車両管理システムとは?主な機能や導入するメリット、比較ポイントを解説|ホワイト安全キーパー

車両管理システムとは?主な機能や導入するメリット、比較ポイントを解説

マネジメント
  • 車両管理システムとは?主な機能や導入するメリット、比較ポイントを解説 TOP画像
  • 昨今、労働人口の減少に伴う深刻な人手不足が問題となっており、企業における社用車の管理業務にも大きな影響を及ぼしています。特に、車両の管理を担当する人員が不足している状況では、業務効率の低下やミスの発生が懸念される場面が増えています。


    「複数の社用車を効率よく管理したい」
    「管理作業に漏れがないか不安がある」
    「車両管理にかかる時間を短縮したい」


    こうした課題を解決する手段として、車両管理システムの導入がおすすめです。そこで今回は、社用車を管理する上で役立つ車両管理システムの概要、機能、導入によるメリット、そして導入時に確認すべきポイントについて解説します。


    車両管理システムを導入することで、社用車の管理にかかる負担が大幅に軽減され、業務効率の向上が期待できます。さらに、コストパフォーマンスに優れたシステムもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

車両管理システムとは? コラム1画像

車両管理システムとは?

車両管理システムは、さまざまな車両の効率的な運用を支援し、運転者、整備担当者、管理者の業務負担を軽減するための管理ツールの1つです。事業者が業務効率化と安全性の確保を両立するためには、以下の点に留意する必要があります。


  • 社用車を常に故障なく、必要な時に即座に利用できる状態に保つこと
  • 運転者の健康状態を適切に管理し、事故の防止に努めること
  • 走行状況をリアルタイムで把握し、効率的な管理を実現すること

しかし、一定の管理ルールがない場合、必要な作業が漏れたり、車両の状態の良し悪しを正確に把握できない可能性があります。


そこで、誰もが同じ基準で業務を遂行できるようにするために導入されるのが、車両管理システムです。


車両管理に関する詳細な内容を知りたい方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。以下の点について理解が深まります。


  • 車両管理における重要な業務
  • 車両管理の必要性
  • 車両管理業務の一般的な流れ
車両管理システムの主な機能 コラム2画像

車両管理システムの主な機能

ここでは、車両管理システムに搭載されている主要な機能についてご紹介します。以下の一覧表で、システムが提供する各機能の概要をご確認ください。


機能 どのようなことができるのか
車両の予約管理機能 1台の車両を誰がいつ使う予定なのかが把握できる
車両の稼働管理機能 現在の車両の稼働状況がわかる
アルコールチェック機能 点呼時のアルコールチェックを行い、結果を保存できる
運転者の情報管理機能 運転者の年齢、免許更新予定日、病歴などを確認できる
日報の自動作成機能 必要データを入力すると運転日報が自動で作れる
動態管理機能 実際の走行データからより効率的に移動できるルートを探せる
安全運転支援機能 ドライバーに運転中の危険を視覚、聴覚等に訴えて知らせる
配送ルートの最適化機能 どの車で、どこを、どの順で回るのが効率的かがわかる

次に、これらの機能についてさらに詳細に解説していきます。

車両予約・管理機能

車両予約・管理機能は、特定の車両を誰がいつ使用するのかを事前に入力・管理する機能です。特に、1台の車両を複数のユーザーが共有して使用する場合に非常に便利であり、車両の空き状況を簡単に確認することが可能です。


これにより、外回りや荷物の運搬などで車両を使用する予定がある場合でも、他のユーザーがすでに車両を利用していることを事前に把握でき、車両が不足する事態を回避できます。

車両稼働管理機能

車両稼働管理機能は、車両の利用状況を日時ごとに記録し、一元的に管理する機能です。


ドライブレコーダーから稼働データを自動的に取り込むタイプを利用することで、管理者の手間を大幅に軽減することが可能です。


また、曜日や時間帯別の車両使用頻度の傾向を把握することで、車両の適切な保有台数や配置を効果的に管理するための参考情報となります。

アルコールチェック機能

アルコール検知器を使用し、アルコールチェックを実施した後、測定結果を記録および保存します。


2023年12月以降、一定台数以上の自動車を保有する事業所においては、アルコール検知器を用いたアルコールチェックが義務化されました。この規制を受け、車両管理システムにおいても、当該機能の搭載がほぼ不可欠となっています。

運転者の情報管理機能

本機能では、運転者に関する情報を登録・管理することが可能です。管理台帳に記載されている情報をシステムに入力することで、データ管理の一元化が実現し、効率的な管理が可能となります。


登録すべき主な情報としては、以下の項目が挙げられます。


  • 氏名、生年月日、住所
  • 雇用開始日および運転者として選任された日
  • 運転免許証に関する詳細情報
  • 事故歴および違反歴
  • 健康状態に関する記録
  • 特定の指導や診断を受けた履歴
  • 顔写真
  • 運転者の解任日およびその理由

日報自動作成機能

本機能では、運転日報を自動的に作成することが可能です。ドライブレコーダーとシステムを連携させ、ドライブレコーダーで記録された情報をシステムに転送し、その結果を所定の運転日報に記載して保存・印刷できます。


記載される内容は法令で義務付けられた項目を網羅しており、ドライバーごとに日報を保管しておくことで、定期的に実施される監査にも迅速に対応することが可能です。

動態管理機能

動態管理とは、車両の位置情報や状態を正確に取得・管理する機能を指します。主にGPS機能を活用し、走行履歴を記録することで、車両の現在位置や状況をリアルタイムで地図上に表示することが可能です。この機能により、緊急時や急な予定変更が発生した際に、最寄りの車両を迅速に特定し、適切な指示を送ることができます。


さらに、蓄積された記録をもとに、走行ルートや休憩ポイント、休憩のタイミングを再評価することで、効率的な移動ルートの検討や最適化にも役立ちます。

安全運転支援機能

安全運転支援機能は、ドライバーに対し、危険運転の可能性がある状況を警告音やディスプレイ表示により通知するシステムです。


主な警告内容

  • 速度超過
  • 車間距離の不足
  • 居眠り運転による車体のふらつき
  • 他車両や障害物への接近
  • その他の警告(例:横滑り防止機能など)

この機能をドライブレコーダーの映像記録と併用することで、走行データを基にドライバーの運転傾向を分析し、改善策の検討が可能です。また、各ドライバーに合わせた運転指導やヒヤリハットマップの作成、交通事故多発地点の共有など、より安全な運転環境の構築に貢献します。

配送ルートの最適化

車両管理システムの中には、行先を入力するとAIが最適な移動ルートを提案する機能を搭載しているものもあります。これにより、例えば年初の得意先への挨拶回りなど、複数の訪問先を効率的に巡回したい場合に大いに役立つ機能です。

車両管理システムを導入するべき理由|導入するメリット コラム3画像

車両管理システムを導入するべき理由|導入するメリット

これまでに、車両管理システムに搭載されている各種機能について確認しましたが、それぞれの機能により得られる効果も多岐にわたります。


本章では、車両管理システムを導入することによる主なメリットについて解説します。

車両情報を一元管理できる

労力や時間の節約によって、新規事業や既存事業に関連する業務に注力することが可能となり、生産性のさらなる向上が図れます。


すぐに人材が確保できない現状において、生産性の向上は常に意識すべき重要な課題です。車両管理システムの導入や既存システムの見直しによる最適化は、人件費を抑えながら売上を拡大する有効な手段として、今後ますます期待されています。

運送業務の効率化を実現できる

車両管理システムを導入することで、さまざまな情報を一元的に管理することが可能となります。


車両情報の一例

  • 日常点検の結果
  • 当日の運行情報
  • ドライブレコーダーの記録
  • その他、提出されたレポート

これらの情報を一元管理しておけば、必要な情報を調査・確認する際には、そのシステムを利用するだけで簡便に対応でき、調査にかかる手間や時間を大幅に削減できます。

生産性の向上が可能になる

労力や時間の節約によって、新規事業や既存事業に関連する業務に注力することが可能となり、生産性のさらなる向上が図れます。


すぐに人材が確保できない現状において、生産性の向上は常に意識すべき重要な課題です。車両管理システムの導入や既存システムの見直しによる最適化は、人件費を抑えながら売上を拡大する有効な手段として、今後ますます期待されています。

安全運転管理者の工数削減につながる

車両管理システムを導入することで、さまざまな情報を一元的に管理できるため、安全運転管理者の工数削減が実現します。


例えば、従来手書きで行っていた台帳の管理をシステム入力に移行することで、用紙の準備や記入済み用紙のファイリングといった作業の手間を省くことができます。


さらに、必要な情報をクリック1つで迅速かつ簡単に確認できるため、ファイルの保管場所に関する問題も解消されます。オフィスの整理が進むことで、作業効率が向上し、より良い成果が期待できるでしょう。

事故防止につながる

車両管理システムを導入し、事故やヒヤリハットに関する情報を一元化することで、客観的な数値データを取得できます。このデータをもとに対策を検討することで、感情に左右されない合理的な改善策を策定でき、実施することで交通事故の削減が期待されます。


交通事故の撲滅を目指し、全従業員が共通の目標を持って活動を徹底し、事故ゼロの実績を達成することで、新規顧客の獲得や業績向上に貢献することが見込まれます。

コストを削減できる

車両管理システムの導入により、無駄な運行を削減することで、燃料費や高速料金などのコストを抑えることが可能です。また、車両の台数そのものを削減することも視野に入れられます。


加えて、事故の発生率を低減できれば、賠償金や損壊物の修理費用が不要となり、保険に加入している事業者においては、保険料の削減にもつながるでしょう。


さらに、複数の機能を1つの車両管理システムに集約することで、従来使用していた他のツールの運用を停止し、関連するコストを削減できる可能性もあります。


このように、車両管理システムを導入することで、さまざまなコスト削減が期待されます。

コンプライアンスの遵守につながる

車両管理システムには、当該時点の法令に準拠した機能が標準搭載されています。システムを活用することで、自動的に法令を遵守した業務運営が可能となり、企業としての信頼性が向上します。これにより、営業活動においても競争優位性を得ることができるでしょう。


その結果、新規顧客の獲得や既存顧客からの追加受注が期待され、業績の向上にもつながる可能性があります。


さらに、コンプライアンス遵守は、長時間労働問題の是正にも貢献し、従業員のワークライフバランスの向上を実現します。

車両管理システムを導入する際の注意点 コラム4画像

車両管理システムを導入する際の注意点

車両管理システムは、さまざまなメリットを提供し、現代においてはほぼ不可欠なツールとなっています。しかし、導入に際しては慎重に考慮すべき点がいくつか存在します。これらを理解しておかないと、システム導入にかかるコストをかけたにもかかわらず、期待する成果を得られない可能性があります。以下に、代表的な注意点を3つ挙げてご紹介しますので、ぜひご確認ください。

ドライバーにとって心理的なストレスを与える可能性がある

車両管理システムにより、各車両の運行状況が正確に把握されるほど、ドライバーは「監視されている」と感じやすくなります。


運転時間が長い運転者ほど、車内を「自分だけの自由な空間」と捉える傾向にあります。このような空間に他者の視線が入ると感じることで、心理的なストレスが生じ、それが業務に影響を及ぼす可能性があることを理解しておく必要があります。


この問題に対処するためには、システム導入の目的やメリットについて事前に十分な説明を行い、運転者の理解を得ることが重要です。


具体的には、車両管理システムが以下の点において「ドライバーの安全を確保するための手段」であることを強調することが効果的です。


  • 長時間の運転が避けられない状況になっていないか確認する
  • 休憩を適切に取れているかを把握する
  • 自身では気づきにくい運転中の癖を見つけ、事故を未然に防ぐことができないか考える

車両管理システムが「ドライバーの監視システム」ではないことを丁寧に説明し、ドライバーの理解を得たうえで導入することが重要です。

導入・運用にコストがかかる

車両管理システムの導入には、初期費用と運用コストが発生します。


まず、初期費用としては、主に機器の購入費用および設置工事費が含まれます。事業所にはパソコンが必要となりますが、既存の端末を活用することでコストを抑えることが可能です。一方で、車載器の種類は多岐にわたります。以下の比較表をご参照いただき、自社のニーズに合った機器の選定にお役立てください。


種類 メリット デメリット
OBD-Ⅱ
ポート型
目立たない場所に設置でき、ドライバーの視界を遮らない 取り付けが難しい
シガー
ソケット型
・取付工事不要
・導入費用が安い
・使いまわしが可能
・シガーソケットが常に塞がる
・邪魔になりやすい
アプリ型 ・従業員個人のスマホを活用できる
・管理アプリをインストールすればすぐ使える
使える機能が少ない
ドライブ
レコーダー型
・運転中の記録が残せる
・ドライバーの運転教育に使える
導入費用が高い
デジタル
タコグラフ型
時間管理がしやすくなる ・導入費用が高い
・取り付けが難しい

次に、運用コストについては、まず契約プランを確認することが重要です。年間契約により割引が適用され、月額費用を抑えられる場合があります。


また、オプションの選択によってもコストは大きく変動します。必要なオプションに絞ることが重要ですが、コスト削減を意識しすぎると、他のコスト削減につながる有用なオプションを見逃す可能性もあるため、幅広い視点を持って検討することが重要です。

システムの乗り換えが難しい可能性がある

車両管理システムに使用されるデバイスは、メーカーごとに異なる特徴があります。そのため、メーカーを変更してシステムを移行する際、「以前のシステムの方が使いやすかった」「操作性が悪くなった」と感じる可能性が考えられます。従業員がシステムを使いこなせなければ、システム変更の目的が果たされないため、事業者は現行のメーカーに依存し、新しい機器の導入を検討する傾向があります。


この結果、特定のメーカーへの依存度が高まり、システムの根本的な移行が困難になり、業務効率化やコスト削減の機会を逃す原因となる可能性があります。


しかし、実際には、従業員は会社の決定に従い、新システムに順応するしかありません。低価格に惹かれて明らかに機能が劣るシステムを導入しない限り、使い勝手に関する違和感は一時的なものとなり、時間とともに新システムの利便性に気づくでしょう。最終的には、「システムを変更して良かった」という声が上がる可能性もあります。

車両管理システムを導入する際に比較するべきポイント コラム5画像

車両管理システムを導入する際に比較するべきポイント

車両管理システムは、一度導入すると乗り換えが容易でない場合があるため、導入前に市場に出回っているシステムを慎重に検討する必要があります。しかし、どのような基準でシステムを選定すべきか悩まれる方も多いでしょう。


ここからは、車両管理システムを選ぶ際に重視すべきポイントについて解説します。

自社が求めている機能を有しているか

車両管理システムにおいて、自社が必要としている機能を再確認することが重要です。高額な費用をかけてシステムを導入したにもかかわらず、業務改善につながらないのであれば、導入の意味がありません。


多くの企業が抱える一般的な課題に対応する機能は、ほとんどのシステムに備わっていますが、個別のニーズに関してはシステムごとに差異が生じます。


システムを導入する前に、「システムの導入によって、社内の管理業務がどのように改善されるべきか」を明確にし、それを解決できる機能を備えたシステムを選定しましょう。

システムの精度は問題ないか

必要な機能が揃ったシステムを見つけた場合、その機能の精度にも注目する必要があります。低品質なシステムに投資するのは避けたいからです。


例えば、アルコール検知機能が正常に作動しない場合、飲酒運転を見逃すリスクが生じます。また、急ブレーキを感知する録画機能のセンサーの感度が過度に高いと、通常のブレーキングでも急ブレーキと誤認識され、ドライバーに不要なストレスを与える可能性があります。


システムが必要な場面で確実に機能するかどうか、導入企業の評判や無料体験を通じて、導入前にできる限り確認しましょう。

導入コスト・ランニングコストは予算に見合っているか

車両管理システムを導入する際には、コストが予算を大幅に超えないかを確認することも重要です。


ただし、予算にとらわれ過ぎると、本来必要な便利な機能を見落とすリスクがあります。一方で、過度に費用をかけて利益を圧迫してしまっては、導入の意義が薄れてしまいます。


そのため、システムのプランがどの程度柔軟に見直し可能であるかを事前に確認しておくことが重要です。


例えば、基本使用料が低く、豊富なオプションを提供しているシステムであれば、導入後に見落としていた便利な機能を追加することが可能です。


逆に、コスト削減を図りたい場合には、不要となったオプションを解約することで、簡単に経費削減が実現します。


初期費用や月額費用だけでなく、将来的なコスト変動に対応できるかどうかも導入前に検討しておくことが必要です。

費用対効果は問題ないか

車両管理システムの導入に際して、費用に対してどのような効果が自社にもたらされるのか、事前に予測しておくことも重要です。


コスト削減だけではなく、点呼業務の効率化による従業員の労働時間短縮といった金銭面以外の効果も考慮する必要があります。これを怠ると、利便性を実感できないままコストだけを支払い続ける可能性があります。


時間の節約はコスト削減以上に企業に有益な影響を与えることが多いため、時間とコストのバランスが取れた費用対効果を期待できる車両管理システムを導入することが推奨されます。

操作しやすいUI/UXか

UI(ユーザーインターフェース)およびUX(ユーザーエクスペリエンス)は、車両管理システムを選定する際に大きな影響を与える要素です。


UIとUXは以下のように定義されており、類似した言葉ではありますが、混同しないように確認しておきましょう。


UI(ユーザーインターフェース)

ユーザーが直接触れる、視覚的に認識できる部分を指します。

  • 車両管理システムのデザイン
  • 管理画面のレイアウト
  • デバイスのボタンやアイコン など

UX(ユーザーエクスペリエンス)

商品やサービスを通じてユーザーが得る体験のことです。

  • アルコールチェックの精度
  • ドライブレコーダー画面から自分の運転傾向を把握できるか
  • 直感的かつ簡単な操作が可能か
  • 録画映像は鮮明か
  • 端末の持ち運びが容易か など

車両管理システムは日常的に使用するものですので、UIとUXの質は非常に重要です。導入前には無料お試しサービスなどを活用し、実際の使用感を確認することをおすすめします。

アルコールチェック機能は備わっているか

アルコールチェック機能は、今後の車両管理システムにおいて不可欠な要素です。


事業用自動車(緑ナンバー)を運用する事業者だけでなく、2023年12月からは一定の条件を満たす自家用自動車(白ナンバー)を運用する事業者にも、アルコール検知器を使用したアルコールチェックが義務化されています。


このような規制が強化されているにもかかわらず、飲酒運転の完全な根絶にはいたっておらず、今後もさらなる規制強化が予想されます。


したがって、車両管理システムにおいて、アルコールチェック機能の搭載は必須といえる時代が到来しました。今後は、システムを選定する際に、その精度や操作性も重要な判断基準となるでしょう。

車両管理システムを導入するなら「ホワイト安全キーパー」がおすすめ コラム6画像

車両管理システムを導入するなら「ホワイト安全キーパー」がおすすめ

車両管理は、従業員の安全確保や法令遵守の観点から非常に重要です。特に、道路交通法施行規則第9条の10に基づき2023年12月以降はアルコールチェックの義務化が進む中で、車両管理の重要性が一層高まっています。


多くの事業者が労務管理や安全運転管理の効率化に課題を抱えている状況ですが、この状況を打開するために、テレニシが提供するクラウド型車両管理システムでもある「ホワイト安全キーパー」の導入をご検討ください。「ホワイト安全キーパー」は、以下のメリットを通じて車両管理を支援します。


  • 運行日報の自動作成とクラウド管理
  • 車両管理と車両予約機能
  • 車両データの一元管理と不正防止

「ホワイト安全キーパー」は14日間の無料お試し期間も用意しており、システムの操作感を実際に試したうえで導入を検討できます。また、24時間365日のサポート体制も整っているため、導入後も安心して運用を続けられます。


2024年4月末時点で600社以上、1,700拠点に導入されており、豊富な実績があるのも強みの1つです。車両管理の効率化を図りたい事業者様は、ぜひ以下から詳細をご覧ください。

まとめ|車両管理システムを活用して業務効率化を図ろう! コラム7画像

まとめ|車両管理システムを活用して業務効率化を図ろう!

車両管理システムは、今後さらに深刻化する人手不足の時代において、必要不可欠なツールです。


現在、各メーカーは多様なニーズに応じた機能を備えた車両管理システムを提供していますが、すべての機能が企業にとって必須というわけではありません。


システム導入にあたっては、自社がどのような改善を目指すかを明確にし、その目標に合致する機能を備えたシステムを、予算に見合った価格で導入することが重要です。


企業のニーズは時間とともに変化します。変化に柔軟に対応できるシステムを選定することで、機器の入れ替えにかかるコストや時間の無駄を最小限に抑えることが可能です。


ぜひ、自社の業務効率化を支援する車両管理システムを導入し、厳しいビジネス環境を乗り越えていきましょう。


【出典】
車両管理システムとは?目的や機能、メリット・デメリットを解説|お名前.com(参照2024-10-18)
車両管理システムとは?選び方や導入前の検討事項について解説|JAF交通安全トレーニングコラム(参照2024-10-18)

< 次のコラム

車両予約システムとは?主な機能や導入するメリット、比較ポイントを解説

前のコラム >

社用車管理とは?社用車管理が重要な理由から主な業務内容まで解説

人気のコラム 月間ランキング

  • 1

    飲酒後は何時間待てば運転していい?運転者以外にも罰則はある?
  • マネジメント
    飲酒後は何時間待てば運転していい?運転者以外にも罰則はある?

    仕事後の晩酌は1日の疲れを癒し、明日への活力源になる一方で、深酒がたたり翌日にお酒が残ってしまっては事業者としては困ってしまいます。プライベートでの飲酒は個人の自由。プロとして節制は必要でも強制的に禁止するわけにもいかず、対応に苦慮されている事業者の方もいらっしゃるでしょう。業務に支障をきたさない範囲で飲酒を許可する指導法はないものか?このようにお悩みの事業者や管理者向けに、当記事では以下の点について解説します。

  • 2

    アルコール検知器での検査をごまかすときに用いられる不正行為|不正を未然に防ぐ方法も解説
  • マネジメント
    アルコール検知器での検査をごまかすときに用いられる不正行為|不正を未然に防ぐ方法も解説

    「アルコール検知器での検査はごまかせる」このような話を聞いたことはありませんか。飲酒運転による悲惨な事故は、誰も得をしません。だからこそ、アルコール検知器を使って検査をすることは重要で、不正を防ぐことは大切です。そこで今回は、過去にあった不正事例とそれに対する防止策をご紹介します。さらに、さまざまな不正な手法を防げるツールもご紹介しますので、飲酒運転による事故撲滅を強化したい管理者の方はぜひ最後までご覧ください。

  • 3

    運転日報とは?法律で定められた義務の内容や書き方・保管方法を紹介
  • マネジメント
    運転日報とは?法律で定められた義務の内容や書き方・保管方法を紹介

    運転日報は、企業活動において自動車を使用する際に必須とされる記録です。実際に運送業や、社有車で商品の配達などに活用している企業では、社内で運転日報の作成が義務付けられているでしょう。ところでなぜ運転日報を作成し保管する必要があるのか、その理由をご存じでしょうか?本記事では、運転日報を義務付ける法律・記載事項などの基礎知識・業務フローについてわかりやすく解説します。運転日報の活用方法についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

  • 4

    白ナンバートラックとは?緑ナンバートラックとの比較解説
  • 白ナンバー
    白ナンバートラックとは?緑ナンバートラックとの比較解説

    街で走っているトラックのナンバープレートを見ると、白いナンバーと緑のナンバーの2種類があると思いますが、皆様はこの違いについてご存知でしょうか?今回は運送業界でよく聞く白ナンバートラックとはどういう仕事・役割なのか、緑ナンバーとの違いとは何かを紹介したいと思います。

  • 5

    安全運転管理者が受講する法定講習とは?覚えておきたい注意点
  • 法改正・規制
    安全運転管理者が受講する法定講習とは?覚えておきたい注意点

    令和4年(2022年)4月より、改正道路交通法施行規則が順次施行され、アルコールチェックの義務化など安全運転管理者の業務が拡充しています。安全運転管理者になるためには資格要件が定められており、誰でもなれるわけではありません。また安全運転管理や交通安全教育等を行うにあたり、必要な知識を得られる法定講習を受講する必要があります。本記事では、安全運転管理者等およびその法定講習の概要や受講前に知っておきたい注意点について見ていきましょう。

最新の製品情報や
ウェビナーなど
イベント情報を配信中

X(旧Twitter)ロゴホワイト安全キーパーをフォローする