会社宛にかかってきた電話に対して、営業活動での外出先やテレワーク中の自宅でも対応できることから、スマホの内線化が近年注目されています。スマホであっても、ビジネスフォンとも呼ばれる固定式オフィス電話機と同じように、内線や外線、転送機能といった機能をスマートフォンから利用可能なため、従来の機能を維持しつつ、コミュニケーションの柔軟性を高め、コスト削減および業務の効率化が可能です。
今回はスマホの内線化の概要やメリット・デメリット、作業の効率化や導入時の注意点および関連する費用について解説します。
スマホの内線化とは、インターネット回線を使って、スマホを会社で利用するビジネスフォン代わりとして使うことです。電話回線と異なりインターネット回線を使うため、スマホだけでなく、PCやタブレットといった多くの機器で使えます。内線化したスマホを使えば、ビジネスフォンと同様に保留や転送も行えます。
さらに、インターネット回線から電話回線を介すことにより、取引先やお客様との外線通話も可能です。通話の録音だけでなく、ビデオ通話やチャット機能といった豊富な機能が搭載された製品やサービスも多くあります。従来のビジネスフォンと最新のチャット・ビデオ会議機能を、スマホ1台で完結できてしまうのです。
スマホを内線化する方法は、以下3つです。
FMCとは「Fixed Mobile Convergence」の頭文字を取ったもので、固定電話と携帯電話を融合させたものです。一般的に、「FMCサービス」は携帯電話を内線化するサービスを意味しています。携帯電話の情報をFMCサーバーに登録し内線化させます。通信キャリアにより提供されているサービスであり、固定電話や携帯電話におけるキャリアを1社にまとめることが可能です。
しかし、複数のキャリアを同時に使うことはできませんので、個人で所有するスマホを持ち込んで使うBring Your Own Device(BYOD)には適しません。また、通話にかかる料金が定額のため、利用規模が大きい企業では、コストカットできる可能性が高いです。
ビジネスフォンとは、仕事の連絡をする際に利用される電話のことです。従来のビジネスフォンでは、オフィスの中に電話機を置き、内線や外線、または転送機能が使われていました。
その一方で、スマホの内線化を実施するとオフィスの中に限らず、インターネット回線を使うため、営業や出張で外出しオフィスにいない場合でも、ビジネスフォンの機能が使えます。
これまでのビジネスフォンでは、固定電話の回線網が使われていたため、スマホをビジネスフォンとして使うことは不可能でした。
しかし、インターネット回線を使うことにより、インターネットと接続できる場所であれば、場所に縛られることなくビジネスフォンを使用可能です。インターネット回線を使っていても、固定電話の回線網を中継させることで、これまでと同じように固定電話へ発着信も行えます。
固定電話番号アプリとは、クラウドPBXの1つであり、スマホだけで市外局番がついた固定電話番号が得られる新しい通信サービスのことです。番号ポータビリティにより、手持ちの電話番号がそのまま使えるサービスも存在し、以下のようなメリットが受けられます。
スマホから発信した場合でも、受信したディスプレイでは、固定電話番号表示となるため、法人として社会的な信頼を維持できるのも、ユーザーが年々増えている理由です。個人宅や自営業に限らず、テレワークを実施している中小企業または大手コールセンターでの導入事例もあります。
スマホ内線化を支援するFMCサービスは、以下3つです。
大手キャリアの提供するFMCサービスでは、キャリア回線を使い、日本国内であれば内線通話が可能です。専用の設備が不要であり、一般的に使用されているスマートフォンまたは携帯電話を端末として使えます。
しかし、固定回線をこれまで使用していない場合は、新たに増設が必要なこと、外線の場合は、携帯電話番号が相手に表示されてしまうことは、あらかじめ理解しておきましょう。オプション機能により固定電話番号が表示できるサービスもありますが、追加で費用がかかる場合があります。
モバイルVoIPでは、Wi-Fiを使って音声データでやり取りを行います。インターネットを使って電話の発着信を調整する仕組みである、スマートフォン向けSIP(スマホをαNXII等の内線端末として利用できるようになるアプリ)をインストールするだけで内線化できます。
そのため、簡単かつ手軽に行えるのがメリットです。
しかし、それぞれの企業拠点にSIPサーバーを置かなければならず、利用できる場所は限られてしまいます。
PBXとは「Private Branch Exchange」の略であり、企業内における電話交換機のことです。近年、スマートフォンに対応できるPBXが提供されたことで、スマホ内線化にも実装されました。インターネット回線がつながる場所ならどこでも導入でき、主装置や電話機の導入は不要なため、簡単に導入できるという理由から、クラウド型PBXへの注目が集まっています。クラウド型PBXを使うことにより、内線網の整備で初期費用を削減しながら、回線の追加が可能です。
スマホ内線化にかかる費用を以下4つに分け解説します。
どのようなサービスにおいても発生してしまうのが、社用端末を購入する費用です。内線化したい場合には、ある程度高い金額のスマホを購入しなければなりません。iPhone SEなどの安い端末を購入する場合、大手キャリアで法人契約購入を利用した場合は、約50,000円〜80,000円の費用がかかり、格安キャリアで契約する場合は約35,000円〜40,000円かかります。
レンタルする場合であれば、端末1つに対して月額10,000円〜20,000円程度であり、短期間で利用する場合であればレンタル、長期間利用する場合であれば購入がおすすめです。
また、社員が所有するスマホを業務で使うBYODの場合は無料となり、社員1人に対して数万円のコストが削減できます。
端末を購入する費用以外に、内線化サービスを利用するためには初期費用も発生します。IP-PBXでの初期費用は、小さい規模のオフィスで廉価版のサーバーを導入する場合は、10万円～15万円発生し、20名～30名の社員がいる規模の企業でハイスペック版のサーバーをリース契約する場合は30万円～120万円が費用相場です。
ハイスペック版のサーバーを購入するには、場合によっては数百万といった費用も発生する可能性があるため、コストをできるだけ抑えたい方は、購入よりもリース契約が適しています。
FMCサービスには、物理機器がないため、初期費用でかかる相場は1万円〜5万円です。納期も数日という短い期間のため、お客様窓口や電話網が突然必要になっても、安心して対応できます。FMCサービスにおける初期費用は、工事にかかる費用と基本料金です。
ただ、中にはできるだけ費用を抑えて内線化をしたい方もいるでしょう。そのような場合は、Dialpad Japan株式会社のサービスである「Dialpad」がおすすめです。Dialpadであれば、設置工事が必要なく、内線変更がクラウド上で簡単に行えるため、導入費用を抑えられます。料金プランも以下となりますので、ぜひ導入をご検討ください。
| Dialpad ライセンス料金※1 |
Dialpad Air 0AB-J（基本料）※2 |
通話料 |
|---|---|---|
| 1,000円/(税抜) ［1,100円(税込)］〜／ID |
500円/番号※3 | 従量課金 |
※1 Dialpadライセンスには、1ライセンスあたり050番号が1番号含まれます。
※2 クラウド構成で0AB-J番号を利用するための費用となります。
※3 別途ユニバーサルサービス料、及び電話リレーサービス料が発生いたします。
ビジネスフォンからIP-PBXまたはクラウドPBXに変更する場合は、社内に設置されている固定電話機も、同様にIP電話機に変更しなければなりません。IP電話機における相場は、中古の電話機も含め10,000〜50,000円前後です。
しかし、スマホ内線化ができれば、オフィスに置く電話機の数が減らせます。会議室に必ず1台設置されていた電話機などを取り外し、新たに購入するIP電話機を削減することで、変更する置型電話機の台数を減らせます。
インターネット回線を使うためには、セキュリティ対策も十分に行う必要があります。費用相場は、モバイルデバイス管理ツールであれば1端末300〜1,000円、DDos(※)攻撃対策ツールであれば50,000円〜200,000円です。
セキュリティチームを設置し、紛失やデータ流出などの対策を検討しましょう。とくにBYODを使用している場合は、プライベートでもスマホを持ち歩くため、盗難や紛失のリスクが高く、しっかりとセキュリティ対策をする必要があります。
(※)DDosとは、Webサイトやサーバーに対して多数のシステムから一斉にアクセスなどのトラフィックを送りつける攻撃方法の1つ。
スマホ内線化の運用にかかる費用相場を、それぞれ解説します。
クラウドPBXを利用する場合、月額でかかる料金は1回線につき2,000円〜3,000円と安い価格設定です。
しかし、オプションによる通話自動録音や自動音声応答装置のIVRを導入したい場合は、追加で費用がかかります。
クラウドPBXのオプションでかかる費用には、以下のようなものがあります。
内線化でかかる費用は、上記のオプション費用も合計した料金になることを理解しましょう。FMCサービスでは、1回線ごとにかかる基本料金の3,000～4,000円と、追加したオプションサービス料金から構成されています。
オンプレミス型IP-PBXを利用する場合は、初期費用が電話機1台あたり15,000円〜20,000円、PBXと専用サーバーで数百万円程度かかりますが、月額料金が必要ないため、長期間使えば、その分だけコストパフォーマンスが上がるのがメリットです。
(※)ウィスパリングとは、オペレーターと顧客の通話を第三者（トレーナーなど）が聞きながら、オペレーターに対してだけ指示やアドバイスを耳打ちできる機能のこと。
スマホ内線化により、内線通話料は費用がかかりませんが、外線に対しては従来通り通話料が発生します。
しかし、クラウドPBXであれば外線通話料を減らせます。さまざまなサービスで外線通話料がどこでも3分あたり8円(税抜)に設定され、距離で料金が変わることもありません。
さらに、海外に向けて発信する場合の通話料金も安く、日本国外に拠点がある企業でも安心して使えます。
スマホ内線化は、どのような導入方式であってもインターネット回線を使うため、一般的にインターネットの利用量が平均で250MB〜300MB程度増加します。インターネットの利用料金を少しでも抑えたい場合は、少しでも安い法人用インターネット回線を利用しましょう。
データ容量の制限を超えた場合、通信速度が低下してしまうため、使える容量が少ないプランを選ぶ場合は注意が必要です。
スマホを内線化することで得られるメリットは、以下6つです。
スマホを内線化することで、外出先からでも会社の番号で発着信が可能なため、取引先や顧客に対し迅速な対応が可能です。これまでのビジネスフォンの場合、顧客や取引先に電話をかけているスマホの番号でしか、電話ができませんでした。
そのため、かかってきた相手にマイナスな印象を与えてしまうほか、電話をかけた従業員のプライベート情報が知られてしまう問題がありました。しかし、スマホの内線化をすることで会社の番号での発着信が可能なため、このような問題を解消することが可能です。
社員が所有しているスマホを、内線電話で使えるようになれば、ビジネスフォンを準備する必要がありません。
また、社内通話がすべて内線化されることで、通話料を安くできるメリットがあります。内線を経由した電話は会社に請求され、その他で発生している料金は個人が負担するように自動で計算されるので、業務で利用した分の金額を社員が負担してしまうような問題は起こりません。
社員にビジネスフォンを渡している場合や、業務で携帯電話を利用する通話が多い場合は、運用や通信にかかるコストの大幅な削減が期待できます。
スマホの内線化により、これまでオフィスに設置していた固定電話を撤去できます。スマホが固定電話の役割を兼ねるため、固定電話は必要ありません。固定電話を設置する費用や、設置する場所を確保する必要がないため、オフィスをスッキリさせられます。
また、オフィスが移動となった場合でも、固定電話がなくなることで手間や費用を削減することが可能です。
ハードウェアを社内に設置するタイプのPBXであれば、電話線またはLANの許容範囲に限り使えますが、クラウドPBXであれば離れた場所に拠点がある電話機や、屋外でスマートフォンを使う場合も内線電話として使えるため非常に便利です。
インターネットに接続できる環境であれば、国内外に関係なくどこからでも同じシステムが使えるため、テレワークなどでも使えます。
ビデオ会議やチャットなどの業務ツールをまとめたUC（ユニティファイドコミュニケーション）機能が使えるのもスマホ内線化のメリットです。スマホ内線化サービスであるクラウドPBXについている機能であり、複数のコミュニケーション手段が活かせます。
スマホを内線化することで、災害発生時におけるBCP対策にも効果的です。BCP対策とは、災害や大規模なシステム障害、パンデミック、サイバー攻撃など、予期せぬ事態が発生した場合に、事業活動を継続するための計画や手順を整えることです。固定電話やビジネスフォンの場合、停電や災害といった問題が発生し会社が影響を受けた場合には、壊れてしまう可能性があります。
そのような場合、電話帳など業務を行う上で大切なデータも消えてしまう場合があります。
しかし、スマホを内線化させることで、電話帳を始めとするその他のデータをクラウド上に保存できるため、災害時や緊急時においても利用可能です。
また、災害時にはモバイル回線で連絡し合う人が多くなるため、電話がつながらないことも考えられますが、そのような時でも、スマホから会社に社内の光回線で内線連絡することでつながりやすくできます。
スマホを内線化するデメリットは、以下5つです。
利用するサービス次第では、これまで使っていた市外局番が使用できなくなる場合があります。市外局番が使用できない場合には、050で開始される別の電話番号を取得しなければならず、取引先や顧客に知らせる手間がかかります。
スマホは固定電話と違い、モバイル回線やWi-Fiを使って通話するため、音声品質が回線状況の影響を大きく受けます。社内で使う場合は、Wi-Fiを使っている場合が多いです。Wi-Fiにおいては、電波の強度のみでなく、使っている場所から回線との間に設置されているネットワーク機器や配線が音声品質に影響します。
そのため、スマホを内線化する場合は導入費用だけでなく、社内のネットワークを見直すことに費用が発生する場合もあります。サービスによってはお試し期間などが使える場合もありますので、あらかじめ社内で音声品質を確認しておくことが大切です。
IP回線を使うクラウドPBXの場合、緊急ダイヤルが使えません。業務形態次第では、緊急時に対応不可能な状況は、業務を行う上で大きな問題になる場合も多いです。そのため、緊急時に110や119にかけられないことを理解しておきましょう。
スマホ内線化は、従来社内の回線でできていた通信を、外部の回線を使って行います。当然のことではありますが、社内で内線が完結できるサービスと比べると、セキュリティリスクが高いです。
そのため、電話を受け取る可能性があるスマートフォンそれぞれでセキュリティ対策が必要になります。
スマホを内線化して使うと、データ通信が生じるため、外線や内線通話をする場合に、データ通信料がかかります。
そのため、それぞれのスタッフが携帯電話で契約しているプラン次第では、パケット通信により速度制限になってしまう可能性もあります。
このような事態が発生すると従業員満足度が下がってしまう可能性もあるため、しっかりとルールを決めてから運用を始めましょう。
スマホ内線化を導入する場合は、自社の業務形態に適した方法で導入することが大切です。理由は、部署間の連絡を社内でのみ行うような場合は、固定電話の方が適している可能性もあるからです。
キャリアの回線を使ったFMCが良いのか、アプリを使ったFMCが良いのかなど、どちらの方法が自社に適しているのかは、どのように運用したいかで変わってきます。
一般的に会社で支給される法人携帯を使う場合は、キャリア回線の利用が適しているでしょう。
また、BYODならアプリをインストールする方法が適しています。
スマホを内線化したいと思われている方は、「法人携帯テレニシ.biz」での導入もぜひご検討ください。以下に強みを3つ記載します。
法人携帯の導入が初めての方や、他サービスから乗り換えを希望している方々に対して、導入の状況や台数によって、最も適したプランを提案することが可能です。通話をメインで利用したい方や、それ以外のメールやネットも使いたい方など、自社が利用する場合の利用シーンや業務内容に適したプランを選べます。
「法人携帯テレニシ.biz」は、ソフトバンク100%子会社であり、日本国内の約100店舗でソフトバンクショップを運営している専売代理店のテレニシ株式会社が運営しているサイトです。
そのため、ソフトバンク専売店の強みを持っており安心して利用できます。
24時間受付でオンライン商談が可能であり、見積もりも無料で行なえます。見積もりは最短で即日対応が可能なため、1日でも早く使用したい方にもおすすめです。
今回は、スマホの内線化の概要やメリット・デメリット、作業の効率化や導入時の注意点について解説してきました。スマホを内線化する方法にはFMCサービスを利用する方法やビジネスフォンを利用する方法などがあります。
スマホの内線化には、さまざまな費用が発生しますが、その分メリットも多くあります。しかし、一方でデメリットも存在するため、デメリットを考慮した上で判断することも重要です。スマホを内線化する上では、自社の業務内容に適したサービスを導入することが、費用対効果を上げるポイントになります。
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