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電子契約とは?電子契約サービスのメリデメをご紹介

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電子契約とは?電子契約サービスのメリデメをご紹介

従来、書面で契約締結をする場合には、印刷製本してから押印していました。その後、取引先に郵送し、押印してもらってから返送してもらい、収入印紙を貼り付けてから原本保管となります。


この契約締結にかかる時間や手間、紙代や郵便料金などのコストを削減でき、大幅なスピードアップに役立つのがGMOサインやクラウドサイン等に代表される電子契約サービスです。

契約締結から契約書管理までクラウド上で完結可能な電子契約サービスを導入すれば、契約業務のより一層の業務効率化を期待できるでしょう。


そこで今回は、電子契約サービスを導入するメリット・デメリットや電子契約サービスを選ぶポイントを解説します。

1.電子契約とは

電子契約とは、紙の契約書に署名または押印するのではなく、インターネット上でPDFなどの電子ファイルに電子署名することで締結済みとする契約方法です。


そもそも契約書とは合意内容の証拠なので、電子契約においてもその証拠力が認められる必要があります。

そこで、ここでは電子契約にかかる法律上の定めについて見ていきましょう。


まず本人の署名または押印がある文書については「真正に成立したもの」、つまり本人の意思によるものと推定され証拠として法的効力を持つとされています(民事訴訟法第228条第1項、第4項)。

電子契約書についても明確な規定があり、電子署名がなされた電子文書については押印した契約書と同様の法的効力が認められているのです(電子署名法第3条)。


紙の契約書でなければ改ざんされるのでは、と心配する方も多いでしょう。しかし電子署名とタイムスタンプによって、電子ファイルの改ざんは防止できます。

押印の代わりに「電子署名」、印鑑証明書の代わりに「電子証明書」、契印・割印の代わりに「タイムスタンプ」が用意されているからです。


電子契約への信頼は、電子契約の作成者と表示されている作成者の同一性が確認される「本人確認」とデータが改ざんされていないことが確認される「完全性確認」によって確保されます。

2.電子契約のメリット・デメリット

ここでは、電子契約のメリット・デメリットについて見ていきましょう。

(1)電子契約を活用するメリット

電子契約を活用する主なメリットは、次の5つです。


  • 事務処理の労力の軽減や、印紙税・経費などのコスト削減
  • 契約締結までのスピードアップ
  • 書類保管・契約書管理の効率化
  • テレワーク下でも円滑な契約業務が可能に
  • 契約期限や更新の確認漏れ防止などコンプライアンス強化

契約書作成時の紙代や郵送費、書類保管にかけていた人件費等のコスト削減も可能で、ペーパーレス化を進められる点も特徴の1つです。


また電子契約書は、印紙税法上の課税対象外なので印紙代(印紙税)も不要となります。

国税庁の見解によると、電子メールやFAXで送信されたPDFファイルなどの電子ファイル(電子データ)の取り交わしは「課税文書の作成」に当たらないとされていることから、印紙税は非課税となるわけです。


電子契約サービスは、契約書管理に便利な検索機能を搭載しているほか、外部サービスとのAPI連携も利用可能なので業務効率化に役立つことも知っておきましょう。

クラウド上で一元管理することで契約手続きを可視化できるので、契約の締結漏れ、解約・更新漏れなどの事態を防止できます。契約締結のために、わざわざ出社する必要もありません。


閲覧権限の管理やバックアップなどリスク管理においても、コンプライアンス強化につながるのがメリットです。

(2)電子契約の注意点やデメリット

電子契約の主な注意点やデメリットは、次の5つです。


  • すべての契約書が電子契約に対応していない
  • 業務フローの見直しが必要
  • 電子帳簿保存法のルール通りに電子契約を運用する必要がある
  • 電子契約に切り替えるには取引先の理解・同意が必要
  • 取引先の状況によってはサポートも検討

「定期借地契約」「定期建物賃貸借契約」など、書類での交付が法律で義務付けられている契約書もあるので注意が必要です。


電子契約システムの導入時には、社内業務フローの見直しやその周知に手間がかかります。ITやDXの導入実績が少ない企業では、社員全員に周知を徹底するためのマニュアルの整備や研修の実施などが必要となるでしょう。


電子帳簿保存法では電子データに関する細かいルールが定められており、導入後にはルールを遵守しているかどうか税務調査が実施されることもあります。


電子契約導入に消極的な取引先もあることから、書類のやりとりを完全に廃止すると機会損失につながることもあるので注意しましょう。

アカウントなしでも、送信されたリンク先のURLからクラウド上で契約締結が可能な電子契約サービスもあります。しかし取引先がITやDXに対応していない場合、操作方法などのサポートが必要になる場合があるので心算をしておきましょう。

3.電子契約サービスを選ぶポイント

ここでは、電子契約サービスを選ぶ5つのポイントをご紹介します。

(1)契約書の作成

契約書作成のアシスト機能が搭載されているかどうか、ぜひチェックしてみてください。簡単に契約書を発行できる「テンプレート機能」「契約書一括作成機能」があれば、契約書の作成をする際にとても便利です。


忘れてはいけないチェックポイントとして、契約書を締結する相手先も同じ電子契約サービスに登録する必要があるかどうかの確認が挙げられます。

相手先にできるだけ負担をかけたくない場合には、アカウント作成なしでも送信したURLから電子契約を締結できるサービスを選ぶようにしましょう。

(2)社内稟議

稟議から契約締結までの承認フローをアシストする「ワークフロー機能」が搭載されていたり、外部サービスとAPI連携できたりする電子契約システムであれば、社内稟議をスムーズに進められます。


事前に書類の送付順を設定しておけば、設定された順番に確認依頼メールが送信される機能です。

送信者側は進捗状況の確認ができるほか、確認依頼のリマインドを送れるので契約締結までのリードタイムをスピードアップできます。

(3)押印

電子契約では、押印の代わりに電子署名をします。データの改ざんやなりすまし防止に役立ち、安心して使える電子署名の方法も、電子契約サービスを選ぶ際にチェックしておきたい重要ポイントの1つです。


たとえば、電子署名における「署名者の本人性を担保」するために電子印鑑GMOサインが採用しているのは次の2つの署名タイプとなります。


電子署名の
タイプ
署名者の本人性を
担保する方法
立会人型
電子署名
メール認証
当事者型
電子署名
認証局により厳格に
本人確認・発行された
電子証明書

弊社で取り扱っているDropboxでも、Dropbox Signを組み合わせることで電子署名ができるようになりました。

(4)コンプライアンスを重視した運用

電子契約では、個人情報や機密情報を扱います。そこで情報漏えいのリスク管理のためにも、二要素認証などセキュリティ対策の強化が万全か確認しましょう。

「情報は暗号化されているか」「法令を遵守した電子契約ができるか」などがチェックポイントとなります。


サイバー攻撃など外部からの脅威だけでなく、文書ごとの閲覧制限の設定や操作ログ管理など、従業員が電子契約システムを使用する際のセキュリティ対策にも留意することが大切です。

(5)高度な効率化が可能か

一連の契約業務の高度な効率化が可能かどうかも、事前にチェックしておきましょう。

社内の基幹システム、既存のワークフローや電子帳簿などと電子契約サービスをAPI連携できるかどうかも、業務効率化を考える上で重要なチェックポイントです。


契約書の作成、稟議承認、電⼦署名による契約締結、契約後の書類管理などをシームレスに処理できるようになります。

4.スマホで電子契約も導入可能

ペーパーレス化を実現する電子契約サービスを選ぶ際には、スマホに対応しているかどうかもチェックするのがおすすめです。


近年では、無料にもかかわらずスマホでの電子契約を可能にするe-signなどの電子契約プラットフォームも登場しています。署名者の本人性を担保するデジタルIDや、外出先で手軽に署名できるスマホ対応などが特徴です。

5.まとめ

クラウド型電子署名プラットフォームの利用を含め、日本において電子契約の普及についての法的環境整備はほぼ完了しています。そこで自社の用途に応じて、適切なフォーマットの電子契約サービスを選択するようにしましょう。


弊社テレニシでは、法人向けサービスとして電子請求書の「楽楽明細」、経費精算に役立つ「楽楽精算」をご提供しております。


電子帳簿保存法に対応している楽楽明細を導入すれば、請求書の原本保管をなくせるためおすすめです。

帳票類の電子化をご検討中の企業のご担当者様は、ぜひ弊社までお問い合わせくださいませ。

【参考】

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