会社携帯のルールって何が必要?規程に必要な業種別ポイントを解説!|法人携帯テレニシ.biz

会社携帯のルールって何が必要?規程に必要な業種別ポイントを解説!

会社携帯のルールって何が必要?規程に必要な業種別ポイントを解説!

業務のため法人携帯を社員に渡して活用する上では、事前にルールを設けておくことが大切です。
法人携帯は普段から頻繁に使用するもので私物のような感覚になりやすい一方、顧客や取引先の個人情報や機密情報のやり取りが多く記録されたり保存されたりしていて、ルールを決めておかないと紛失や盗難によるトラブル時の対応が難しくなります。
そこで、今回は会社携帯を従業員に渡す前に決めておくべきルールの基本と、業種別のポイントを解説します。

1.もし会社携帯の使用ルールがなかったら?

もし、会社携帯を業務使用する上でのルールや規定がなかった場合、どのようなリスクがあるのでしょうか。
主に大きく分けて、2つのリスクがあると言えます。

①通信コストの増加

社員が会社携帯を使用して私的な通話をしたり、インターネットを使用してアクセスを行ったりした場合、その分の通話料や通信費が上乗せされた請求額を会社が支払うことになります。
社員1人だけであれば額は多くないと思うかもしれませんが、複数の社員の通信コストを毎月払っていけばその額は膨大なものになってしまいます。
また、通話をすることが多い業種の方ですと、元から電話料金が多くかかるために私的利用されているかどうかが分かりにくい可能性があります。

②情報セキュリティリスク

一般的に、法人携帯は個人携帯と比べてウイルス検知などセキュリティ面でのサービスが充実しています。
しかし、社員がセキュリティ上の重大さを認識していなかったり、意図的に会社携帯を私物化してしまっていた場合、不要なアプリをインストールしてしまったり、悪意のあるサイトやメールを閲覧してしまったりする可能性があります。
その結果、ウイルスに感染して社内ネットワークへの侵入を許してしまったり、情報を漏えいさせてしまったりするリスクがあります。

2.会社携帯ルール作りのポイント

それでは、会社携帯のルールを定義していく上で、どのような点に気をつけたら良いのでしょうか。
実際の業務内容や会社携帯の活用方法によっても変わってくる部分ではありますが、基本的な5つのポイントを踏まえて解説します。

①まずは使用目的を決める

会社携帯は、業務を効率的に行うために活用するデバイスです。
まずは、どのような目的で会社携帯を使うのか利用場面をリストアップし、その目的に沿った利用を外れないよう社員に徹底することを求める必要があります。
自社の従業員間での勤怠管理や連絡のために使用するのか、取引先との連絡に使うのか、業務にアプリなどを活用するのかなど、目的に沿った会社携帯の使用の方法を求める旨を記載しておくと良いでしょう。

②端末の選定

業務に使用する最低限の機能を使うのに最も適した端末の選定が必要です。
例えば、設備管理など現場の写真を撮って送信する必要のある職場であれば、カメラ機能のついた端末を使用する必要があります。
一方で、取引先や機密情報が多数格納されている場所に頻繁に出入りする社員の場合、不正に情報を抜き取っていないことを証明するため、カメラ機能のない端末を選ぶこともポイントになるでしょう。
また、従業員に端末を提供する前の設定段階で、必要のないアプリをインストールできない設定にしておくなど、事前準備も重要です。

③私用は厳禁

業務用の携帯電話を私的に使うことは、会社のお金を私的に流用していることと同じです。
自身がプライベートで使用しているスマートフォンと同じような感覚で、悪意なく使用してしまう社員がいるとトラブルになりかねません。
必ず利用ルールとして私的利用の禁止の旨を記載するとともに、業務上の使用目的に沿った利用のみ可能という旨を記載することが大切です。
場合によっては、通話記録や電話番号などの確認を行って、私的利用をされていないかどうかを確認することも必要でしょう。

④端末紛失時・故障時のフロー

業務用の携帯には、顧客や取引先の連絡先やメールなどの機密情報が多数含まれています。
そのため、端末を紛失した際にデータを抜き取られたり盗み見られたりすることがないようパスコードをかけるなどの対策が必要です。
その上で、万が一に備えて端末紛失時や故障時のフローを決めておくことが大切でしょう。
紛失時の報告先や、情報流出の可能性に備えた対外的プレスリリースの発表内容などもルールとして決めておくことをおすすめします。
また、携帯が故障した場合は業務に支障が出る状態になってしまうため、予備の電池を予め用意しておく、故障時の報告先と対応を確認しておくことも大切です。

⑤定期チェックも欠かせない

貸与した携帯電話は、定期的に現物をチェックして、紛失や故障、破損などの不具合が発生していないか確認しましょう。
また、ルールに沿った使用がなされているかどうか、通話先や通話時間、パケット使用量やインストールアプリなど、利用状況を定期的に確認するようにしましょう。
特定の社員だけ通話時間が長い、パケット使用量が多いなど、私的利用が疑われる場合は必ずチェックするようにしてみてください。
管理部門の方にはモバイルデバイスごとの利用状況の把握やアプリの利用制限ができるモバイルデバイスマネジメント(MDM)がおすすめです。

3.業種別チェックポイント

業務用の携帯電話の利用に関する基本的なルールに加えて、会社の業種によって携帯電話の利用のポイントは変わってきます。
そこで、いくつかの業種のチェックポイントをご紹介します。

①建設業

建設業では、オフィスと現場間でのやりとりや、現場であちこちに散らばって作業をしている作業員の状況を上司が確認する際など、電話でのコミュニケーションでの業務用携帯電話の使用を主に使うなどをルールに記載することが大切です。
また、建設業では現場で仕事を行うことが多いことから現場で知りえる機密事項も多いと思います。情報漏洩を防ぐため、現場へのスマートデバイスの持ち込みは許可制にする、知りえた情報をSNS等に投稿することを禁ずるなどのセキュリティ対策ルール制定が必要です。
また図面や建物内部の写真など作業途中の工程で必要な情報をスマートフォンで撮影したとしても、工事終了後は必ず削除をするように求めるなどのルールも必要です。

②介護サービス

介護サービスの場合、利用者様のご家族とのコミュニケーションやオフィスと現場での連絡などで通話を活用する方が少なくないかと思います。
その際には、通話の利用目的に沿った使用を定め、私的な通話などに使用しない旨をルール化しておくことをおすすめします。
また利用者と比較的近い環境で業務を行うことから、利用者のプライバシーを知りうるケースも多いと思います。そのような場合でも業務上知りえた利用者の個人情報はLINEやメールに書かない、ブログやSNSへの投稿も禁ずるなど情報を守るルールも必要となります。

③不動産業

お客様からの問い合わせが勤務時間外や休日にも入ってしまう可能性がある不動産業の方の場合は、業務外での通話などを行わない旨をルールに記載することをおすすめします。
また、スマホや携帯だけでなく、タブレット端末なども持ち歩いて業務を行うこともあるかと思いますが、こちらも含めて、必要のないアプリなどをインストールしないことを明記しておくと良いでしょう。

④運送業

運送業の方が特に注意すべき点としては、最近問題になっている「ながら運転」です。
違反すれば罰金が取られるなど罰則も厳しくなっていることから、運転しながらの通話メールを含む携帯電話の操作は強く禁止する必要があります。
運送業ではGPSを活用することでドライバーの位置情報を把握したり、スマートフォンとアルコールチェックを組み合わせて活用することでスマートフォンに点呼記録を残したりすることができるなど、メリットも多くあるので安全な運転を心がけながら携帯電話を活用したいですね。



あらかじめ定められた利用目的に沿った使用のみ認める旨をルールで明文化しておくと良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
会社携帯をこれから取り入れる方は是非まずルール作りを考えていただくことをおすすめします。ルールを作成することで情報漏洩の防止やコスト削減など会社側にとってメリットになることが多いでしょう。
既に会社携帯を導入済みで私的利用などにお悩みの方は、一旦管理体制・運用方法を見直してみることをおすすめします。

こうした会社携帯の運用に関するご相談がございましたら、まずは是非一度ご相談くださいませ。


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