運転日報とは？法律で定められた義務の内容や書き方・保管方法を紹介｜ホワイト安全キーパー

運転日報とは

運転日報とは、業務で自動車を使用した場合に運転者の氏名、乗務開始・終了地点や日時、走行距離などを記録する日誌のことです。とくに「トラックによる運送など一般貨物自動車運送事業を営む企業」と「業務における使用車両が一定台数を超える企業」については、法律で運転日報の作成・保管が義務付けられています。

運転日報の記録と保存が義務付けられている企業

そんな運転日報ですが、どのような企業が記録と保存を義務付けられているのでしょうか？

運送業を営む企業

貨物運送業を営む企業では「貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条」により、運転日報の記録と保存が義務付けられています。運送業では、事業用自動車の安全運行を管理する「運行管理者」の配置が義務付けられています。

一定数以上の車両を保有する営業所ごとに、車両台数に応じた人数を配置しなければなりません。この運行管理者の業務の1つが「業務記録の管理」です。

業務記録の管理は、トラックドライバーの乗務状況を正しく把握し確認することを目的として行われます。

日々の安全運行の確保や運行管理上の資料として活用するために実施されている点がポイントです。

安全運行の確保により、次のような効果が期待できます。

なお運転日報の保存期間は、1年間と定められています。

ただし改正労働基準法第109条「記録の保存」においては、労働関係に関する重要な書類は「5年間」保存することになっています（改正前は3年間）。この中で労働者名簿が挙げられており、運転日報にはドライバーの氏名が情報として含まれることから、運転日報も5年間保存すべきという考え方もあります。

社用車で営業活動を行っている企業

企業が一定数の社用車や営業車で営業活動を行っている場合は、道路交通法施行規則第9条の8により「安全運転管理者」等の選任が義務付けられています。

安全運転管理者等の選任が必要になる車両台数は、次のとおりです。

この安全運転管理者の主な業務の1つとして、運転日報の記録が義務付けられています（道路交通法施行規則第9条の10の8項）。具体的には、運転状況を把握するために必要な事項を記録する書類を備え付けておき、運転を終了した従業員に記入させることです。

なお運転日報の保管期間は、1年間と定められています。

2021年8月に千葉県で飲酒運転による交通死亡事故が発生したことから、道路交通法施行規則が改正されました。そのため2022年4月から安全運転管理者の業務が拡充され、2023年12月からは白ナンバー事業者にもアルコール検知器を用いたアルコールチェックが義務付けられましたので、運転日報もアルコールチェックの結果が記載できるものへ見直すようにしましょう。

自社がアルコール検知器を用いたアルコールチェックを行う義務を負うのかなどについては、こちらの記事で詳しくご紹介していますのであわせてご覧ください。

緑ナンバーと白ナンバーの違いとは？

車両につけるナンバーは、車を使って人や物を運んだ対価として、お金を受け取るかどうかで色が変わります。

それぞれのナンバーについて表にまとめましたのでご覧ください。

	人や物を運んでお金を	つける車両の例
自家用車 （白ナンバー）	受け取らない	一般家庭のマイカー 取引先回り用の営業車 自社製品を運ぶトラック 自社従業員を送迎するバス
事業用車 （緑ナンバー）	受け取る	運賃を収受して荷物を運ぶトラック ハイヤー・タクシー 路線バス・観光バス 霊柩車

緑ナンバーと白ナンバーで運転日報は異なる？

運転日報に決まった書式はありませんが、自社の業務に必要な情報や法令で記入が義務付けられている情報を記録できる運転日報を選ばなければなりません。

ですから、運転日報はナンバーの色ではなく、車両の使用目的に応じて使い分けるのがおすすめです。

車両の使用目的に応じた、運転日報に記載すべき情報について表にまとめましたのでご覧ください。

	主な使用目的	使用する車両の例	記載すべき情報の例
白ナンバー	営業活動	営業車	訪問先 目的 運転時間
緑ナンバー	運送事業	トラック	点検記録 点呼結果 運行経路 運転時間 休憩時間 待機時間 荷役時間
		バス・ タクシー	点検記録 点呼結果 運行経路 運転時間 休憩時間

運転日報の運用業務フロー

運転日報の運用業務のフローは、以下の3ステップです。

1つずつ詳細をご紹介します。

1.運転前後にドライバーが必要項目を記入

運転日報の記入はドライバーの仕事です。運転業務の前後に必要項目をドライバー自身に記入してもらいます。

ただし、ここで注意したいのが、ドライバーに丁寧に記入してもらうよう、あらかじめ伝えておくことです。

運転前であれば疲れていないので自然と丁寧に記入できますが、運転後は疲れている状態で日報の記入をしてもらうことになります。緊張から解放されてホッとしたのも束の間、慣れない事務作業を任されるのは面倒と感じるドライバーもいるはずです。

しかし、日報を雑に書かれ、読み取れない状態で提出されてしまった場合、当然ですが書き直してもらわなければなりません。これはお互いに無駄な工数が発生するだけなので、避けたいところです。

そのため、書き直しを頼むことがないよう、事前に丁寧な記入をお願いしましょう。マニュアルを用意し、記入例を共有しておくといった具体的な注意喚起も行っておくと効果的です。

2.運行管理者・安全運転管理者への提出・チェック

運転日報は、運行管理者または安全運転管理者へ提出し、運行管理者または安全運転管理者がチェックするのが基本です。

記入漏れ、明らかな記載間違い、判別しづらい文字などを確認し、必要に応じてドライバーへ聞き取りや修正依頼を行います。

3.記録簿の保管

運転日報は、緑ナンバー車両、白ナンバー車両を扱ういずれの事業者も1年間の保存義務があります。

しかし、労働に関する重要な書類には保存の義務があり、労働基準法の改正により保存期間は3年から5年に延長されます。ただし、経過措置として当面の間は3年が適用されます。

よって、運転日報も最低3年間、できれば5年間保存しておくのが望ましいです。

運転日報の書き方や記載すべき項目

ここでは現場の業務フローに役立てられるように、運転日報の記載項目についてご紹介します。

運送業を営む企業の場合

運送業を営む企業の業務記録（運転日報）における主な必要項目は、次のとおりです。（貨物自動車運送事業輸送安全規則（第八条）

参考：e-Gov法令検索｜貨物自動車運送事業輸送安全規則（第八条）

社用車で営業活動を行っている企業の場合

社用車とは業務に使用する車を指します。会社所有の車両でない業務に利用するレンタカーや私有車も含みます。

社用車で営業活動を行っている企業の運転日報において、法令で規定されている必要項目は次のとおりです（道路交通法施行規則第9条の10の8号）。

【出典】：e-Gov法令検索｜道路交通法施行規則（第九条の十）

運転日報に次のような記載事項も追加すれば、自社の車両管理や勤怠管理に役立ちますので参考にしてください。

社用車の役割は、企業によってさまざまです。詳細は次でご紹介しますが、運転日報は基本的な項目を網羅したものをベースに、自社の事情に合わせてカスタマイズすることをおすすめします。

テレニシではこの度、白ナンバー車向けの運転日報に関する資料を無料でご用意いたしました。

法令にそった運転日報の記載、管理方法がわかりますので、ぜひご活用ください。

運転日報のテンプレートを利用する際に確認すべきポイント

ここでは、自社の目的に合った運転日報を見つけるためのポイントを5つご紹介します。

自社に必要な内容をすべて記載できるテンプレートはなかなか見つからないかもしれません。

使い勝手のよいテンプレートを早く見つけるために、ご紹介する内容を参考にしてテンプレートに求める要素に優先順位をつけて探してみてください。

記載項目が業務内容に合っているか確認する

運転日報には走行距離、訪問先、業務内容などの基本項目がありますが、自社の業務に必要な項目（配送先の受領印、燃費管理、安全確認事項など）が含まれているかをチェックしましょう。

法令や社内ルールに対応しているかを確認する

運転日報は道路交通法や労働基準法に関係する場合もあるため、休憩時間や運行時間の記録が適切にできるフォーマットかどうかを確認しましょう。また、社内の運行管理規定にも適合しているかチェックが必要です。

記入しやすく、運用がスムーズかを確認する

記入欄が細かすぎたり、必要な情報が抜けていたりすると、現場での運用が難しくなります。日々の業務で記入が負担にならないか、また管理者が確認しやすいかを考慮して選びましょう。

デジタル管理が可能か確認する

Excelやクラウドでの管理が可能なテンプレートであれば、データ集計や保管がしやすくなります。紙ベースと併用する場合も、デジタル管理しやすいフォーマットかどうかをチェックしましょう。

カスタマイズが可能か確認する

企業ごとに必要な項目は異なるため、テンプレートが自社の業務に合わせて編集できるか確認しましょう。固定のフォーマットではなく、必要に応じて項目を追加・削除できる柔軟性があると便利です。

運転日報の作成媒体や管理方法は？

ここでは、運転日報の書き方と管理方法についてご紹介します。

作成・保管は紙でも電子データでもよい

運転日報には、「このように書いて保管しなさい」というルールはなく、必要な項目がすべて書かれてさえいれば、紙ベースでも電子データベースでも構いません。

しかし、長期保存やデータの取り扱いといった観点から考えると、電子データベースやクラウドシステムの導入をおすすめします。

とはいえ、紙ベースと電子データベース、それぞれに固有のメリットがあるため、事前に確認しておき、自社に合った方法で保管しましょう。

詳しくは、以下で解説します。

紙で作成・保管するメリット

運転日報を紙で作成・保管するメリットは、以下の2つです。

導入コストが抑えられる

運転日報を紙ベースで作成・保管すると、PCやソフトといった新たに導入しなければならないシステムなどにかかるコストを抑えられるため、初期費用を抑えられます。

フォーマットも一から手書きで用意する必要はありません。必要項目が記載できれば書式は自由です。出回っているフォーマットから使いやすそうなものをダウンロードし、印刷すればよいだけなので、費用は紙とインク代程度で済みます。

PC操作に不慣れでも作成できる

紙に印刷した運転日報をドライバーに渡せば、ドライバーはPCが使えなくても日報を作成できます。

ドライバーの高齢化により、PCに苦手意識を持つ人は少なくありません。自社のドライバーがPC操作を苦手としているのであれば、紙ベースの日報の方が抵抗感やストレスなく記入に応じてくれることでしょう。

電子データ（Excel・アプリ）で作成・保管するメリット

PCでExcelやアプリなどを使い、日報を作成・保管するメリットは以下の3つです。

データの集計や検索がしやすい

電子データで運転日報を作成・保管すると、データの集計や検索が容易になります。

手書きでは集計するのに電卓を使わなければなりませんが、電子データの場合Excelなどを使えば入力した数値を自動計算できるため、計算ミスも防ぐことが可能です。

検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に閲覧できるため、情報探しに時間がかからなくなるといったメリットもあるでしょう。

保管スペースが必要ない

紙ベースの運転日報は、ファイルに綴じてラックにしまう必要があるため、保管場所も必要です。

さらに、量が増えるほど過去のデータを調べるのに時間がかかり、業務効率が悪くなります。

一方、電子データベースで管理するとPC内にデータを保管できるうえに、クラウド上に保存していれば、どのパソコンからでも瞬時に閲覧が可能です。

ペーパーレス化を推進できる

電子データで管理すれば、当然ですが紙は不要になります。そのため、至るところで取り上げられるペーパーレス化を自社でも導入できるでしょう。

業務効率化、生産性向上などが期待できる点も考えると、ペーパーレス化ができる電子データベースでの管理は非常に便利かつ経済的といえます。

運転日報の作成・保管の義務を怠ったときの罰則は？

運転日報の作成や保管の義務を怠った場合の罰則はありません。

ただし、社用車で営業活動を行っている企業でなぜ作成・保管ができていないのかを調べた結果、業務を行うべき安全運転管理者の選任をしていない、選任したが届出をしていないことが原因であった場合は、それぞれの行為に対して罰則があります。

怠った義務の内容	罰則
安全運転管理者の未選任	50万円以下の罰金
安全運転管理者の未届け	5万円以下の罰金

また、運送事業者においては、巡回指導で運転日報のチェックが行われます。

巡回指導は、実施状況によりA～Eの5段階で評価され、DまたはE評価を受けた場合に監査の対象となります。

そして、監査で悪質・重大な法令違反を起こした運送事業者には、「車両使用停止」「事業停止」「許可取消」などの行政処分が下されます。

運転日報の保管を怠り、巡回指導で焦らないためにも日々の保管をしっかり行いましょう。

運転日報の活用方法

一般的に、運転日報に記された情報を単なる記録として保存しているケースが多いのではないでしょうか。しかし積極的に情報を活用すれば、次のような業務改善につなげられるのでぜひ参考にしてください。

「燃費」に関する活用方法

運転日報には走行距離と給油履歴を記録するので燃費を算出できます。

車両の平均的な燃費より著しく悪い燃費を記録している場合、不要なアイドリングや波状運転の可能性が考えられます。

速度変化が激しい運転を記録している運転者にはデータを活用しながら指導を行い、周囲に危険を感じさせない運転を意識させましょう。

燃料費の削減だけでなく、運転者を悲惨な交通事故から守れます。

「車両点検」に関する活用方法

運転日報に記載する車両点検結果を活用すると、早期の段階で車両の異変に気付き、簡易なメンテナンスで対応できる可能性が上がるため、車両維持費用を節約できます。

異常が進むと脱輪や車両火災など、他人を巻き込む事故につながりますので、軽微な異常の段階で事故の芽を摘み取っておきましょう。

「従業員の労務管理業務」に関する活用方法

運転日報には運転時間、休憩時間などの運行に関する時間を記載するのが一般的です。

運転日報から短時間で業務をこなしている従業員の特徴をピックアップして他の従業員にシェアすれば、業務効率の向上や労働時間の短縮が期待できます。

「走行ルート」に関する活用方法

運転日報に記載された走行ルートは車両の種類ごとに可能な限り集めておきましょう。

状況に応じた最適な運行指示をするためには多くの情報が必要だからです。

例えば、大型トラックは大型車通行禁止の道路を把握しておかないと、うっかり狭い道に入り身動きがとれなくなる可能性があります。

また、通学時間帯の運行では通学路となる道路の走行ができないなどの理由で乗用車も迂回を求められるケースがあります。

運行する車両の種類や運行時間帯によっては走行ルートを変える必要が出てくるため、走行ルートに関する情報を多く集め、1つの目的地へのアクセスルートは複数用意しておきましょう。

「法令遵守」に関する活用方法

2024年4月から、自動車運転者の時間外労働に上限が設けられたため、運転日報から以下のようなデータに注目し、従業員の労働時間管理を行わなければなりません。

休憩時間は適切なタイミングで十分な時間を与える必要があるため、運転日報に記載された運行ルートや作業内容を確認し、時間短縮につながる手段を講じる必要があります。

運転日報作成に向けたシステム導入で業務効率化とデータの有効活用ができる

すでに少し触れましたが、運転日報の作成・管理はシステムの導入がおすすめです。

ここでは、システム導入時の注意点やメリットについてご紹介します。

システム導入時の注意点

システム導入にあたって、従業員に2点注意してもらう必要があります。

1つ目は、「システム導入の目的を理解してもらう」ことです。システムの利用は、ドライバー側からすると「監視されている感」が強くなるためです。

便利な反面、ドライバーは「自由を奪われている」と感じるリスクがあるでしょう。そのため、以下のような、システム導入の目的を従業員に理解してもらう手間を惜しんではいけません。

2つ目は、「システムを使い慣れてもらう」ことです。ドライバーの中には、PCどころかスマホの扱いも苦手という人も一定数いることでしょう。比較的簡単な操作とはいえ、最初は戸惑うはずです。

最初の時点で面倒と思われてしまうと抵抗感がさらに強まってしまいます。図解を多く取り入れたマニュアルを用意しておくなど、とっつきにくい印象を与えない工夫をしましょう。

正しい作業を、すでに日常化している作業にくっつけてしまえば、習慣化へのハードルはより低くなります。

システムを導入するメリット

運転日報の作成にシステムを導入するメリットは、以下の2つです。

日報の自動作成が可能になる

運転日報の自動作成システムを導入することで、日報の一部項目を自動入力してもらえます。

走行距離や時間、運行経路などの情報をドライブレコーダーの記録から引っ張り、日報へ自動入力してくれるのです。

そのような機能を利用することで、以下のようなメリットを得られます。

管理する側、される側双方の工数が減り、習慣化しやすくなることでしょう。

データの連携や活用が容易になる

運転日報の作成にシステムを導入すると、データの連携・活用が容易になります。

先ほどご紹介した日報の自動作成も、ドライブレコーダーのデータを日報の作成に連携させて行っています。

システムを導入すると、データはクラウド上に保存されるケースがほとんどです。

会社に備え付けのPCだけでなく、管理者が持ち運ぶノートPCなどからもデータを確認・活用できるため、作業効率の向上も期待できます。

運転日報以外の業務と一元化できる

運転日報の作成にシステムを導入すると、日報作成をほかの業務と一元化できます。

2025年現在、様々なシステムが各社より提供されているためあくまで一例ですが、運転日報システムに搭載されている一般的な機能をご紹介いたします。

毎日、すべてのドライバーに対して実施しなければならないこれらの業務は、システム導入するとPC1台で行えます。

管理ツールが1つに集約されるので、データを探す手間が省けるなど、管理者の負担軽減につながるでしょう。

まとめ：システムを導入し、運転日報を作成・保管しよう

運転日報を作成する本来の目的は、安全な運行を確保することです。運転日報で集めたデータを活用すれば、業務効率化や生産性の向上、労務管理の徹底につながります。Excelへの入力や紙ベースの管理は導入コスト面での負担は非常に少ないものの、長期的にみれば人件費や保管スペースの確保といった費用負担が膨らむ場合があるため注意が必要です。

弊社の飲酒検査クラウド管理システム「ホワイト安全キーパー」は、白ナンバー事業者様の「現場の状況に合わせたアルコールチェックを行い、効率よく運行・管理を行いたい」と言うご要望から生まれたシステムです。アルコールチェック・運転日報の作成・車両管理が簡単に行えます。運転日報とアルコールチェック結果をまとめて管理したい方におすすめです。

「運転日報のデジタル化によって、自社が抱えている課題を解決できるのか？」

気になる事業者様は、ぜひお気軽に弊社までお問い合わせくださいませ。

【出典】
運行管理者とは｜公益財団法人運行管理者試験センター(参照2025-04-23)
運転日報（乗務記録）｜公益社団法人長野県トラック協会(参照2025-04-23)
改正労働基準法等に関するQ&A｜厚生労働省(参照2025-04-23)
トラック運送業界の2024年問題について｜公益社団法人全日本トラック協会(参照2025-04-23)
エコドライブ普及・推進アクションプラン｜環境省(参照2025-04-23)
自動車の燃費への影響等｜内閣府(参照2025-04-23)
建設事業及び自動車運転業務の上限規制の適用について｜千葉労働局(参照2025-04-23)