運転日報とは？初めてでもわかる、運転日報の業務フローを解説！｜ホワイト安全キーパー

運転日報とは

運転日報とは、業務で自動車を使用した場合に運転者の氏名、乗務開始・終了地点や日時、走行距離などを記録する日誌のことです。とくに「トラックによる運送など一般貨物自動車運送事業を営む企業」と「業務における使用車両が一定台数を超える企業」については、法律で運転日報の作成・保管が義務付けられています。

ここでは、運転日報がどのように法律で規定されているのか見ていきましょう。

運送業を営む企業の場合

貨物運送業を営む企業では「貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条」により、運転日報の記録と保存が義務付けられています。

運送業では、事業用自動車の安全運行を管理する「運行管理者」の設置が義務付けられています。一定数以上の車両を保有する営業所ごとに、車両台数に応じた人数を選任しなければなりません。この運行管理者の業務の1つが「乗務記録の管理」です。

乗務記録の管理は、トラックドライバーの乗務状況を正しく把握し確認することを目的として行われます。日々の安全運行の確保や運行管理上の資料として活用するために実施されている点がポイントです。

安全運行の確保により、次のような効果が期待できます。

• 長時間運転を原因とするドライバーの過労防止
• 睡眠不足による居眠運転事故の防止
• 過積載の防止など

なお運転日報の保存期間は、1年間と定められています。

ただし改正労働基準法第109条「記録の保存」においては、労働関係に関する重要な書類は「5年間」保存することになっています（改正前は3年間）。この中で労働者名簿が挙げられており、運転日報にはドライバーの氏名が情報として含まれることから、運転日報も5年間保存すべきという考え方もあります。

社用車で営業活動をおこなっている企業の場合

企業が一定数の社用車や営業車で営業活動をおこなっている場合は、道路交通法施行規則第9条の8により「安全運転管理者」等の選任が義務付けられています。

安全運転管理者等の選任が必要になる車両台数は、次のとおりです。

• 乗車定員11人以上の自動車は1台以上、それ以外の自動車を5台以上を使用している事業所（自動車使用の本拠）

この安全運転管理者のおもな業務の1つとして、運転日報の記録が義務付けられています（道路交通法施行規則第9条の10の8項）。具体的には、運転状況を把握するために必要な事項を記録する書類を備え付けておき、運転を終了した従業員に記入させることです。

なお運転日報の保管期間は、1年間と定められています。

なお2021年8月に千葉県で飲酒運転による交通死亡事故が発生したことから、道路交通法施行規則が改正されました。そのため2022年4月から安全運転管理者の業務が拡充されているので、運転日報についても見直すようにしましょう。

運転日報には何を記載すればいいの？

ここでは現場の業務フローに役立てられるように、運転日報の記載項目についてご紹介します。

運送業を営む企業の場合

運送業を営む企業の乗務記録（運転日報）における主な必要項目は、次のとおりです。

1. ドライバーの氏名
2. 乗務にかかるトラックの自動車登録番号
3. 乗務開始と終了地点とその日時
4. 主な経過地点と乗務距離（走行ルート）
5. 運転を交替したケースでは、その地点と日時
6. 休憩や仮眠をとったケースでは、その地点と日時
7. 貨物の積載状況（車両総重量8トン以上または最人積載量5トン以上の大型車）
8. 事故、あるいは著しい運行の遅延等が発生したケースでは、その概要と原因

社用車で営業活動をおこなっている企業の場合

社用車とは業務に使用する車を指します。会社所有の車両でない業務に利用するレンタカーや私有車も含みます。

社用車で営業活動をおこなっている企業の運転日報において、法令で規定されている必要項目は次のとおりです（道路交通法施行規則第9条の10の8項）。

1. 運転者名
2. 運転の開始と終了の日時
3. 運転した距離
4. その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項

運転日報に次のような記載事項も追加すれば、自社の車両管理や勤怠管理に役立ちますので参考にしてください。

1. 同乗者
2. 行き先
3. 運転の目的
4. 運転にかかった時間
5. 車両情報
6. 走行メーターの情報
7. 給油した情報を記載する欄
8. 日常点検の項目
9. アルコールチェックの結果

社用車の役割は、企業によってさまざまです。幼稚園や介護サービスなどの送迎で利用する場合もあるでしょう。自社の業種特有の事情にそった記載内容を加えることも、ぜひ検討してみてください。

運転日報は手書き？デジタル？

運転日報の書き方には、手書きとデジタルの2種類の方法があります。

手書きの場合は紙ベースの運用になります。オフィス用品として市販されている専用の帳票を購入する方法やエクセルなどのテンプレートを出力して活用する方法から選ぶといいでしょう。

デジタルの場合は、運転日報の電子化に対応したさまざまな専用ツール・システム・アプリを導入する必要があります。導入にあたり価格や機能をチェックすることが大事です。それぞれにメリットとデメリットがあるので、自社の実情に合った運用方法を選択するようにしてください。ここでは、手書きとデジタルのメリットとデメリットについて見ていきましょう。

手書きのメリット・デメリット

手書きで運転日報を運用するメリットは、フォーマットに則って記載していくだけなので、パソコンが苦手な人でも使いやすい点です。また導入にあたり、費用や手間がほとんどかかりません。社有車を利用する頻度が低いなら、最適な選択でしょう。

パソコンやプリンターを操作できれば、インターネット上で紹介されている専用テンプレートをダウンロードして出力するだけです。パソコンやプリンターがない、あるいは操作が難しいなら、ノートを用意して線を引くよりも専用用紙の購入をおすすめします。

伝票類を数多く取り扱うコクヨは「社内用紙2穴運転日報（シン-270）」を市販しており、B5サイズ100枚を約600円（税込）で購入可能です。

手書きのデメリットとして、紛失リスクのほか、記入漏れや従業員ごとに記載内容にムラが発生する可能性が挙げられます。もし本来の業務で忙しいドライバーに、運転日報作成で大きな負担をかけているなら見直すべきでしょう。また枚数が増えれば、書類の保管場所を確保するのが困難な点もデメリットです。

デジタルのメリット・デメリット

デジタル化すると、運転日報の情報をデータとして活用できるようになります。入力されたデータから集計・分析をしたり運転日報を自動作成したりできるので、便利になるだけでなく業務効率化や生産性向上につなげられる点が大きなメリットです。

もし運行管理者や安全運転管理者が統計を取るために手書きの運転日報をエクセルに情報を入れ直しているなら、デジタル化によって業務負担を大幅に軽減できる点も見逃せません。また手書きと比べて誤字などのミスもなく、より正確な情報を簡単に取得できます。

一方、デジタル化のデメリットは導入のコストがかかる点です。紙ベースの運用をペーパーレスに切り替えることでコスト削減につながる面もあるので、自社の課題と照らし合わせてメリットとデメリットを検討する必要があります。

また運用や管理方法が変われば、運転日報を利用する従業員が操作を覚える必要がある点もデメリットです。できるだけシンプルで操作性の高いシステムやサービスを導入するようにしましょう。

運転日報の活用方法

一般的に、運転日報に記された情報を単なる記録として保存しているケースが多いのではないでしょうか。しかし積極的に情報を活用すれば、次のような業務改善につなげられるのでぜひ参考にしてください。

2024年に時間外労働の上限規制（年720時間）が適用されると、トラックドライバーの働き方が変わります。そのため物流業界は、労務管理の徹底と一層の生産性向上といった対応に迫られています。運転日報をデジタル化して情報をデータとして活用できるようになれば、こういった問題を解決する一助となります。

まとめ

運転日報を作成する本来の目的は、安全な運行を確保することです。運転日報で集めたデータを活用すれば、業務効率化や生産性の向上、労務管理の徹底につながります。Excelへの入力や紙ベースの管理は導入コスト面での負担は非常に少ないものの、長期的にみれば人件費や保管スペースの確保といった費用負担が膨らむ場合があるため注意が必要です。

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