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車両管理は、企業や組織が所有する社有車もしくはレンタル車両などの管理業務です。しかし、実際は管理者が管理しにくい場所で車両が使用されることがほとんどであり、事故などを起こしてしまった場合は迅速で最善な対応が必要となります。
社員の安全、そしてリスク軽減のためにも日頃から車両管理が大切です。しかし、車両管理はどのような業務を行うのか、何が必要なのか、何に注意すべきかなど不明な点もあるでしょう。
そこで今回は、車両管理が初めての人に向けて車両管理業務の内容や必要な理由、ポイントなどをご紹介します。
車両管理とは、企業・組織が保有する社有車やリース契約などのレンタル車両、トラックなどを管理する業務全般のことです。営業活動や役員などの送迎のために利用している車両も対象となります。
目が届きにくい社外を走行する車両がどのような状況にあるのか、管理者は日頃から確認する必要があるのです。車両管理業務は多岐にわたり、主に次のような項目を含みます。
ここでは、車両管理が必要とされる4つの理由について見ていきましょう。
車両管理を行う大きな目的は、企業の資産である社員や保有している車両を守るほか、スムーズに業務を遂行することで企業活動を守ることです。事故が発生すれば、企業は経済的あるいは社会的信用にダメージを受けます。
たとえば、車両管理と社員への指導・監督を徹底していなかったと見なされると、使用者である企業も事故の責任を問われるでしょう。社用車が関係する交通事故が与える企業への損害・影響は大きいため、車両管理を徹底し、運転者に安全運転を心がけるよう指導する必要があります。
訪問介護や送迎、自社製品の配送や顧客訪問などで社用車は利用されており、車両は常に流動的です。車両の利用状況や運転者の行動すべてを正確に把握することは、困難を極めます。
困難だからといっておざなりにしていると、管理不足により重大な事故が発生するかもしれません。運転者の安全を守り事故を未然に防止するためにも、車両管理は不可欠なものだといえます。
社用車の事故防止方法については以下の記事でも解説していますので、参考にしてみてください。
車両管理をリスクマネジメントと位置付ければ、リスク回避への対策が可能です。実際に、社用車が関連した事故が発生すると、円滑な業務遂行に支障をきたすことがあります。このように、交通事故を起因とする業務停止が引き起こす損害も少なくありません。
またリスク回避は、コスト最適化の観点からも重要です。事故につながりそうな原因や要因を見つけ適切な改善策を打てば、安全運転につながり保険料の支払いなどのコスト削減を実現できます。
社用車がからんだ交通事故が発生すると、運転者本人だけでなく使用者である企業も損害賠償責任を負うので注意が必要です。民法第715条「使用者等の責任」にもとづき、企業も損害賠償責任を問われます。
一方で、下記のとおり記載されていることにも注目しましょう。
ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。
つまり車両管理業務を通じて、日頃から運転者への教育を徹底しているケースは例外となる可能性があります。法的責任を負うリスクを回避するためにも、車両管理を徹底して安全運転への社員の意識を向上させる必要があるのです。
ここでは、車両管理業務をする上で大事な3つのポイントについてご紹介します。
道路交通法第74条の3において、次のような事業所は安全運転管理者を選任する義務があると規定されています。
また安全運転管理者の資格要件は、道路交通法施行規則第9条の8において規定されているので、チェックしてみるといいでしょう。なお安全運転管理者等の選任（解任）や変更があった際は、選任（解任）日から15日以内に自動車の使用本拠地を管轄する警察署を通じて、公安委員会に届け出る必要があります。
安全運転管理者の選任基準などについては以下の記事で解説していますので、参考にしてみてください。
まずは自社の「車両管理規程」を作成しましょう。車両管理規程作成時には下記の項目を含め、実際に運用可能な内容にすることが大切です。
車両を適切に管理するためにも、責任の所在を明確にしましょう。管理部門および車両管理責任者などを決める必要があります。
一般的には、車両にまつわる情報は後述する車両管理台帳を作成して、総務部や管理部門が管理することが多いです。車両の利用状況に関しては、実際に運転する営業やサービス部門あるいは営業企画などが管理しているケースが多いでしょう。
ここでは、車両管理にあたり安全運転管理者が行う代表的な業務3つをご紹介します。
安全運転管理者は、車両の運転者の適正や知識・技能のレベルを把握するほか、運転中に道路交通法を遵守しているか確認する必要があります。
運転者の情報のうち主に管理すべき内容は、次のとおりです。
なお運賃を受け取り貨物や旅客を運送する営業車の運行管理では、運転者台帳 の作成と営業所への備え付けが法令で定められています。
より高度な動態管理を行うためには、GPSを搭載した機器などを車両に取り付け、位置情報をリアルタイムで把握するのがおすすめです。運転日報から車両の稼働状況もできますが、危険運転の記録まではできません。
そこで効率的に課題や改善点を洗い出せる車両管理システムを導入し、動態管理に活用するといいでしょう。導入すれば、万が一、事故やトラブルが発生したときも安全運転管理者は迅速に対応できます。
また走行軌跡をデータ化してルートの効率化に活かしたり、運転手の法令遵守状況を可視化した走行データを安全指導に活かしたりも可能です。
車両管理システムの車載器には次のようなタイプがありますので、参考にしてください。
車両管理台帳とは、下記で示した情報をまとめた台帳です。
車両管理台帳を作成するには、エクセルあるいは車両管理システムを使うといった2つの方法があります。それぞれの方法のメリットとデメリットは次のとおりです。
左右にスライドすると表を見ることができます
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| エクセル |
|
|
| 車両管理 システム |
|
|
車両を保有する企業は、車両管理業務を行う必要があります。車両管理業務は、車両や運転者の安全を守るだけでなく、経費の適切な管理やコスト削減、業務の効率化にも繋がる重要な業務です。具体的には、車両本体の情報や車検・整備情報、使用状況、ガソリン代、修理費などを管理します。これにより、経費の正確な把握や節約、資産の最適な運用が可能となります。
しかし、業務内容が広範囲に及んでしまう可能性が高く、管理コストが大きくなる可能性があります。そこで便利なのが、車両管理システムです。ここでは、車両管理システムで車両管理台帳を作成するメリットをご紹介します。
車両管理業務をデジタル化することで、車両やドライバーの状態を可視化できます。車両管理の主な業務には車両の日常的な点検、定期点検・車検の時期管理、メンテナンス、運行管理などがあります。
また、車を運転するドライバーの日々の健康状態の把握、勤務管理、超過勤務防止、休憩指導なども含まれるため、管理内容が多くなってしまうでしょう。これらすべてを管理する場合、業務が複雑になる可能性があり、管理漏れが発生するケースも考えられます。
しかし、車両管理システムを導入すれば、車両すべての位置情報をリアルタイムで把握することが可能になります。例えば、GPS機能によって車両の現在地を瞬時に確認できるため、運行ルートの最適化や配送時間の短縮が可能です。
また、車両管理システムは車両の点検時期を自動で通知し、スケジュール管理を容易にします。さらに、危険運転検知機能によって急加速や急ブレーキといったリスクの高い運転行為を監視し、安全運転を促進することも可能です。このように、車両の運行状況や点検時期を一元管理することで、管理業務が簡素化され、業務の効率化が実現します。
さらに、ドライバーからの自己申告に頼ることなく、運転状況をデータとして把握できるため、管理業務の正確性も向上します。
システムの導入で業務管理がしやすくなり、結果的に業務全体の効率化が実現できるのです。運転日報が搭載されている場合は、ドライバー自身の業務負担を少なくできるだけでなく、運転に集中しやすい環境に変わります。
車両に関係するコストは、人件費、管理費、燃料費が主になります。そのため、業務で使用している車両が増えればその分コストもかかるということです。
コストを削減するためには、車両の稼働状況を把握し、適切な保有台数を正確に把握することが大切です。把握することで車両の点検、整備漏れなどがなくなり、修理に関するコストも削減できるでしょう。
デジタル化によって稼働中の車両の状況を可視化でき、走行距離や時間による燃料計算もしやすくなります。客観的なデータの表示によって、エコドライブへの意識向上も高めることが可能です。
運転日報と同時に走行記録を行えば、ドライバーの残業代の削減も期待できるでしょう。
デジタル化によって、ドライバーの位置をリアルタイムで把握することも可能です。デジタル化すれば運転中のドライバーに電話で状況確認を取る必要もないので、ドライバーは運転に集中できます。
車両管理システムの画面から、車両の位置や利用状況などが把握できます。このデータを元に車両管理システムの画面から、交通状況や配送にかかる時間を知ることができるだけでなく、配送時間短縮ル―トの再設定や変更なども臨機応変に対応しやすいです。
複数のドライバーへ連絡し、誰が適しているか、誰なら変更可能かなどを何度も連絡する必要がなく、その場で最適な指示が出せるので生産性も向上します。
急な依頼やトラブルが生じた場合、起こった状況に対していかに早く対応できるかが、顧客や取引先からの信頼にも関係してきます。信頼を得るだけでなく、できる限りサービスの質を高めたい場合にも、車両管理業務のデジタル化は重要です。
取引先から「今どこにいるか」「何時ごろ到着予定か」などの問い合わせがあった場合、今まではドライバーに連絡してから取引先に折り返す仕組みでした。しかし車両管理システムを導入した場合は、ドライバーの位置をGPS情報で把握し、すぐに取引先からの連絡に答えられるので、回答待ちになったり、折り返し連絡したりする手間がありません。
訪問先、目的地への最適なルート検出も可能になれば、業務効率化が可能となり生産性も向上できます。急な変更にも対応しやすくなるので、より品質のよいサービスが提供できるでしょう。
車両管理業務のデジタル化で、事故防止や安全運転指導も可能です。ハインリッヒの法則で重大事故の裏にはヒヤリハットを把握することが重要とされています。
これは、ドラレコでも同じではないかと考えられがちですが、車両管理システムを導入することで安全運転に向けた仕組みを構築することが可能です。例えば、GPSでの場所特定、速度センサーを搭載したIoTデバイス、危険運転を感知したら管理者に通知など、ドライバーの運転状況をデータ化できます。
このデータを元に、どのドライバーがどのような運転をしているのか、どのような運転の癖があるかなどを可視化し、それぞれの運転技術の再確認と同時に安全運転指導が可能です。ドライバーへの直接的な指導によって安全運転を意識する習慣が身に付きます。
車両管理業務のデジタル化は、社内の労働環境の見直しや改善にも活用できます。取得した位置情報、走行記録を管理することで、できるだけ無駄を生まない効率的な配送、送迎などの業務が可能です。
データ化を用いれば、事務処理にかかっていた時間も短縮でき、作業効率が高まるため、その分早く帰社することも可能となるでしょう。ワークライフバランスの充実は、心の健康を維持するとともにさらなる業務効率のアップも期待できます。
車両管理システムのデジタル化によって、さまざまなメリットがあることがわかりました。しかし、メリットが得られる車両管理システムを選ばなければ作業効率はアップしません。
ここでは、車両管理システムを選ぶ際のポイントについてご紹介します。
車両管理システムを選ぶ際には、自社の課題となっている部分が解消できるかどうかをチェックしてみましょう。取り入れたい企業の業種や目的によって重視したい機能や課題は異なります。
もちろん、多機能の車両管理システムを導入すれば利便性が高まりますが、それでは意味がありません。むやみに多機能を選ぶのではなく、課題を明確にしてから解決できる機能を備えたものを見極めるのがポイントです。
例えば、安全運転の強化や交通事故防止を目的としているなら、運転機能や安全管理に関する内容や充実したシステムが向いているでしょう。将来的なコスト削減や収益の向上を実現したいなら、車両の稼働率や台数の見直しができる機能が適しています。
現在の課題と長期的な課題を含めて解決できるものを選びましょう。
車両管理システムの導入時には、車両管理に必要な機能が揃っているかもポイントです。車両点検、整備などの記録ができるか、車検日を把握できるか、保険の加入状況がわかるかなど、車両管理に必要な項目が含まれていて、これらの情報がすぐ見られるかも大切です。
操作性はできるだけ簡単で見やすいものを選ぶためにも、導入の前に確認しておくと安心でしょう。
車両管理システムの導入しやすさについても、事前に確認しておくと安心です。このようなシステムの導入で一気に利便性は向上しますが、導入がしやすくなければ取り入れにくくなり、「前の方がよかった」と感じやすくなります。
例えば、車両管理システムには主に3種類のデバイスがあります。SIMカードが搭載された差し込み口を使うタイプや、車両に装着されているシガーソケットを使うタイプ、スマホやタブレットにアプリをインストールするタイプなどがあります。
車両管理システムを使う人が導入しやすいと感じなければ、活用しきれずに無駄になってしまうでしょう。導入のしやすさは重視したい機能で変わることもあるので複数の比較が大切です。
そこでおすすめしたいのが、弊社の「ホワイト安全キーパー」です。白ナンバー事業者からの声で誕生した飲酒検査クラウド管理システムで、IT技術を用いてアルコールチェック・運転日報の作成・車両管理が簡単に行えます。誰もが使えるシンプルで簡単な管理画面に加えて、スマホ連動型なので使いやすさもあります。使いやすさとシンプルさが導入しやすいでしょう。
導入時には利便性があるように感じたものの、実際に使用したら使いにくかった場合、思ったような向上や成果を感じにくくなります。そのため、導入後の使いやすさを感じられる車両管理システムを選ぶのが重要です。
とくに機能面で使いにくさを感じると、入力ミスなどの事態が起こりかねません。誰もがわかりやすく、使いやすいという点に注目して選ぶ必要があります。
パソコンでもスマホでも入力できる、情報はクラウド上で管理保存できる、運転者のニーズに幅広く対応できる、アルコール検知器があるなど、どのような環境でも対応できてメイン機能が充実しているかを確認してみましょう。
せっかく車両管理システムを導入したものの、導入コストやランニングコストが高すぎては維持が難しいです。とくにコスト削減を目的にしている場合は、導入コストやランニングコストが妥当か判断する必要があります。
車両管理システムの料金形態は、月額固定制と従量課金制に分けられます。月額固定制は、端末金額に加えて、月額料金がかかります。従量課金制は初期費用と単価、人数で料金が変わります。
利用する人数などに合わせて導入コストやランニングコストがお得になるものを見極めてから使用してください。
車両管理システムでは、セキュリティ対策についても確認する必要があります。セキュリティ対策が甘い場合、これまでの情報が外部に漏れてしまう可能性も考えられます。
情報セキュリティ対策が万全なものを選びたいなら、国際標準規格の認証がされている製品がおすすめです。
「ホワイト安全キーパー」を開発したテレニシ株式会社は、情報セキュリティマネジメントに対する運用、管理などの体制構築に厳しく取り組んでいます。
国際標準規格となるISO/IEC27001認証を取得しており、情報に関しての管理責任を果たしてサービスの強化に努めています。そのため、法令順守（コンプライアンス）に則り安心して利用できるでしょう。
2022年4月に改正された道路交通法により、一定台数以上の白ナンバー車を所有している企業は、アルコールチェックが義務とされています。さらに2023年12月からはアルコール検知器を用いたチェックが必要であり、その記録に関しては1年間の保存期間が設けられています。
これは、道路交通法施行規則の第九条に記載されている内容であり、今では必須となる内容です。この機能が備わっているものを選ぶとデータを正しく保存できます。
アルコールチェックでは、確認者名、運転者名のほかに確認日時、確認方法、アルコール検知器での使用記録、対面でない場合はビデオ通話記録など詳細な確認情報を記録します。
そんなアルコールチェックですが、車両管理業務の負担増に直面している安全運転管理者も多いでしょう。
負担軽減のためにも、アルコールチェック機能が搭載されているシステムがおすすめです。
そこでおすすめしたいのが、弊社の「ホワイト安全キーパー」です。
アルコールチェック結果のクラウド自動保存機能が搭載されている点が、「ホワイト安全キーパー」の大きな特徴です。これにより管理簿作成の手作業や紙での管理が不要になるほか、クラウドの特性を活かして、いつでもどこでも確認・自動作成できるので監査の際にもスムーズに対応できます。
またスマートフォン連動型のアルコール検知器を使用すれば、運転者の直行直帰ニーズにも応えられるようになる点も見逃せません。21日間の無料トライアルもご用意していますので、資料請求などのお問い合わせをお待ちしております。
車両予約機能とは、車両に関する情報の管理、運行記録、配車管理を中心に行います。車両予約機能により、現在稼働している車両がどれくらいあるか、予約されている車両は全体のどれくらいかを簡単に把握することが可能です。稼働状況の把握により、メンテナンスや整備、修繕などの計画が立てやすくなります。
また、予約機能により予約者や状況を一目で確認でき、予約したドライバーの走行がリアルタイムで反映されます。車両の利用連絡や調整などで時間がかかっている場合でも、車両予約機能で効率化が可能です。
弊社の「ホワイト安全キーパー」には車両予約機能も搭載されています。
利用可能な車両をブラウザから簡単に予約可能です。予約情報をもとに、乗車前には検査催促メールが、予約時間後に検査未実施の場合にはアラートメールが自動送信されるため、万が一の検査漏れを防止できます。
アルコールチェック義務化にともない、車両管理業務の負担が増えています。事故削減のために車両管理を強化しつつ、業務効率化と負担の軽減を実現できる方法が車両管理システムや管理アプリの導入です。
この機会に危険運転の防止に役立つ「ホワイト安全キーパー」の導入について検討されてはいかがでしょうか。
【出典】
安全運転管理者制度の概要｜警察庁(参照2024-05-24)
道路交通法施行規則（昭和三十五年総理府令第六十号）｜e-Gov法令検索(参照2024-05-24)
安全運転管理者の業務の拡充等｜警察庁(参照2024-05-24)
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