要なオンライン上の統計資料やPDFファイルなどは、タブレットで閲覧する使い方です。ネット動画をフルスクリーンで見ながら、PCで別の作業をすることもできます。


またGoogle Workplaceなどグループウェアとの相性も良いので、業務でよく使うアプリをタブレットやスマホそれぞれに表示させると良いでしょう。コミュニケーションに必要なGoogle MeetやGoogle Chat、スケジュール管理やタスク管理に必要なGoogleカレンダーやGoogle Keepを開いておくと、大幅な仕事効率化につながります。

タブレットとPCの機能を比較

ここでは、タブレットとPCの機能を比較してみましょう。

持ち運びの利便性はタブレットが有利

タブレットは基本的に画面だけなので、ノートパソコンよりも薄型かつ軽量で、持ち運びしやすいのがポイントです。次に、どの程度の重量に差が出るのか見てみましょう。


  • iPad Pro 12.9インチ:約690g
  • 軽量が強みの12.4インチノートパソコン:約1,110g
高品質な資料作成にはPCが有利

動画の編集など大量のCPUやメモリを使う重ための処理や、細部にまで緻密さを要求される資料作成ではパソコンが有利です。キーボードつきのタブレットなら入力自体に問題は感じません。しかし複数の画面を開いて作業しづらいなど、効率的は資料作成には不向きと言えます。


そこで成果物に高い品質が求められるケースでは、パソコンを利用すべきでしょう。一方プレゼンテーションでは、スピーディーに起動するタブレットがおすすめです。

タブレットとスマートフォンの機能を比較

ここでは、タブレットとスマートフォンの機能を比較してみましょう。

動画・書類チェックはタブレットが有利

スマートフォンの画面は大型化していますが、動画や書類のチェックには画面がより大きいタブレットが有利です。自分がチェックしたり、あるいは相手に見せたり、効率的にコンテンツを閲覧する必要があるときにはタブレットを利用しましょう。

持ち運びの利便性はスマートフォンが有利

持ち運びのしやすさでは、ポケットに入るスマートフォンが有利です。スマホなら、椅子などに腰掛けずに片手で操作できるので、外出先での利便性がタブレットより高いと言えるでしょう。移動中に連絡・アポ取り・申し込み・検索する方法なら、スマホが便利です。

タブレットでパソコン・スマホの不足をカバー

タブレットでパソコン・スマホの抱えるデメリットを補完すれば、各デバイスを活用するメリットを最大化できます。タブレットを併用することでストレスが減り、仕事効率化を実現可能です。

3.タブレット端末のビジネス活用事例

ここでは、タブレット端末のビジネス活用方法をご紹介します。以下の3つのビジネス活用方法は、HUAWEI(ファーウェイ)ジャパン主催のイベントにおけるクロネコキューブ株式会社代表・岡田充弘さんによるレクチャーがヒントです。


  1. PCの拡張ディスプレイとして
  2. サブ画面でタスク・カレンダーを確認
  3. 外出先でのウェビナー視聴・ビジネス誌の閲覧に

では、それぞれのポイントを見ていきましょう。

1.PCの拡張ディスプレイとして

タブレットをPCの拡張ディスプレーとして作業する方法は、クリエイティブ業務など、知的成果物をうむ業務でおすすめです。タブレットをパソコンの外部ディスプレイとして活用すれば、仕事効率化を図れます。


例えばPC画面でプレゼン資料を作成する際に、参照したいWeb上の官公庁データや情報などをタブレットに表示する使い方です。タブレットを外部ディスプレイとして活用する方法はさまざま登場しているので、自分に最適な方法をチェックしてみてください。

2.サブ画面でタスク・カレンダーを確認

タブレットをサブ画面として設定し、タスク・カレンダーを確認するようにすると仕事効率化を測れます。メイン端末のパソコンで仕事をする際に、タブレットをスタンドで脇に設置して、タスク管理ツールやカレンダーを表示させましょう。


タスク管理ツールとしても使えるカレンダーといえばGoogleカレンダーです。自分のアイデアを整理するメモとして、さらにタスク管理にも使用できるメモアプリをお探しならEvernoteの利用を検討すると良いでしょう。

3.外出先でのウェビナー視聴・ビジネス誌の閲覧に

ビジネス誌の閲覧にタブレットの活用がおすすめです。タブレットの画面サイズは、電子書籍やビジネスニュースを読むのにちょうど良いサイズ感なのでぜひお試しください。


ビジネスパーソンにとって、ウェビナー視聴も情報収集やトレーニングの一環として重要です。会社のパソコン前に座らなくても、タブレットがあれば外出先でウェビナーを視聴できます。

4.タブレット端末をビジネス活用するポイント

ここでは、タブレット端末をビジネスで活用するポイントをご紹介します。

タブレットをメイン端末として使うことにこだわらない

タブレットをメイン端末として使うことにはこだわらないことが、タブレットの活用法です。タブレットの強みを発揮できる次の用途に特化させましょう。


  • 拡張ディスプレイ
  • 電子書籍や資料の閲覧
  • タスク管理
  • カレンダー確認

より仕事に集中するためには、画面表示をシンプルにしておくことが重要です。使わないアプリはアンインストールしたり非表示にしたりして、ホーム画面をすっきりさせましょう。

パソコン・スマホとのデータ連携は必須

仕事効率化のためには、タブレットとスマホ・パソコンのデータを共有させることが重要です。データ連携ができていないと、拡張ディスプレイを設定しても効率化は実現できません。すべてのデバイスでデータ連携を設定してください。

5.ビジネス用タブレット端末の選び方

タブレットがあれば、移動中・外出先など場所を問わずにデータの閲覧や編集が可能になります。では自社のビジネスシーンに最適なタブレットを選ぶ際には、何を基準にすれば良いのでしょうか?


ここでは仕事でタブレットを活用したい方に向けて、ビジネス向けタブレット端末の選び方のポイントをご紹介します。

画面サイズ

タブレットの画面サイズは、用途に応じて選ぶことが大切です。ここでは、主な画面サイズごとに、その特徴をご紹介します。


画面サイズ 特徴
7〜9インチ
  • コンパクトかつ軽量なので片手で持てる
  • 持ち運びやすいサイズ
  • 外出先でのメール確認作業や情報検索にぴったり
10インチ
  • タブレットの標準的なサイズ
  • 動画の視聴や資料の確認も快適にできる
  • メインパソコンと組み合わせてマルチディスプレイ用に使いやすい
  • バッグに入れても邪魔にならないので外回りの営業職にぴったり
11インチ以上
  • 薄型のノートパソコンと変わらないサイズ感
  • キーボードが付属したタブレットPCに多く見られるサイズ
  • 軽めの文書・資料作成も可能
  • 場所を選ばないテレワークやリモートワークにおすすめ
  • テキストファイルや画像ファイルを閲覧することの多いWeb上のミーティングや会議にも対応できる

OS

タブレットを選び方でもっとも重要なのが、搭載されているOSの選択です。タブレットの主なOSには「iPadOS」「Android」「Windows」があるので、用途に応じて選ぶようにしましょう。


OS 特徴
iPadOS
  • 初心者でも直感的に理解・操作できる
  • iOSを搭載したiPhoneとの連携もスムーズ
  • Appleユーザーにおすすめ
  • 見やすいディスプレイと魅力的なデザイン
Android
  • Googleが提供するOS
  • Androidスマホを利用しているユーザーは使いやすい
  • Google Playでアプリもダウンロード可能
  • 低価格で提供されているのでタブレット導入を進めやすい
Windows
  • Microsoftが提供するOS
  • Office製品に標準対応
  • WindowsのPCユーザーにおすすめ

なお建築現場や医療現場などの業務に特化し、OSバージョンの固定が可能な「業務用タブレット」もあります。

メモリ容量

メモリとは、アプリやプログラムが実行される場所です。そのためメモリ容量の違いは、作業の快適さに影響します。情報検索がメインの用途であれば1GBほどでも問題ありません。しかし動画編集を行うのであれば、4~6GBのメモリ容量がおすすめです。

6.まとめ

本記事では仕事効率化を実現するためには、パソコン・スマホとタブレットの使い分けがポイントになることをご紹介しました。弊社「法人携帯テレニシ.biz」では、生活防水や顔認証を搭載し快適に使用できるAndroid OS搭載・5G対応のLenovo TAB6をおすすめしております。



テレワークでタブレット活用を検討されている法人様は、詳細についてお気軽に弊社までお問い合わせくださいませ。

【参考】

< 失敗しないビジネスチャットの選び方
~人気ツール5選を徹底比較~

今さら聞けない電帳法(電子帳簿保存法)
~令和4年1月1日、電子取引の電子保存が義務化~ >

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