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企業の営業活動や商品の輸送、人の移動に欠かせない社用車。業務をスムーズに進めるためには、社用車の適切な管理が重要です。故障や事故が発生した際に業務が滞らないよう、事前にしっかりと備える必要があります。
しかし、「具体的に社用車のどこを、いつ、どのように管理すればよいのか」と悩む管理者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社用車管理の重要性とその業務内容についてわかりやすく解説します。社用車管理を徹底することで、以下のようなメリットが得られます。
最後までご覧いただき、業務効率の向上や収益の改善にぜひお役立てください。
社用車とは、会社や個人事業主が業務で使用するための車両の総称です。これには、会社が車を購入する場合と、リースで借りる場合の2つのパターンがあり、どちらの場合でも使用者は会社になります。
また、会社が使用する車両には「営業車」や「商用車」といった呼び方もあります。これらの言葉には明確な定義はありませんが、一般的には以下のように使い分けられることが多いです。
| 用語 | 意味と使われ方 |
|---|---|
| 社用車 | 会社が使用する車全般を指し、さまざまな目的に使用される車に使われる |
| 営業車 | 社用車の中でも得意先回りなどの営業活動に使われる車を指す |
| 商用車 | タクシー、バス、トラックなど輸送目的で使用される車を指す |
このように、用途に応じてさまざまな呼び方がされますが、いずれも業務で使用される車両である点は共通しています。
社用車管理とは、会社で使用している社用車に関わるすべての管理業務を指します。
この管理業務には、車両の点検や整備など車そのものに対する業務と、社用車を使用する従業員に対して行う点呼や運転指導といった業務が含まれます。
以下の条件に該当する事業者は、事業所ごとに社用車の管理が義務付けられています。
特に自家用車に関しては、保有する車両台数によって義務が発生するため、必ず確認が必要です。
| 所有車両 | 義務化の対象となる事業者 |
|---|---|
| 事業用自動車（緑ナンバー） | すべての事業者 |
| 自家用自動車（白ナンバー） | 乗車定員が11人以上の自動車を1台以上保有 またはそれ以外の自動車を5台以上保有している事業者 |
社用車管理が重要な理由に、以下の4つが挙げられます。
それぞれについて詳しくご紹介します。
社用車の管理は法律で義務付けられており、管理対象となる企業の範囲は年々広がっています。
法令を遵守することは企業コンプライアンスの基盤であり、これを怠ると営業停止や認可の取り消しといった厳しい処分を受ける可能性があります。また、企業のイメージにも悪影響を及ぼします。
したがって、企業は法律に基づいて社用車の適切な管理を行うことが求められるでしょう。
社用車を定期的に点検し、状態を把握して必要なメンテナンスを行うことで、車両の寿命を延ばし、突然の故障や高額な修理のリスクを軽減できます。これにより、不要な修理や車両の早期買い替えによるコストを削減できます。
また、車両の点検整備費や燃料費、保険料といったコストは、利益目標を設定する際に無視できない要素です。
したがって、資産管理やコスト最適化の観点から、社用車の管理は非常に重要です。
従業員の安全を守るためにも、社用車の管理が非常に重要です。
車両のメンテナンスを適切に行い、常に良好な状態を保つことで、故障やそれに伴う交通事故を防ぎ、従業員を守ることができます。
さらに、点呼による健康状態の確認や、安全運転に関する研修を実施することで、従業員の安全運転意識を高めることも安全確保につながります。
点呼時に車両の不具合が見つかった場合、迅速にメンテナンスすることで、走行中の故障やそれに伴う事故を未然に防ぐことができます。
例えば、タイヤの残溝が少ないと点検で判明した場合は、早急に新品に交換することでスリップによる交通事故を防ぎ、従業員や周囲の人々の安全を守ることができます。
大きな事故は、長時間の通行止めなどで周囲に多大な迷惑をかける可能性があります。そのため、社用車の管理を徹底し、事故の発生リスクを少しでも低減することが重要です。
社用車管理の内容をもう少し具体的に噛み砕くと、ドライバー、車両、運行の3つの管理に分けられます。
ひとつずつ詳しくご紹介します。
ドライバーの管理は、主に点呼を通じて行います。
点呼業務には、以下の内容が含まれます。
これらの情報をもとに無理のない運行指示をし、交通事故などのトラブルを未然に防ぎながら業務を遂行させます。
特にアルコールチェックは監査などで厳しく確認されるため、適切に実施することが重要です。
車両の管理は、定期的な点検とその結果に基づく適切な整備によって維持されます。
車両点検には主に以下の3種類があります。
これらの点検は、車両の使用期間や走行距離に応じて実施し、突然の故障やそれに伴う交通事故を防止することが重要です。
社用車の点検内容については、以下の記事でさらに詳しく説明しています。
点検は事故防止やコスト削減、さらには自社の評価向上にとって非常に重要です。ぜひご覧ください。
運行管理において最も重要なのは、時間の管理です。
効果的に管理するためには、次のような方法があります。
運行管理者や安全運転管理者はこれらの時間管理を徹底し、ドライバーの健康を守るとともに、人件費などのコストも適切に管理することが求められます。
また、ドライバーの業務内容を詳細に記録するためには、運転日報の作成と保管が欠かせません。
運転日報の記載事項や法的義務についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
社用車管理は日常的な管理だけでなく、事故が起こった際の対応も含まれます。
事故が実際に起きたとき、速やかに対応できるかは事前にどこまで対応を検討、準備できるかにかかっています。
では、適切な対処をするために、どのような準備をしておけばよいのでしょうか。
交通事故が発生した際の対応をマニュアルとしてまとめ、安全運転教育の一環として従業員に周知しておきましょう。
マニュアルには、最低限以下の項目を含めることをおすすめします。
| 措置手順 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 1.けが人の確認・救護 | 人命救助が最優先 車外への救出、安全な場所への移動 |
| 2.二次被害防止措置 | 発煙筒、ハザードランプを使用して後続車へ合図 自走可能なら安全な場所へ移動 |
| 3.警察、会社への連絡 | けが人がいる（人身事故）の場合は必ずその旨を伝える その他についてもできるだけ詳細を伝える |
| 4.相手方の情報確認 | 住所、氏名、連絡先、車種、ナンバーなど |
| 5.現場状況の確認 | 状況をできるだけメモする 現場の写真を撮っておく ドライブレコーダーの映像を保存する |
このようなマニュアルを作成し、従業員に共有することで、交通事故発生時の適切な対応を促進できます。
社用車がどの自動車保険に加入しているかも、必ず確認しておきましょう。自賠責保険はもちろん、任意保険についても加入の有無や、加入している場合はその補償範囲や内容、保険期間を把握しておくことが重要です。
さらに、保険の内容を定期的に見直すことで、無駄な保険料を削減できる可能性もあります。
保険証券は車検証と一緒に必ず車内に備えておき、事故が発生した際にすぐに対応できるよう準備しておきましょう。
業務外で社用車を使用中に事故が発生した場合に備えて、車両管理規程を事前に整備しておくこともおすすめします。
車両管理規程とは、社用車を使用する際のルールを明文化したガイドラインです。車両管理規程を導入することで、通勤など業務外で社用車を使用中に事故が起きた際の責任の所在を明確にし、トラブルを未然に防ぐことができます。
さらにこの規程があることで、企業が車両管理に責任を持って取り組んでいる証拠となり、対外的にも企業の責任を果たしていることを示せるメリットがあります。
車両管理規程の作成において、特別な形式は必要ありません。インターネットで「車両管理規程 テンプレート」と検索すれば、多くのテンプレートが見つかります。ほとんどがWord形式で提供されているので、使いやすいテンプレートをダウンロードし、自社の状況に合わせて加筆修正して使用しましょう。
飲酒運転による重大な交通事故を防ぐため、社用車管理の一環としてアルコールチェックが道路交通法施行規則第9条の10で義務付けられています。特に、2023年12月1日からは、運転者の酒気帯びの有無をアルコール検知器で確認することが必要となります。
アルコールチェックは、従業員だけでなく周囲の人々を交通事故から守るために欠かせない業務です。しかし、点呼業務の増加は人手不足に悩む運輸業界や新たに義務付けられた事業者にとって大きな負担となっています。
このような課題を解決するために、「ホワイト安全キーパー」の導入をぜひご検討ください。
ホワイト安全キーパーには以下のメリットがあります。
さらに、14日間の無料お試し期間があり、料金を気にせずに使用感を確認できます。
また、24時間365日のサポート体制が整っているため、導入後も安心してご利用いただけます。
アルコールチェックシステムの導入を検討している方や、現在の運用方法を見直してコストや機能面での効率化を図りたい事業者の方は、ぜひ詳細をご覧ください。
社用車管理は、従業員や周囲の人々を交通事故から守るために欠かせない重要な業務です。
交通事故に遭遇する可能性は低いものの、万が一事故が発生すれば、大きな被害や損害賠償責任が生じ、事故を起こした従業員の人生に深刻な影響を与える可能性があります。さらに社用車が関わる事故は、企業のイメージを大きく損なうリスクも伴います。
一度失った信頼を取り戻すのは容易ではありません。そのため、「もっとしっかり管理しておけばよかった」と後悔しないように、法律や罰則に関係なく、社用車管理を徹底することが重要です。
【出典】
安全運転管理者制度｜警察庁(参照2024-09-03)
安全運転管理者の業務の拡充等｜警察庁(参照2024-09-03)
社用車管理はどんな仕事？社用車管理のコツとは？｜おかんの給湯室(参照2024-09-03)
事故現場での対応マニュアル｜おとなの自動車保険(参照2024-09-03)
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