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グループウェアで業務効率化とコスト削減を実現

グループウェアで業務効率化とコスト削減を実現

新型コロナウイルス感染症の影響で、中小企業を取り巻く環境は激変しました。財務状況を改善するためにコスト削減を目指し、「業務で使用中のツールにかかる費用の見直し」に取り組んでいる企業も多いでしょう。


さらにテレワーク・リモートワークという新しい働き方が加わり、どこにいても効率的に業務を進められるツールの導入は、事業規模にかかわらず急務です。そこでコスト削減や業務効率化を実現できる業務ツールとして、クラウド型グループウェアが注目されています。


本記事ではグループウェアの概要、導入のメリットや選定のポイントを紹介するので、業務を改善したい方は参考にしてください。

1.グループウェアとは

グループウェアとは、プロジェクトチーム内でスムーズに情報共有するために必要な機能を備えたITツールのことです。業務情報や仕事の進捗状況を一元管理し、チームメンバーにそれらを公開・共有できるのが大きな特徴といえます。


グループウェアに搭載されている主な機能は、次のとおりです。


  • メール
  • スケジュール管理
  • 設備予約
  • 掲示板や回覧板
  • ワークフロー
  • 文書管理
  • Web会議室
  • タスク管理

グループウェアは、さまざまな業務アプリが集約されたオールインワン型ツールです。グループウェアを導入すると社内のコミュニケーションが活性化することから、さまざまな非効率を解消する役割を期待されています。社内のデジタルトランスフォーメーション(DX)を推進する基盤にもなるでしょう。


オンプレミス型とクラウド型があり、ツールごとに機能・コストなどが異なるため、現場のニーズにそったグループウェア選びが大事です。

社内SNSとグループウェアの違いとは

情報共有によるコミュニケーション活性化と聞くと、社内SNSを思い浮かべる方も多いでしょう。以下は、グループウェアと社内SNSとの違いです。


ITツール 特徴
グループウェア スケジュールや業務の進捗管理、情報の周知やチームメンバーの動向をリアルタイムで共有できる
社内SNS 社員同士で気軽に意見交換や要望の投げかけがリアルタイムにできる

業務効率化や売り上げ向上など、会社として具体的な目的をもって導入するならグループウェアの導入がおすすめです。

2.グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットは、大きく業務効率化とコスト削減の2つです。

1.業務効率化

ここではグループウェアのメリットである業務効率化について見ていきましょう。

1.情報共有がしやすい

迅速な情報共有による業務の効率化は、グループウェア導入の最大のメリットです。メールや掲示板機能を使えば簡単に一斉通知や業務資料を共有できるほか、議事録機能があれば議事録の通知や回覧といった作業の効率化を図れます。


チャット機能を利用すれば、やり取りの内容がオープンなので、フォローを入れやすくミスを未然に防ぐことが可能です。業務の進捗状況をチーム内で可視化できることから、優先度や重要度の高い仕事により多くのリソースを割くこともできます。


情報共有においては閲覧制限をかけたり、ファイルの暗号化も行えるため、セキュリティ面に問題はありません。

2.各メンバーの進捗を確認しやすい

プロジェクトチームの各メンバーが抱える業務の進捗状況が可視化される点も、大きなメリットです。タスク管理機能を活用して可視化すると、常に業務に遅れが生じる社員、相談がないが難航気味の社員など、チームメンバーが抱える課題が見えてきます。


つまり、業務を円滑に遂行するための適切なフォローを入れやすくなるわけです。スケジュールの遅延がタスク管理で可視化されていれば、チームメンバー自身が課題に気づくこともあるでしょう。適切なフォローやアドバイスがもらえれば、チームメンバーは安心して業務にあたれます。


また長時間労働や過重労働を抑制するために、政府が労働時間を減らし生産性向上を目指す働き方改革を重視している点にも留意が必要です。グループウェアなら、業務の偏重チェックも簡単にできます。組織内で、長時間労働や過重労働が行われていないか把握するようにしましょう。

3.事務作業の効率化

グループウェアには、事務作業を効率化できるファイル共有機能が搭載されています。資料や情報を紙媒体ではなく電子化することで、検索・保存・共有・一斉配布までグループウェア内で全て可能です。


ワークフロー機能が搭載されていれば、各種申請・承認手続きの電子化が実現します。さらに文書管理やワークフローをグループウェアへ移行すれば、印刷の手間やコストを削減可能です。


ペーパーレス化により自宅やサテライトオフィスでも書類を確認できるようになるため、テレワークの運用促進にもつながるでしょう。

2.コスト削減

ここではグループウェアのメリットであるコスト削減について見ていきましょう。

1.グループウェアで管理コストを一元化

管理コストや工数を削減するためには、サービスをひとまとめにすることが大切です。メールはA社、ファイル共有はB社とさまざまな業務アプリを活用している企業も多いでしょう。


クラウド型SaaSサービスの利用には、月額料金に加えて継続的に次のようなコストや工数が発生します。


  • リスク管理と安全対策
  • サービス運用管理
  • 社員への使い方や活用方法を教育する工数

複数サービスを併用すると、固定費がどうしても膨らみます。そこで複数の業務アプリからグループウェアへ移行すれば、管理コストを一元化できるので大幅なコスト削減につながるのです。

3.グループウェアを選定するポイント

ここでは、自社で活用しやすいグループウェアを選定するポイントをご紹介します。

1.導入目的に合う機能が搭載されているか

重要なのは、自社が抱える困りごとを解決できる機能を備えており最終的に生産性向上を実現できるかどうかを見極めることです。グループウェアは製品それぞれに特徴が異なり、搭載されている機能も多岐にわたります。


導入の目的を明確にしないまま導入すると、うまくグループウェアを運用しきれません。そこで自社が求める機能をリスト化し、各製品が要件を満たしているか整理しましょう。


機能を選ぶ際の注意点は、同じような機能でも製品ごとに細かい部分で異なることです。例えば導入したグループウェアがマルチデバイス非対応であったため、営業職が外出先で使えないケースもありえます。ほかのシステムと連携できるかどうかもチェックしてください。

2.利用環境・業務フローに適しているか

自社の利用環境や業務フローに適しているかどうかを確認するためにも、機能間の連携をチェックしてみてください。会議室予約とスケジュール管理、ワークフローと文書管理など、違和感なく連携して活用できることが大切です。


またお知らせや議事録など、蓄積した情報を検索しやすいかどうかもチェックしましょう。グローバル企業であれば、多言語メール送受信などグローバル対応もチェックポイントです。


自社のプロジェクトチーム内でコミュニケーションをとる方法は、メール送受信、チャットや掲示板などがあります。部署ごとに使い分けている会社もあるでしょう。業務フローや組織の体制によって最適な方法は異なるので、使い勝手の良さをよく見極めることが大切です。

3.誰でも簡単に操作できるか

社員全員が、ITの活用に興味をもっているわけではありません。そこで誰でも簡単に操作できる点も、グループウェア選定の際に注意したいポイントです。


弊社おすすめのGoogle Workspaceは、無料で提供されているGmailを使い慣れているユーザーなら、ストレスなく操作できます。

4.おすすめのグループウェア

代表的なクラウド型グループウェアには「Google Workspace」「Microsoft 365」「サイボウズ Office」「desknet’s(デスクネッツ)NEO」などがあります。


中でもGoogle Workspaceは、シンプルな操作性が魅力です。ここでは、弊社おすすめのGoogle Workspaceについてご紹介します。

Google Workspace

検索サービスで有名なGoogleが提供するクラウド型グループウェアが、Google Workspaceです。Gmail、スプレッドシート、Googleカレンダー、アンケート機能など共同作業に役立ち、社内コミュニケーションを円滑にするツールが充実しています。


多くのユーザーが利用するGmailと同じUIなので、使いやすい点も魅力です。Google Workspaceは基本的にインターネット環境で強みを発揮し、どの端末からもアクセスできます。


ブラウザで動くので、WindowsかMacかを問わず快適に作業できるのがポイントです。複数のチームメンバー同士によるリアルタイムでの共同作業が行えるほか、様々な端末から閲覧・編集できます。Excelと互換性があり、取引先などから送られてきたExcelファイルを開くことも可能です。


月額費用(1ユーザー) 680円(税抜)
(税込748円)〜

事業規模に応じて、さまざまなプランをご用意しております。詳細については、弊社までお気軽にお問い合わせください。

5.まとめ

今回は業務効率化とコスト削減に役立つグループウェアの基礎知識を解説しました。複数の業務アプリを導入するのは、非効率を生むケースが多く見られます。そこで1つで完結するオールインワン型ツールGoogle Workspaceがおすすめです。


場所やデバイスを問わずにアクセス可能で、リアルタイムでの共同作業に優れているため、テレワーク促進にも役立ちます。働き方改革が目指す、労働時間短縮と生産性向上を実現できるツールです。


ニューノーマル時代の業務効率化についてご検討中の法人様は、ぜひ弊社「法人携帯テレニシ.biz」までお気軽にご相談ください。

【参考】

< 今さら聞けない電帳法(電子帳簿保存法)
~令和4年1月1日、電子取引の電子保存が義務化~

スマホの税務上の耐用年数は? >

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