紙の契約書で契約を締結する場合、印刷製本して捺印し、取引先に郵送後、取引先でも捺印して返送、印紙の貼り付けと原本保管というように、時間と手間、コストがかかってしまっていました。
電子契約サービスを使えば、場所も時間も選ばず、この一連の流れをすべてシステム上で完結させることができます。
また、契約書をデータ検索することができるため膨大な原本から書類を探す工程も不要となり、業務の大幅な効率化が可能です。
このように便利な電子契約サービスを、いつでも手元にあるスマホで行うことができれば一段と効率化を望めます。
そこで今回は、電子契約のサービスを選ぶポイントと、スマホで使える電子契約サービスをご紹介します。
電子契約とは、紙の契約書に印鑑を押すのではなく、インターネット上でPDFなどの電子ファイルに電子署名をすることで契約を行うことです。
契約書として法的効力を持つだけでなく、契約書の保管や検索機能、API連携などして他のシステムと連携した業務の効率化などを図ることができるという特徴があります。
紙の契約書でなければ他人に改ざんされてしまうのではないか、と不安になる方もいらっしゃるかもしれませんが、電子ファイルは電子署名とタイムスタンプによって改ざん防止が可能となっています。
また、電子契約は非課税となるため印紙代・印紙税も不要となります。
契約書作成時の紙代や郵送費、書類検索や保管にかけていた人件費などのコスト削減もでき、ペーパーレス化を進めることができることも大きな特徴のひとつです。
契約締結ができることに変わりはありませんが、サービスによってさまざまな特徴があります。
5つのポイントを踏まえて、サービスを比較してみると良いでしょう。
契約書を作成するにあたり、さまざまな契約書のテンプレートを提供しているサービスもあります。
テンプレートから契約書ファイルを飛び出し、契約書の後文を電子契約用の文言に変更することで、スムーズに契約書を作成・活用できるようになります。
電子契約サービスによっては、サービスのシステム上で社内稟議ができるようなワークフロー機能を備えたサービスもあります。
システム内にワークフロー機能のあるものだけでなく、外部サービスなどと連携させてワークフローを取り入れられるサービスもありますので、併せて検討してみることをおすすめします。
電子印の押印機能には、メール認証の本人確認で署名可能な認印の電子署名の他、電子認証局によって本人確認されて発行される電子証明書での実印の電子署名のシステムを有しているものがあります。
書類によって使い分けることのできるサービスを選べば、より信頼性の高い電子契約を結ぶことも可能となります。
文書管理を行う上で、契約書の紛失や郵送中の予期せぬ事故、文書の改竄は大きな問題でしたが、電子契約に切り替えることで、契約書の紛失や破損の恐れがなくなり改ざんも困難になります。
こうしたコンプライアンス強化を重視したい場合は、サービスのデータ改ざん防止の仕組みに着目すると良いでしょう。
電子契約書サービスの中には、機能性や拡張性の高いサービスも多数あり、業務をワンストップでデジタル化させて効率化することが可能です。
また、電子契約サービスを取り入れても、「取引先への説明が手間なのではないか」「従業員に使い方を説明することが難しいのではないか」と心配に思う方もいらっしゃるでしょう。
こうした説明をサービス側で代行してくれるサービスもあり、取り入れることで大幅に人件費と手間を省くことが可能となります。
電子契約書サービスには、無料プランを備えているサービスが数多くあります。
無料で使えるシステムはクラウド型のSaaSのシステムが多く、初期の莫大なシステム投資も必要ないことから初期費用を抑えられる契約システムとなっています。
その中で、特徴的な機能を持つ電子契約書サービスをピックアップし、アップグレードを考えた際のコストとあわせてご紹介します。
「みんなの電子署名」は、株式会社ベクターの提供する完全無料で利用できる電子署名サービスです。
月額基本料や文書送信の従量課金性がなく、有料会員と無料会員の違いもないため、コストも掛からずシンプルで導入しやすいという特徴があります。
唯一の有償サービスは、署名した文書を1年以上サーバーに保管しておきたいという場合に、50文書あたり月額500円（税抜）（税込550円）と、非常にリーズナブルです。
最低1年間は完全無料・機能制限なしのサービスとなりますので、まず電子契約書サービスを使ってみたいという方にはおすすめのサービスでしょう。
GMOインターネットグループの提供する「電子印鑑GMOサイン」は幅広い機能性とさまざまなシステムと連携できる拡張性を持った電子署名サービスです。
契約印・実印の電子署名や手書きサインの標準機能に加えて、スマホやタブレットからの署名もでき、マイナンバー実印などの信用性の高い電子署名オプションもあり、非常に幅広い署名機能を有しています。
オプションには、契約相手の方の電話番号のみでスムーズに署名依頼を送れるSMS送信、紙文書のスキャンや文書情報のPDF化代行などもあり、取引先の方への導入がスムーズになったり、これまでの紙の契約書もデータ化して引き継げるといったメリットがあります。
弁護士ドットコム株式会社が運営する「クラウドサイン」は、日本の法律に特化した弁護士が監修した電子契約サービスで、有料プランの導入企業数は電子契約サービスの中ではNO.1という導入実績を持っています。
合意締結証明書が発行されることや、ワークフローや人事労務向けツールなど、さまざまな外部サービスと連携できることが特徴です。
メールアドレスとパスワードでの本人確認に、2段階2要素認証を活用して、本人確認を厳重に行っている他、弁護士ドットコムがタイムスタンプと改ざんされていないことを公開鍵暗号技術で担保している安心性の高いサービスです。
無料のプランではユーザー登録が1人、1ヵ月の送信上限は5件となっています。
「会計freee」や「人事労務freee」で知られるfreee株式会社が提供する「NINJA SIGN」は、テンプレートの登録からワークフローまでワンストップで対応可能な電子契約サービスです。
URLトークンや送信パスワード設定、IPアドレス制限に二段階認証と何重にもセキュリティ対策を実装していて、強固なセキュリティが特徴的です。
契約書の送信数が5件/月であれば無料プランで使用できます。
「BtoBプラットフォーム契約書」は、20年以上の運用実績を持つ、見積もりから契約、受発注、請求までひとつのインターフェースで可能な電子契約サービスです。
基本的な契約書の発行や押印などの機能に加えて、契約書同士の紐付け機能や代理制作機能、取引先とのやりとりの残る質問機能など、電子契約まわりの便利な機能が充実しています。
ワークフロー機能も充実しており、申請承認だけでなく、社内稟議のルート管理や検索閲覧機能も整備されており、使い勝手が良いことが特徴です。社内稟議の起案～承認までクラウド上で簡単に行うことができます。
フリープランだけでも、ユーザー数無制限、電子契約月5件までフリーで対応できますので、まず導入してみたいという方は一度検討してみてはいかがでしょうか。
スマホでの署名機能が使える便利な電子署名サービスとして、「E-STAMP」があります。
過去の紙の契約書のスキャン登録など機能性も充実していながら、取引先の方へのスムーズな案内や運用を取り入れていることが特徴的です。
プラチナサポートパックを導入すると「E-STAMP」の方が社内の従業員や取引先様への説明代行を行ってくれるため、導入後の負担を減らすことも可能です。
サポート窓口も充実しており、メール、電話、オンラインでのサポートの他、お取引先様の相談専用窓口も設けられています。
弊社法人携帯テレニシ.bizでは、電子契約サービスE-STAMPの取り扱いがあり、電子契約を活用するには欠かせない、業務用携帯・タブレットも取り扱いを行っています。
「電子契約サービスを契約したいけど、できれば取引先をまとめたい」という方や「電子契約サービスを導入するついでに、会社携帯の費用も下げれるか見積もりをしたい」という方はぜひ法人携帯テレニシ.bizにお声がけください。
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