車両予約システムとは？主な機能や導入するメリット、比較ポイントを解説｜ホワイト安全キーパー

車両予約システムとは？

車両予約システムは、社用車の利用を希望する人が、使いたい車両と日時を簡単に登録できるツールです。管理者はこの登録情報をもとに、スケジュールの調整や車両の管理を効率的に行えます。

このシステムを導入することで、次のようなメリットがあります。

• 運転者が使える車両をすぐに見つけられる
• 管理者のスケジュール調整業務が楽になる
• 車両が車庫に眠っている時間を減らせる

次に、車両予約システムを導入することで何ができるのか、詳しく見ていきましょう。

車両予約システムの主な機能

車両予約システムには、効率的な運用をサポートするために、以下の4つの基本的な機能が備わっています。

1. カレンダーを使った予約管理機能
2. 車両の稼働状況をリアルタイムで表示する機能
3. 自動通知機能
4. 車両の利用履歴を管理する機能

それぞれの機能について、解説していきます。

予約管理とカレンダー機能

登録された予約情報を、車両ごとにカレンダー表示できる機能です。多くのシステムでは、カレンダーの表示を月・週・日ごとに切り替えられるため、状況に応じた柔軟な使い分けが可能です。

例えば、「前日の15時まで予約可能」といった締め切りルールを設定しておくことで、カレンダーを確認するだけで簡単に重複した予約をチェックできます。また、空いている車両の検索もスムーズに行えるため、車両の割り振りも短時間で調整できます。運転者も車両の空き状況を確認しながら予約できるため、管理者の手間が大幅に軽減されるでしょう。

車両稼働状況のリアルタイム表示

車両予約システムがあれば、車両の稼働状況をリアルタイムで確認できます。

また、動態管理に必要なGPSや連携機能を備えたドライブレコーダーと連携することで、車両の現在位置を確認できるため業務の変更や追加の指示をスムーズに出せます。事故や故障といったトラブルが発生した際にも、迅速に対応しやすくなります。

自動通知機能

自動通知機能は、車両に関する情報を自動で通知する機能です。

例えば、車検や定期点検の日程をシステムに登録し、予約を前日から不可にする設定を行えば、当日に使いたい車両が予約で使えないといったトラブルを防ぐことができます。また、数日前に自動で通知が届くため、スケジュール管理もしやすくなります。

さらに、車検や点検が近い車両の運転者に対して、「運行中に気になる点があれば報告してください」と事前に伝えておくことで、適切な整備作業を実施しやすくなります。その結果、運転者が安心して車両を利用できるようになります。

車両利用履歴のデータ管理

車両の利用履歴を集計することで、管理者は各車両の運行記録を効率的に管理できます。

利用履歴から得られるデータの例

• 予約に対して実際に運転者が車両を使用した割合
• 予約内容と実際の運行履歴の差異
• 社用車の稼働率

これらのデータを活用することで、無駄な予約や無理な運転を防ぎ、経費削減や事故防止に役立てることが可能です。

車両予約システムを導入するべき理由｜導入するメリットとは

「システムを導入すると便利そうだけど、費用が高額なのでは？」と不安に思う方もいるかもしれません。しかし、車両予約システムを導入することで得られるコスト削減や利益の向上が、その費用を十分に上回る可能性があります。

ここでは、車両予約システムを導入することで得られるメリットについてご紹介します。自社に導入した際にどれほどの効果が期待できるのか、参考にしてみてください。

車両予約・管理の効率化

車両予約システムを導入することで、車両管理の効率を大幅に向上させることができます。

その主な理由は次の3つです。

• 予約が被らないよう運転者が意識しはじめるから
• 予約が被る可能性が下がり、管理者の作業が減るから
• 運転者同士でスケジュール管理を意識し、コミュニケーション機会の増加につながるから

このように、車両予約システムの導入は「車両管理は管理者の仕事」という固定観念を変え、「自分たちで使う車両は自分たちで管理する」という意識を持たせるきっかけになります。結果として、従業員が主体的に動く機会が増え、業務効率や業績の向上、さらには職場の雰囲気の改善といった好循環を生み出すことが期待できます。

コスト削減と経費の最適化

車両予約システムは、数ある車両管理システムの1つです。すでに車両管理システムを導入している企業であれば、既存のシステムに車両予約機能を追加するだけで導入が可能です。そのため、新たにシステムを構築する手間を省き、コストや作業負担を最小限に抑えることができます。

その結果、お金と時間の両方を効率的に節約でき、企業の経営効率を大幅に向上させることが期待できるでしょう。

安全性向上とコンプライアンス強化

車両予約システムを導入することで、業務の安全性とコンプライアンスを強化できます。

従来の紙ベースでの車両管理は、書類の保管スペースが必要であるだけでなく、紛失による情報漏洩や改ざんのリスクがあります。しかし、車両予約システムを導入すれば、パスワードでアクセスを制限できるため、情報漏洩や改ざんを防ぐことが可能です。また、法律で求められる管理も簡単になり、企業としての信頼度の向上にもつながります。

業務のペーパーレス化

車両予約システムを導入することで、業務のペーパーレス化を進めることが可能です。システムをパソコンやスマートフォンに導入しておけば、いつでもデータ上で車両の状況を確認できるため、紙の書類は必要ありません。

また、印刷コストを削減できるだけでなく、書類を持ち運ぶ手間や保管スペースも減らせます。車両管理に限らず、さまざまな業務においても、ペーパーレス化を検討する価値があります。

リアルタイムのデータ可視化

車両予約システムを利用することで、最新のデータを簡単に確認できるようになります。ほとんどのシステムはリアルタイム、またはそれに近いスピードでデータを更新するため、情報が常に最新の状態に保たれます。

リアルタイムでデータを確認できると、予約が重複するリスクが減り、管理者は無駄な調整に時間をかける必要がなくなります。また、運転者もスケジュールの調整に手間をかけずに済むでしょう。

車両予約システムを導入する際に比較するべきポイント

車両予約システムは、その必要性から多くの製品が提供されています。選択肢が豊富なため、どれを導入すべきか迷うことも少なくないでしょう。

そこで、ここでは車両予約システムを比較する際に注目しておきたい重要なポイントをわかりやすくご紹介します。

機能の充実度とカスタマイズ性

車両予約システムを選ぶ際は、システムの機能とカスタマイズ性が重要なポイントです。

次の3つのステップで検討してみましょう。

1. 必要な機能があること
2. あると便利と思う機能が多く含まれていること
3. 今利用中の他システムとの連携機能が搭載されていること

まず、必要な機能がしっかりと備わっているかを確認しましょう。これはシステム選びの基本です。

また、必須機能に加え、「これがあったら便利だ」と思える機能が多く含まれているシステムを選ぶと、業務効率がさらに向上します。

さらに、導入後に必要な機能が変わることも考えられます。そのため、機能の追加や削除が簡単にでき、コストも抑えられるシステムを選びましょう。

このように、システムを選ぶ際は、機能の豊富さとカスタマイズのしやすさをしっかりチェックすることが大切です。業務に合わせて柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、長期的な運用がスムーズになります。

利便性と操作のしやすさ

車両予約システムを導入する際は、コンピューター操作に不慣れな人でも簡単に利用できるものを選ぶことが重要です。使いにくいシステムだと、ルールを守らない人が出てきて、効率化のための導入が逆効果になる可能性があります。

特に、運転者が頻繁に使う予約手順や予約画面については、直感的に操作できるシステムを選ぶことがポイントです。機械操作が苦手な人でも、迷わずに使えるような設計を重視しましょう。

また、無料のお試しサービスを活用し、実際に従業員からのフィードバックを集めた上でシステムを決めることをおすすめします。そうすることで、導入後に「思っていたのと違った」という後悔を避けることができます。

導入コストと維持費用

システム導入時には、コスト面も気になるポイントです。特に維持費用は、月や年単位で計算し、長期的な視点で見積もることが大切です。

導入費用については、システム提供者がキャンペーンなどを活用して安価に見せることがよくあります。しかし、こうした価格に惹かれて安易に導入すると、ランニングコストが高額で、数年後に「他のサービスの方がコストパフォーマンスが良かった」と後悔することもあります。

どのシステムも導入には一定のコストがかかります。そのため、一度導入したらできるだけ長期間利用したいと考えるのが一般的です。最低でも使い続けたいと思う期間の総コストをしっかりと計算し、他の選択肢と比較した上で導入するシステムを決定しましょう。

サポート体制とトラブル対応

システムを導入する際は、自社の稼働時間に合わせたサポート体制が用意されているかも確認しましょう。

例えば、24時間稼働している会社の場合、サポート対応時間が平日の9時～18時だけでは不安を感じるかもしれません。このような場合、24時間365日対応可能なサポート体制があれば、安心してシステムを導入できます。

また、問い合わせの手段が電話、メール、チャットなど複数用意されていると、より安心感が増します。

つまり、自社の稼働時間をカバーできるサポート体制が整っていて、問い合わせ手段の選択肢が豊富なシステムを導入することで、万が一のトラブルが発生しても慌てずに対応できるでしょう。

他システムとの連携機能

車両予約システムは法律上の義務ではないため、日報管理やアルコールチェックといった必須機能に比べると、導入の優先順位は低くなりがちです。

そのため、導入を検討する際には、他の必須システムと連携できるかどうかが重要なポイントになります。例えば、車両予約システムが日報管理機能と連携できる場合、日報の管理がより効率的になり、企業にとって導入を前向きに検討する材料となるでしょう。

車両予約システムを選ぶ際は、以下の点を意識して、全体の車両管理システムの利便性を高めるようにしてみてください。

■すでに車両管理システムを導入している場合

既存の機能とどれだけ連携できるかを重視しましょう。

■まだ車両管理システムを導入していない場合

車両予約システムを導入することで、利便性がどれだけ向上するかを考慮しましょう。

車両予約システムの導入なら「ホワイト安全キーパー」がおすすめ

車両予約システムの導入を検討しているなら、新たに車両予約機能を搭載した「ホワイト安全キーパー」をおすすめします。

「ホワイト安全キーパー」は、テレニシが既存の車両予約システムを徹底的にリサーチし、企業のさまざまなニーズに応えられるよう開発したシステムです。車両予約機能だけでなく、アルコールチェック機能も標準装備しており、24時間365日のサポート体制でお困りごとにも迅速に対応します。そのため、このシステム1つで車両管理に対する不安をほぼ解消できます。

また、すべての機能を21日間無料でお試しいただけるため、導入後に「期待と違った」といった心配も不要です。これまでに600社、1,700拠点を超える企業様への導入実績（※2024年8月末時点）が、信頼性の証です。

車両予約システムの導入を検討中の方や、コスト削減のためにシステム全体の見直しを考えている事業者の方は、ぜひ詳細をご覧いただき、不明点があればお気軽にお問い合わせください。

まとめ｜車両予約システムを活用して業務効率化を図ろう！

車両予約システムを導入することで、社用車を効率的に運用できるようになります。ガソリン代や税金、保険料などの維持費を削減できるだけでなく、管理者の負担を軽減し、残業時間の削減や休息時間の確保といった働き方改革にも対応しやすくなるでしょう。

時間やコスト、労力を有効に活用できる車両予約システムは、業務効率の向上を強力にサポートします。

導入の検討をぜひこの機会に進めてみてください。