最近、不動産業界でよく耳にするIT重説。
よく聞くけど内容までは分からない、という方は多いのではないでしょうか。
従来、重要事項説明は対面で書類を確認しながら行うものでしたが、IT重説によってスマホひとつと環境さえ整えていれば重要事項説明ができるようになりました。
そこで今回は、IT重説のメリットとデメリットに触れた上で、IT重説のやり方と環境を整えるために必要なものをご紹介します。
ITの活用を通じて、顧客と企業の双方の手間を省く企業DX化に繋げる方法を是非知っていただければと思います。
IT重説とは、「IT重要事項説明」を略したもので、タブレットやスマホといったIT端末を活用した重要事項説明のことです。
以前は宅地建物取引業者が不動産売買や賃貸契約を締結する際に、対面での説明や書面の公布を通じて重要事項説明を行なっていましたが、こうした業務のDX化としてIT重説が着目されています。
IT重説は、2013年の「世界最先端IT国家創造宣言」を発端として、2015年から国土交通省による社会実験が行われました。
実際の取り組みが本格化したのは2017年10月以降で、ITを用いた賃貸取引重要事項説明が全国各地に広まっています。
2019年から2020年にかけては、売買取引に関する社会実験も行われました。
IT重説は、従来の対面・書面での重要事項説明と比べて、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。
メリットとデメリットをそれぞれご紹介いたします。
IT重説を採用する場合のメリットは、来店しなくても賃貸契約などが締結できるため、契約する際場所に縛られず、コストや時間の無駄を省くことができるということです。
顧客が遠隔地にいる場合には、宅建物取引業者を訪問する際の移動時間や交通費などを大幅に削減できます。仕事で遠方にいて現地に行けない場合にも、スマホやタブレットなどを通してお部屋を内見することができます。
また、インターネット上で賃貸借契約が結べれば、移動時間を考慮せずに都合の良い少しの隙間時間を活用して重要事項説明を受けることができるようになります。
日程調整がしやすくなると言うのは非常に大きなメリットのひとつであり、利便性の良さによる集客効果を見込める点と言えます。
また、顧客が病気や怪我で直接契約ができない場合にも、代理人が対応を行うのではなく本人が直接契約を行うことができます。
契約の可能性を広げてくれるという点で、大きなメリットがあると言えるでしょう。
この他、重要事項説明時に録画をしておくことで、「いつ・だれが・なにを・どのように」説明したのかを記録し、後から確認することができるため、トラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。
ITを活用することで、さまざまな可能性を大きく広げることができるようになるのです。
IT重説を行う上でのデメリットは、大きく分けて3つあります。
それぞれのデメリットの詳細と、対策についてお伝えします。
まず1点目として、必ず通信環境やITの整備が必要であり、機器トラブルに対応できるかといったITに関する知識が必要となるという点が挙げられます。Wi-Fi環境の整備は必須といえるでしょう。
さらに、重要事項説明をオンライン上で行う上で、静かな環境やネット回線が安定している環境を作ることが必要で環境を整備する必要があります。
Web上で顧客とのやり取りをする上で音が聞こえるのか、回線が途切れてしまわないかといった点を整備する必要がでてくるでしょう。
また、IT重説に活用するスマホやタブレット端末などの通信機器が必要であれば、導入することになりますので多少のコストがかかってきます。
もちろん、設備や環境が整えばデメリットではなくなりますので対策をとることがおすすめです。
次に2点目として、対面での重要事項説明と比べてセキュリティ面で気を使うべき点が増えるという点が挙げられます。
オフィス内でのみ重要事項説明を行うので紛失や盗難のリスクなどは低いと思われるかもしれません。
しかし、その他のパソコンやスマホなどのセキュリティ管理と同様になりますが、情報端末へのセキュリティソフトの導入や、スマホやタブレット端末の盗難や紛失への対策などが必要となります。
担当する社員のセキュリティに関する意識の向上が重要になるでしょう。
3点目として、オンラインの場合は対面の時と比べて顧客の理解度を把握しづらかったり、自宅で説明を受けるためにリラックスして大切な部分を聞き逃したりする可能性が高まってしまうという懸念点があります。
重要事項説明に限らず、内覧などもオンラインで行うことが増えているため、実際に入居した時に「聞いていた話と違う」と感じてしまう方もいるかもしれません。
対面の時よりも、コミュニケーションを大切にすることを念頭に置いておくと良いでしょう。
実施する前の準備として、まず各種情報端末の接続テストを行い、双方向の音の聞こえ具合や回線の安定性、映像の解像度を確認しておきます。
実際の重要事項説明を行う前に、重要事項説明書や賃貸借契約書などの必要書類一式を郵送やEメールを通じて送付しておきます。
重要事項説明を行う当日にも、再度通信環境を再度確認しておきましょう。
契約者と通信が繋がり、スムーズにやりとりを行えることを確認したら、宅建士の取引者証を画面越しに提示し、登録番号の確認をしてもらった上で重要事項説明をはじめます。
一通りの重要事項説明が完了したのち、契約者が書類の返送を行います。
そして契約開始日かその前日までに入居者に鍵を渡し物件の引き渡しを行うことで、一連の流れが完了します。
IT重説を行う上で契約に必要な書類の他に必要なものは、ネットを繋いだ環境とweb会議システムです。
これら2つについて、もう少し詳しく見てみましょう。
まず、ビデオ通話などの通信を行うためには、安定したネット環境が必要です。
説明の途中で通話が途切れてしまったり、静止画になって止まってしまったりするとその都度接続対応が必要になってしまいます。
安定した速度で通信のできる環境を整えておくことが必要です。
また、宅地建物取引士証などの確認のためには、十分な解像度のカメラが必要となりますし、音声のやり取りをするためにマイクも必要です。
これらの機能をパソコンにアクセサリをつける形で対応もできますが、解像度や音質を十分に兼ね備えているスマートフォンやタブレット端末を使えば、手軽です。
顧客がマイクやカメラ、スピーカーなどのあるパソコンを用意できない可能性もありますので、顧客が使用する端末としても、これらすべてを備えたお持ちのスマホなどを活用していただくのがおすすめです。
IT重説を行う際、パソコンやスマートフォンのアプリなどから接続のできる、「Google Meet」や「Zoom」、「Skype」などのweb会議システムを使用することがほとんどです。
特に「Zoom」など、顧客が会員登録をしなくても良いシステムであれば、URLなどを送るだけで簡単に接続してもらうことができるためスムーズなIT重説が可能となります。
これらの無料でも活用できるシステムの他にも、スマホやタブレットを通じて使用できるIT重説に特化したシステムもあります。
「ES×meetingplaza」など、ノイズキャンセラーや資料共有まで一括で行うことのできるシステムや、自動文字起こしも可能で会社で導入していることも多いマイクロソフトの「Teams」など、さまざまなシステムを比較して、自社にあったシステムを取り入れると良いでしょう。
法人携帯ドットビズではビデオ会議「Google meet」をはじめとするビジネスツールが活用できる「Google Workspace」の取り扱いがございますので、ご検討中の方はご相談ください。
いかがでしたでしょうか。
スマホを活用したIT重説を行うことで、重要事項説明の効率化と企業のDX化を進めることができます。
業務で活用するスマホは、法人契約することでデータ利用料から電話代まですべて経費として計上可能になります。
弊社ではIT重説を行う不動産業の方に最適な法人携帯の機種やプランを、お客様ごとの業務内容や業務形態にあわせてご提案しております。
法人スマホの契約のことで何かご相談がございましたら、お気軽にお声がけくださいませ。
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