車両管理システムを導入する際に比較するべきポイント
車両管理システムは、一度導入すると乗り換えが容易でない場合があるため、導入前に市場に出回っているシステムを慎重に検討する必要があります。しかし、どのような基準でシステムを選定すべきか悩まれる方も多いでしょう。
ここからは、車両管理システムを選ぶ際に重視すべきポイントについて解説します。
自社が求めている機能を有しているか
車両管理システムにおいて、自社が必要としている機能を再確認することが重要です。高額な費用をかけてシステムを導入したにもかかわらず、業務改善につながらないのであれば、導入の意味がありません。
多くの企業が抱える一般的な課題に対応する機能は、ほとんどのシステムに備わっていますが、個別のニーズに関してはシステムごとに差異が生じます。
システムを導入する前に、「システムの導入によって、社内の管理業務がどのように改善されるべきか」を明確にし、それを解決できる機能を備えたシステムを選定しましょう。
システムの精度は問題ないか
必要な機能が揃ったシステムを見つけた場合、その機能の精度にも注目する必要があります。低品質なシステムに投資するのは避けたいからです。
例えば、アルコール検知機能が正常に作動しない場合、飲酒運転を見逃すリスクが生じます。また、急ブレーキを感知する録画機能のセンサーの感度が過度に高いと、通常のブレーキングでも急ブレーキと誤認識され、ドライバーに不要なストレスを与える可能性があります。
システムが必要な場面で確実に機能するかどうか、導入企業の評判や無料体験を通じて、導入前にできる限り確認しましょう。
導入コスト・ランニングコストは予算に見合っているか
車両管理システムを導入する際には、コストが予算を大幅に超えないかを確認することも重要です。
ただし、予算にとらわれ過ぎると、本来必要な便利な機能を見落とすリスクがあります。一方で、過度に費用をかけて利益を圧迫してしまっては、導入の意義が薄れてしまいます。
そのため、システムのプランがどの程度柔軟に見直し可能であるかを事前に確認しておくことが重要です。
例えば、基本使用料が低く、豊富なオプションを提供しているシステムであれば、導入後に見落としていた便利な機能を追加することが可能です。
逆に、コスト削減を図りたい場合には、不要となったオプションを解約することで、簡単に経費削減が実現します。
初期費用や月額費用だけでなく、将来的なコスト変動に対応できるかどうかも導入前に検討しておくことが必要です。
費用対効果は問題ないか
車両管理システムの導入に際して、費用に対してどのような効果が自社にもたらされるのか、事前に予測しておくことも重要です。
コスト削減だけではなく、点呼業務の効率化による従業員の労働時間短縮といった金銭面以外の効果も考慮する必要があります。これを怠ると、利便性を実感できないままコストだけを支払い続ける可能性があります。
時間の節約はコスト削減以上に企業に有益な影響を与えることが多いため、時間とコストのバランスが取れた費用対効果を期待できる車両管理システムを導入することが推奨されます。
操作しやすいUI/UXか
UI(ユーザーインターフェース)およびUX(ユーザーエクスペリエンス)は、車両管理システムを選定する際に大きな影響を与える要素です。
UIとUXは以下のように定義されており、類似した言葉ではありますが、混同しないように確認しておきましょう。
UI(ユーザーインターフェース)
ユーザーが直接触れる、視覚的に認識できる部分を指します。
- 車両管理システムのデザイン
- 管理画面のレイアウト
- デバイスのボタンやアイコン など
UX(ユーザーエクスペリエンス)
商品やサービスを通じてユーザーが得る体験のことです。
- アルコールチェックの精度
- ドライブレコーダー画面から自分の運転傾向を把握できるか
- 直感的かつ簡単な操作が可能か
- 録画映像は鮮明か
- 端末の持ち運びが容易か など
車両管理システムは日常的に使用するものですので、UIとUXの質は非常に重要です。導入前には無料お試しサービスなどを活用し、実際の使用感を確認することをおすすめします。
アルコールチェック機能は備わっているか
アルコールチェック機能は、今後の車両管理システムにおいて不可欠な要素です。
事業用自動車(緑ナンバー)を運用する事業者だけでなく、2023年12月からは一定の条件を満たす自家用自動車(白ナンバー)を運用する事業者にも、アルコール検知器を使用したアルコールチェックが義務化されています。
このような規制が強化されているにもかかわらず、飲酒運転の完全な根絶にはいたっておらず、今後もさらなる規制強化が予想されます。
したがって、車両管理システムにおいて、アルコールチェック機能の搭載は必須といえる時代が到来しました。今後は、システムを選定する際に、その精度や操作性も重要な判断基準となるでしょう。