今さら聞けない電帳法(電子帳簿保存法)~令和4年1月1日、電子取引の電子保存が義務化~|法人携帯テレニシ.biz

今さら聞けない電帳法(電子帳簿保存法)~令和4年1月1日、電子取引の電子保存が義務化~

今さら聞けない電帳法(電子帳簿保存法)~令和4年1月1日、電子取引の電子保存が義務化~

2022年1月1日に、改正電子帳簿保存法(通称:電帳法)が施行されました。ただし与党が発表した「令和4年度税制改正大綱」では経過措置として、改正後2年間、2023年12月31日までの電子取引については印刷した書面での保存が認められ、省令改正等が行われました。


今回は、2022年以降、大幅な要件緩和により対応を迫られる改正電帳法の要件について詳しく解説します。経理担当者の方は、ぜひ当記事を参考にしてください。

1.電帳法(電子帳簿保存法)とは?

ここでは電子帳簿保存法(以下:電帳法)の概要や、法改正の背景について解説します。

電帳法とは?

電帳法とは、所得税法や法人税法で原則、紙での保存が義務付けられている取引情報を電磁的記録(電子データ)として保存することを認めるほか、電子的に授受した取引情報の保存義務などを定めた法律です。


令和3年度の税制改正において法改正等が行われ、電子的に帳簿書類を保存する手続き等について抜本的な見直しが行われました。


この法改正により、インターネット上での電子取引においても、その取引情報を出力した紙による保存が認められなくなります。電帳法は、従来はペーパーレス化に取り組みたい事業者が検討する法律でしたが、改正後はすべての事業者に関係してくる点に留意が必要です。


2021年12月27日に財務省令が改正され、2022年1月1日から最長2年間の電子取引情報については、一定の要件を満たせば出力した書面での保存が認められることになりました。猶予期間が終了する2024年1月1日以降は、令和3年度の税制改正に基づいた電子保存が必須となります。


なお国税関係帳簿・書類の電子データ保存・スキャナ保存を導入する際には、従来なら所轄税務署長へ事前申請し、承認を受ける必要がありました。法改正後は、この事前申請が不要になります。導入フローが簡素化されたことから、いつでも好きなタイミングで開始可能です。

電帳法改正の背景・目的

電帳法の改正の目的は、「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性・記帳水準の向上」を推し進めることです。抜本的な見直しの背景には、次のような時代の流れの変化があります。


  • 政府が推進するDX(デジタルトランスフォーメーション)
  • スマートフォンの急速な普及がもたらした消費者行動の変化
  • 新型コロナウイルスの影響によるリモートワーク・テレワークの増加

もともと国税関係帳簿や書類の保存は、書面が原則です。そこで整理・ファイリングの手間や文書保管スペースのコスト負担を軽減するため、電子データでの保存が特例として従来は認められていました。


ところがテレワーク普及により、紙出力前提では業務効率が落ちることが露呈したため、見直しが行われたというわけです。なお2023年にインボイス制度が開始されると、電子インボイスの導入によって事務処理のあり方がさらに大きく変わることが期待されています。

2.電帳法の三つの区分

業務を通じて行うさまざまな取引記録が、電磁的記録による保存義務の対象となります。電帳法の対象は、次の3つです。


  • 国税関係帳簿
  • 国税関係書類
  • 電子取引

電子帳簿保存制度には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分による保存方法があります。どの書類が、どの区分の保存方法に該当するのか理解しておくことが重要です。

では、それぞれについて見ていきましょう。

1.電子帳簿等保存

自己が「電子的に」作成した次のような帳簿や書類は、電子データのまま保存可能です。これを電子帳簿等保存といいます。


  • 帳簿・決算関係書類
  • 取引先へ書面で交付した請求書・領収書等の控えなどの取引関係書類

2.スキャナ保存

書面の交付者あるいは受領者は、スマホやスキャナで書面をスキャンすることで、電子データ化して保存できます。これをスキャナ保存といい、次のような書類は、電子化して保存可能です。


  • 取引先から「書面で」受領した請求書・領収書等
  • 取引先へ「書面で」交付した請求書・領収書の控え等

上記に該当する取引情報は、電子データをもって保存義務を履行できるため、原本である書面を廃棄可能です。スキャナ保存制度を活用せずに、書面のまま保存しても問題ありません。

3.電子取引データ保存

電子取引とは、国税庁の一問一答によると取引情報の授受を電磁的方式により行う取引のことです。具体的には電子メール、EDI、クラウドサービス等でやり取りする次のようなケースが該当し、取引情報の電子データ原本の保存が必要です。


  • 取引先から「電子データで」受領した請求書・領収書等
  • 取引先へ「電子データで」交付した請求書・領収書等

電子データ原本の保存義務が定められているのが、今回の法改正の大きな変更点です。電帳法改正の最大のポイントは電子取引にあります。なお、電子データを紙に出力する行為自体が禁止されているわけではありません。


電子取引データ保存の注意点は、次のとおりです。


  • 2023(令和5)年12月31日までに行う電子取引については、事前申請等は不要で税務調査等に備えて電子データを出力して保存していれば問題なし。
  • 2024(令和6)年1月からは、電子取引の保存要件に従った電子データの保存が義務化されるので準備が必要。

つまり2024年からは、原本である電子データを「単純に」保存するだけでは、保存義務を履行したとはみなされません。保存義務を履行するためには、要件を満たしたシステムに付与されるJIIMA認証制度によって認定されたシステムの使用がおすすめです。

3.電帳法上の電子取引データの保存要件について

電子取引データの保存においては、真実性の要件と可視性の要件を満たす必要があります。ここでは具体的に、電帳法上の電子取引データの保存要件について見ていきましょう。

1.システム概要に関する書類の備え付け

保存場所に次のようなシステム関係書類等の備付けは必須です。


  • システム概要書
  • システム仕様書
  • 操作説明書
  • 事務処理マニュアル等

さらに電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを保存場所に備え付け、画面・書面に整然として形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくことも必要です。

2.見読可能装置の備え付け

見読可能装置とは、データを確認できるディスプレイ・アプリ等のことです。見読可能装置の備付けがない場合には、税務職員はもちろん社内の経理担当者も電子データの内容を確認できません。そのため、いずれの事業者もすでに要件を満たしているはずです。

3.検索機能の確保

次の検索要件を満たした検索機能の確保は必須です。


  • 取引年月日、取引金額、取引先といった検索条件から検索できる
  • 日付または金額の範囲指定により検索できる
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できる

保存義務者が税務職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられる場合には、検索要件の2と3が不要となります。

4.データの真実性を担保する措置

データの真実性を担保する措置として、以下のいずれかを行うことが求められます。


  • タイムスタンプが付された電子データを受け取る(取引先にタイムスタンプ付与が可能なシステム導入が必要)
  • 電子データに速やかにタイムスタンプを押す(自社にタイムスタンプ付与が可能なシステム導入が必要)
  • データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムで電子データを受け取って保存する(システム導入およびシステム内でのデータのやり取りが必要)
  • 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する(メール等で電子データのやり取りをするケース)

4.電帳法改正の対応におすすめなシステム

ここでは、電帳法改正の対応におすすめなシステムをご紹介します。

楽楽明細

楽楽明細は、手間のかかる印刷・封入・発送作業を大幅に削減できる電子請求書発行システムです。さまざまな帳票データのCSVやPDFをアップロードするだけで、「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で自動で割り振り発行できます。


改正電帳法が定める電子取引の保存要件に対応可能です。発行した電子請求書等の原本控えをそのまま電子データとして一元管理が可能できます。法改正後の新しい要件にもスムーズに対応できるのでおすすめです。

楽楽精算

楽楽精算は、JIIMA認証を受けた電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品です。JIIMA認証とは、日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による認証制度で、電子取引に係る保存要件を満たしたシステムを見つける際に役立ちます。


楽楽精算は、交通費、出張旅費、交際費精算など経費に関わる処理をまとめて効率化できるクラウド型の経費精算システムです。自動仕分機能やあらゆる会計ソフトとの連携機能が搭載されているので、仕訳や会計ソフトへの手入力が不要になります。


さらに内部統制を強化できる機能付きです。楽楽精算を利用すれば、経費精算業務の業務効率を大幅に改善できます。削減できた時間を本業に活かせば、会社全体の生産性を上げられるでしょう。

5.まとめ

今回は改正電帳法の基礎知識について解説しました。オフィスの省スペース化や経理業務の効率化といったメリットがあります。法令の電子データの保存義務を履行するためには、JIIMA認証を受けたシステムの導入がおすすめです。


弊社「法人携帯テレニシ.biz」では法人様のコスト削減、ビジネスの業務効率向上に役立つサービスをご提案しております。改正電帳法への対応など、ご不明な点はお気軽にお問い合わせくださいませ。

【参考】

< タブレット端末を活用して仕事効率化!

グループウェアで業務効率化とコスト削減を実現 >

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