スマホが会社電話の代わりになる!スマホの内線化について徹底解説!|法人携帯テレニシ.biz

スマホが会社電話の代わりになる!スマホの内線化について徹底解説!

スマホが会社電話の代わりになる!スマホの内線化について徹底解説!

テレワーク中に自宅にいながら、あるいは営業活動などで外出中でも、会社宛にかかってきた電話に対応できる「スマホの内線化」。ビジネスフォンと呼ばれるオフィス電話機のように、内線・外線・転送機能などがスマートフォンでも利用できるため、柔軟なコミュニケーション、コスト削減や業務効率化に繋がると期待されているサービスです。


今回はスマホの内線化の概要、メリット・デメリット、作業の効率化や導入時の注意点について解説します。

1.スマホの内線化とは?

スマホの内線化とは、社員のスマホを会社の内線として使えるように、携帯電話と固定電話サービスを組み合わせることです。携帯電話と固定電話サービスの融合は、FMC(Fixed-Mobile Convergence)と呼ばれています。FMCサーバーにそれぞれの情報を登録し、内線番号に変換することで内線通話ができるという仕組みです。


従来のビジネスフォンは固定電話専用の回線を利用していたため、スマートフォンではビジネスフォンの機能が使えず、内線・外線・転送機能はオフィス内に設置された固定電話機でのみ利用可能でした。一方、インターネット回線などを利用することで、内線・外線・転送機能を社外でも利用可能にするのがスマホの内線化です。


スマホの内線化を導入すると、原則、インターネット環境に接続できる場所であればどこでもビジネスフォンの機能をスマートフォンで利用できます。社内という拠点に縛られず、出社しなくても外出先や自宅でもデスクと変わらない環境を利用できるため、リモートワークなど多様な働き方や業務形態に対応できるので便利です。


例えば外出先で顧客からの着信に応答するのはもちろん、自社の代表番号で発信できるので着信時に取引先側で番号が表示されるほか、社員同士の内線電話もスマートフォンでできます。スマホの内線化の主な導入事例や活用方法は次の通りです。

  • 自分のデスク上にあるビジネスフォンへの着信(外線電話)を外出先で応答する
  • 個人専用のデスクを持たないオフィス環境で内線子機として使う
  • 事務所の固定電話と社用で外出中の従業員の携帯電話との間で内線通話を行う
  • 在宅コールセンターなど問い合わせ窓口を拡充する

2.スマホの内線化を支援する3つのFMCサービス

スマホの内線化を導入したい場合に、どのようなサービスを利用すれば良いのでしょうか?ここでは、スマホの内線化を支援する3つのFMCサービスをご紹介します。

内線ワンナンバー型

内線ワンナンバー型は、携帯電話事業者が提供しているFMCサービスです。携帯キャリアの回線を使用することで、全国で内線通話が可能になります。携帯端末の種類に制限がないのがポイント。音声通話ができる携帯電話であれば、内線として利用できます。

モバイルVoIP型

モバイルVoIPでは、Wi-Fiを利用して音声データのやり取りをします。スマートフォン向けSIP(インターネット上での電話の発着信を制御する仕組み)で使用できるアプリをインストールすれば内線化可能。そのため簡単・手軽さがメリットです。ただし企業の各拠点にSIPサーバーを設置する必要があり、利用できる場所が限定されます。

クラウドPBX型

クラウドPBX型とは、従来、内線化のためにオフィス内に設置されていたPBX(Private Branch eXchange:構内交換機)と呼ばれるハードウェアの機能をクラウド化したシステムです。クラウド上にPBXの機能があるため、Webブラウザやアプリ上で簡単に設定できるのがメリットです。


従来のPBX導入にあたっては、高額な初期費用の負担や保守・管理費用が継続的にかかっていたことや、電話回線数の増減の設定も自社では簡単にできなかったことを考えると、クラウドPBX型に切り替えることで大幅なコスト削減や業務効率化の実現につながります。

3.スマホの内線化のメリット・デメリット

スマホの内線化は、運用も簡単で便利なイメージです。ここでは、クラウドサービスを利用してスマホの内線化を検討する方なら知っておきたいメリットとデメリットを具体的にご紹介します。

スマホの内線化のメリット

従来のビジネスフォンと比較して、スマホの内線化にはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

社外でも会社電話を受信でき業務効率を図れる

社内のコミュニケーションが活発になるほか、社内外の連絡がスムーズになり、管理や教育も容易になるなど業務を効率的に行えるようになるのがメリットです。


スマートフォンの内線化により、どこにいてもスマートフォンで気軽に内線電話をかけて他の従業員と話せます。担当者の不在時でも、他の従業員が電話に出られる「ピックアップ」という機能も利用可能です。


顧客情報をクラウド上で一元管理できる機能がついていれば、取引先や顧客の連絡先をどこにいても確認できます。社内外の連絡がスムーズになるのに、スマホ内には連絡先情報の登録が不要です。そのため万が一、紛失・盗難などがあった場合にも、顧客情報が漏洩しません。


代表番号への発着信など外線電話でのやり取りを録音できる場合もあり、社外で行なった通話を確認できるので従業員の管理や教育をしやすくなります。

運用・通信コストを削減できる

スマホの内線化なら、従業員が所有するスマートフォンを業務に活用(BYOD)できます。従業員に携帯電話を貸与しないため、端末代や毎月の基本料や通話料金などにかかるコストを削減可能です。


従業員同士の連絡は、社内にいても外出中であっても内線通話が可能になります。そのため社内のコミュニケーションにかかる費用は無料。クラウドサービスの毎月のプラン利用料は発生しますが、通話料の大幅なコスト削減を実現できます。

専用設備が不要

従来のビジネスフォンなど通信設備をクラウド化することで、内線電話の利用に必要だった専用設備が不要になります。そのため初期費用や固定資産、設備の運用・保守にかかっていたコストも削減可能です。


しかもCloudなら設備工事も不要になるので、短期間で内線を利用できる環境を構築できます。工事業者の手配など、従来なら必要だった保守・管理業務も効率化できるため、事務所の移転時にもスピーディに対応可能。専用設備につきものだった配線もなくなり、オフィスのスペースを有効活用できます。

テレワークなど多様な働き方の環境構築に役立つ

働き方改革の一環として、また世界的な感染症対策としてテレワークの導入が進められており、会社番号にかかってくる電話への対応や社内コミュニケーションの方法は企業にとって大きな課題です。柔軟なコミュニケーション環境を構築できるスマホの内線化は、多様な働き方にも対応できるソリューションとして注目されています。

スマホの内線化のデメリット

スマホの内線化には、通信コストの削減や業務効率化というメリットがありますが、デメリットもあります。代表的なデメリットを知り、自社にとってメリットが上回るかどうか検討する材料にしてください。

サービスによっては市外局番が利用できない場合がある

利用するサービスによっては、今まで利用していた市外局番が使えなくなる可能性があります。市外局番が使えない場合には、050から始まる別の電話番号を取得することになり、取引先や顧客に周知する必要があるのはデメリットです。

通話の品質が安定しない場合がある

スマホの内線化では、利用するサービスや利用環境によって通話の品質が安定しない場合があります。「ノイズが気になる」「音声が途切れる」「相手の声が遅れて聞こえる」などのケースです。近年では、従来のビジネスフォンと同等の音声品質を期待できるサービスがほとんどですが、100%ではないことを知っておきましょう。

緊急ダイヤルが利用できない

IP回線を利用しているクラウドPBXでは、緊急ダイヤルの利用ができません。業務形態によっては、緊急時の対応ができない状況は業務遂行上の問題になることもあるでしょう。緊急時に110や119に発信できないことは、事前に知っておきたいポイントです。

セキュリティリスクがある

スマホを内線化すると、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まるのがデメリットです。電話やメール対応などの業務をスマートフォンでどこにいてもできることから、社外に顧客情報や営業機密などを持ち出すことが容易になります。


社員のプライベートな携帯端末を活用するBYODの場合、会社側が一括でセキュリティ対策を実施することが難しい状況です。スマホの内線化を進める際には、セキュリティ対策や従業員へのセキュリティ研修なども必要となります。

4.スマホ内線化で作業効率をアップしよう!

クラウドPBXには「UC機能(Unified Communication:ユニファイドコミュニケーション、統合されたコミュニケーション機能)」が付帯しており、作業効率をアップさせることが可能です。


UC機能では、業務に欠かせない次のようなツールが1つにまとめられています。

  • 電話
  • メール
  • チャット
  • 電話会議
  • web会議

利用するツールごとに切り替える必要がないのがポイントです。コミュニケーションロスの発生を防げるほか、ツールを切り替える手間も省けるため作業効率がアップします。


ただしスマホの内線化に付帯するUC機能を使わなくても、スマートフォンの一般的な機能でも十分に業務効率化や営業力・顧客対応力の強化は可能です。この機会にスマートフォンの全社員への貸与を検討されてはいかがでしょう。法人向けスマホには情報漏えいのリスクを回避するサービスもございますので、ぜひお問い合わせくださいませ。

5.スマホ内線化の導入時に気をつけるべきポイント

スマホ内線化を導入する際には、自社の業務形態に合わせることが大切です。固定電話が自社にとって最適な場合もあるからです。


キャリアの回線を利用するFMCにするのか、アプリをインストールするFMCにするのか、どちらが最適なのかは、会社の携帯電話の運用方針によります。一般的に会社支給の法人携帯を活用するならキャリア回線の利用、BYODならアプリをインストールする方法が適しています。


スマートフォンの全社活用のメリットなどの詳細は、お問い合わせいただければ弊社よりご説明させていただきます。

6.まとめ

今回は、通信コストの削減や業務効率化を期待できるスマホの内線化をご紹介しました。多様な働き方を実現する環境を構築できるとあって、近年注目されているソリューションです。


情報共有の正確さとスピードを向上させるなら、スマートフォンを法人携帯として導入する方法も検討してみましょう。法人向けスマホは、機種や機能は変わらないのに個人携帯よりも安価にご利用いただけます。業務内容にあった法人向けスマホの活用方法については、ぜひ弊社までお問い合わせくださいませ。

【参考】
ビジネスフォン(ビジネスホン)・オフィス電話機│NTT西日本
スマホ×内線(クラウドPBXサービス Arcstar Smart PBX)| NTTコミュニケーションズ
スマホ内線化システム|ワイズヴォイス
FMCソリューション│ソフトバンク
スマートフォンの内線化で得られるメリットとサービスを紹介|ソフトバンク
クラウドPBXとFMCサービスConnecTalk | ソフトバンク
携帯会社が「内線」を提供│日経クロステック(xTECH)
IP電話アプリとサーバーを連携│日経クロステック(xTECH)
【クラウドPBXとは?】クラウドPBXの仕組みやメリットを理解して、電話環境を改善しよう!│BIZTELブログ
FMCとは?仕組みと内線化の方法、タイプによる違いを解説│BIZTELブログ
スマホの内線化のメリット・デメリットを調査! | KOSネットワーク株式会社
スマホ内線化のメリット・デメリットを徹底解説!仕組みやおすすめ内線化の方法も|トラムシステム
クラウドPBXの比較11選。メリットや4つの目的別の選び方|アスピック
今ビジネスフォンのスマホ内線化が大注目のワケとは?仕組みや導入費用解説│office110
スマホが会社の電話になる!?テレワークに最適なスマホ内線化を解説!|法人携帯ドットコム
スマートフォン『全社活用』のメリットとは?│KDDI株式会社

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