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従業員が営業活動をしやすいように社有車を保有している企業にとって、重要視される業務が「車両管理」です。重要な資産である従業員と車両を守るためには欠かせない業務といえるでしょう。とはいえ車両は管理者の目が届きにくい社外で使われるため、管理は簡単ではありません。
自社の従業員が社用車を運転中に交通事故が発生した場合、会社の社会的な信用を落とすことになります。そこで事故発生時の適切な対応や事故を未然に防ぐためにも、日頃から管理者等による車両管理の徹底が求められるわけです。
本記事では、車両管理業務にまつわる基礎知識を初めての方に向けて分かりやすくご紹介します。
車両管理とは、企業・組織が保有する社有車やリース契約などのレンタル車両、トラックなどを管理する業務全般のことです。営業活動や役員などの送迎のために利用している車両も対象となります。
目が届きにくい社外を走行する車両がどのような状況にあるのか、管理者は日頃から確認する必要があるのです。車両管理業務は多岐にわたり、主に次のような項目を含みます。
ここでは、車両管理が必要とされる4つの理由について見ていきましょう。
車両管理を行う大きな目的は、企業の資産である社員や保有している車両を守るほか、スムーズに業務を遂行することで企業活動を守ることです。事故が発生すれば、企業は経済的あるいは社会的信用にダメージを受けます。
たとえば、車両管理と社員への指導・監督を徹底していなかったと見なされると、使用者である企業も事故の責任を問われるでしょう。社用車が関係する交通事故が与える企業への損害・影響は大きいため、車両管理を徹底し、運転者に安全運転を心がけるよう指導する必要があります。
訪問介護や送迎、自社製品の配送や顧客訪問などで社用車は利用されており、車両は常に流動的です。車両の利用状況や運転者の行動すべてを正確に把握することは、困難を極めます。
困難だからといっておざなりにしていると、管理不足により重大な事故が発生するかもしれません。運転者の安全を守り事故を未然に防止するためにも、車両管理は不可欠なものだといえます。
車両管理をリスクマネジメントと位置付ければ、リスク回避への対策が可能です。実際に、社用車が関連した事故が発生すると、円滑な業務遂行に支障をきたすことがあります。このように、交通事故を起因とする業務停止が引き起こす損害も少なくありません。
またリスク回避は、コスト最適化の観点からも重要です。事故につながりそうな原因や要因を見つけ適切な改善策を打てば、安全運転につながり保険料の支払いなどのコスト削減を実現できます。
社用車がからんだ交通事故が発生すると、運転者本人だけでなく使用者である企業も損害賠償責任を負うので注意が必要です。民法第715条「使用者等の責任」にもとづき、企業も損害賠償責任を問われます。
一方で、下記のとおり記載されていることにも注目しましょう。
ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。
つまり車両管理業務を通じて、日頃から運転者への教育を徹底しているケースは例外となる可能性があります。法的責任を負うリスクを回避するためにも、車両管理を徹底して安全運転への社員の意識を向上させる必要があるのです。
ここでは、車両管理業務をする上で大事な3つのポイントについてご紹介します。
道路交通法第74条の3において、次のような事業所は安全運転管理者を選任する義務があると規定されています。
また安全運転管理者の資格要件は、道路交通法施行規則第9条の8において規定されているので、チェックしてみるといいでしょう。なお安全運転管理者等の選任（解任）や変更があった際は、選任（解任）日から15日以内に自動車の使用本拠地を管轄する警察署を通じて、公安委員会に届け出る必要があります。
自社の「車両管理規程」を作成しよう。車両管理規程作成時には下記の項目を含め、実際に運用可能な内容にすることが大切です。
車両を適切に管理するためにも、責任の所在を明確にしましょう。管理部門および車両管理責任者などを決める必要があります。
一般的には、車両にまつわる情報は後述する車両管理台帳を作成して、総務部や管理部門が管理することが多いです。車両の利用状況に関しては、実際に運転する営業やサービス部門あるいは営業企画などが管理しているケースが多いでしょう。
ここでは、車両管理にあたり安全運転管理者が行う代表的な業務3つをご紹介します。
安全運転管理者は、車両の運転者の適正や知識・技能のレベルを把握するほか、運転中に道路交通法を遵守しているか確認する必要があります。
運転者の情報のうち主に管理すべき内容は、次のとおりです。
なお運賃を受け取り貨物や旅客を運送する営業車の運行管理では、運転者台帳 の作成と営業所への備え付けが法令で定められています。
より高度な動態管理を行うためには、GPSを搭載した機器などを車両に取り付け、位置情報をリアルタイムで把握するのがおすすめです。運転日報から車両の稼働状況もできますが、危険運転の記録まではできません。
そこで効率的に課題や改善点を洗い出せる車両管理システムを導入し、動態管理に活用するといいでしょう。導入すれば、万が一、事故やトラブルが発生したときも安全運転管理者は迅速に対応できます。
また走行軌跡をデータ化してルートの効率化に活かしたり、運転手の法令遵守状況を可視化した走行データを安全指導に活かしたりも可能です。
車両管理システムの車載器には次のようなタイプがありますので、参考にしてください。
上記とは別に、システムの選び方として既存のデバイスを有効活用する方法もおすすめです。弊社では、手持ちのスマホにインストールすれば車両管理が可能になる「AI-Contact」という管理アプリをご提供しています。既存のデバイスを活用できるため、新たな車載器の購入は不要です。そのため初期費用は無料ですので、詳細についてぜひお問い合わせくださいませ。
車両管理台帳とは、下記で示した情報をまとめた台帳です。
車両管理台帳を作成するには、エクセルあるいは車両管理システムを使うといった2つの方法があります。それぞれの方法のメリットとデメリットは次のとおりです。
左右にスライドすると表を見ることができます
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| エクセル |
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| 車両管理 システム |
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もともと緑ナンバー 事業者を対象に、乗務前後の点呼時に運行管理者によるアルコールチェックが義務付けられていました。さらに2022年4月からは、改正道路交通法にて「安全運転管理者選任事業所」として規定されている企業や団体（白ナンバー事業所）もアルコールチェック義務化の対象となっています。
そのため車両管理業務の負担増に直面している安全運転管理者も多いでしょう。そこで負担軽減のためにも、クラウド型の「ホワイト安全キーパー」がおすすめです。
アルコールチェック結果の自動保存機能が搭載されている点が、ホワイト安全キーパーの大きな特徴です。これにより管理簿作成の手作業や紙での管理が不要になるほか、クラウドの特性を活かして、いつでもどこでも確認・自動作成できるので監査の際にもスムーズに対応できます。
またスマートフォン連動型のアルコール検知器を使用すれば、運転者の直行直帰ニーズにも応えられるようになる点も見逃せません。14日間の無料トライアルもご用意していますので、資料請求などのお問い合わせをお待ちしております。
アルコールチェック義務化にともない、車両管理業務の負担が増えています。事故削減のために車両管理を強化しつつ、業務効率化と負担の軽減を実現できる方法が車両管理システムや管理アプリの導入です。
この機会に危険運転の防止に役立つ「AI-Contact」や「ホワイト安全キーパー」の導入について検討されてはいかがでしょう。
【出典】
民法（明治二十九年法律第八十九号）｜e-GOV(参照2023-03-07)
安全運転管理者制度｜千葉県警察(参照2023-03-07)
安全運転管理者等の届け出手続きについて｜千葉県警察(参照2023-03-07)
令和4年度安全運転管理者等講習について｜警察庁(参照2023-03-07)
関連情報
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2023年12月1日、白ナンバー事業者のアルコール検知器使用義務化が決定。これから義務化対応を進める方向けにリスクと法改正、アルコール検知器の選び方を解説。
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