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スマホ点呼とは?スマホを活用した点呼方法の違いやメリット、導入方法までをご紹介|IT点呼キーパー

スマホ点呼とは?スマホを活用した点呼方法の違いやメリット、導入方法までをご紹介

点呼システム
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  • トラック・バス・タクシーなどの運転者が、乗務の前後に受けることが義務付けられている点呼。点呼は、アルコール有無の確認、運転者の体調判断、注意事項の伝達、乗務中の出来事の報告などを行うもので、点呼執行者と運転者による対面点呼が基本です。


    しかし、業務内容によっては対面点呼ができないケースも多々あり、例外措置として以下の点呼が認められています。

    • 電話点呼
    • IT点呼
    • 遠隔点呼

    そこで注目を集めているのが、保有率の高さから操作のハードルが低いと予想されるスマホを利用した点呼です。


    この記事では、当社が提供する点呼システムサービス、IT点呼キーパーのスマホ点呼に関する以下の内容をご紹介します。

    • スマホ点呼の概要
    • スマホ点呼の活用シーン
    • スマホ点呼を導入するメリット
    • スマホ点呼の導入手順

    自社従業員の健康管理と運行管理業務の効率化をお考えの管理者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

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スマホ点呼とは?

スマホ点呼とは、当社が提供する、スマホアプリを使った点呼サービスの名称です。


点呼は本来、点呼執行者と運転者が面と向かって行う対面による点呼が原則です。しかし、2泊3日の運行など、対面による点呼ができない場合は、運転者と運転者が所属する営業所の点呼執行者との間で、電話などを使った直接対話による点呼を行うこととされています。このときの点呼を電話点呼や中間点呼、乗務途中点呼などといいます。


スマホ点呼ではスマホを使うので、当然ですが電話点呼を行うことが可能です。また、スマホ点呼を導入するには、IT点呼キーパーの導入も必要になるため、運転者のデータをひとつのシステム内に一元管理できます。

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スマホ点呼の活用シーン

スマホ点呼は、おもに宿泊を伴う運行における電話点呼において力を発揮します。従来の電話点呼では、相手の声しか聞こえなかったのに対し、スマホ点呼でビデオ通話機能などを使うことで離れた地点にいるお互いの様子を目で確認しながら点呼が行えるからです。


例として、下記の2泊3日の運行において行われる点呼について考えます。

左右にスライドすると画像を見ることができます。

【出典】:運行指示書(記入例)|群馬県トラック協会(参照2023-06-01)


この運行では、全部で7回の点呼が必要になります。


  • 青丸部分:対面点呼による乗務前・乗務後点呼
  • 赤丸部分:電話点呼による乗務前・乗務後点呼
  • 緑丸部分:電話点呼による中間点呼

スマホ点呼は全7回の点呼のうち、電話点呼の部分で利用します。

中間点呼とは?

正式名称は「乗務途中点呼」といいます。


1日の乗務前、乗務後の点呼両方を「対面で行わない」場合、乗務の途中に少なくとも1回中間点呼を行わなければいけません。


電話点呼において、スマホのビデオ通話機能などを使うことで、以下のことを目で確認できるほか、従来の電話点呼より詳細な情報を短時間でやり取りできます。


  • 運行計画通りに運転者が移動できているか
  • 運転者の体調に異常はないか
  • 積荷の状況に異常はないか

運行の大半を占める電話点呼で疑似対面状況を作り出せるスマホ点呼は、宿泊を伴うトラックや観光バス事業でとくに力を発揮するでしょう。

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スマホ点呼を導入するメリット5つ

スマホ点呼の導入により、点呼の2本柱である対面点呼と電話点呼のうち、電話点呼における管理者の負担軽減が見込めます。


ここでは、スマホ点呼を導入するメリットを5つご紹介します。

1.業務を効率化できる

スマホ点呼を導入すると、以下のような点呼業務の効率化が期待できます。


  • 点呼記録簿の作成が手書きから簡単操作によるデータ入力で完結
  • 書類の紛失防止、保管場所の節約が可能

当社が提供するスマホ点呼を活用すれば、IT点呼キーパー内ですべての業務が行えて、情報の保管もできるため、遠隔地にいる運転者の情報もスマホアプリを通してシステム内に保管されます。


また、データは自動で記録・保存されるため、パソコン操作に不慣れな人でもストレスを感じずに業務にあたれるでしょう。

2.企業の負担が軽減される

スマホ点呼の導入は、企業のさまざまな負担を軽減します。


業務の効率化により、点呼執行者が同一時間で行える点呼の数が増えるため、運行管理者数の抑制が可能です。人員の抑制は費用の抑制につながります。そのまま経費削減としてもよいですし、浮いた費用をほかの業務への資金とすることで、他業務の効率化を目指すこともできます。


スマホ点呼やIT点呼キーパーの導入によって、企業のさまざまな負担の軽減が期待できるでしょう。

3.健全なデータを確保できる

スマホ点呼を導入すると、データの健全性が確保されます。


ビデオ通話機能を使うことで、以下のような不正防止が可能です。


  • アルコールチェックの様子を動画で撮影させることで身代わり行為を防止する
  • 測定時刻・測定結果の改ざんを防止する
  • 点呼執行者の求めに対して、画像や動画などの物的証拠を残す
  • など


スマホ点呼を導入し企業の点呼における不正を防止することは、健全なデータ確保につながるだけでなく、以下のような多くの好影響を企業にもたらすでしょう。


  • 企業としての健全性の保持
  • 無理な運行による事故防止
  • 運転手の急病、ケガからの保護
  • など

4.データを集約できる

スマホ点呼を導入すると、点呼に関するデータをIT点呼キーパーというシステム内にすべて格納できます。


従来の点呼方法を導入している企業の場合、点呼記録を書面で管理しているというケースも多いでしょう。しかし、スマホ点呼を導入すると、点呼記録をIT点呼キーパーのシステム上ですべて管理できます。


データが1か所に集約されれば、後の確認や監査などに備えた管理作業の負担軽減にもつながります。


また、IT点呼キーパーは、リアルタイムの運行状況も容易に確認することが可能です。地震や台風、大雪などによる交通障害が発生した際にも、位置情報の取得や運転者の安否確認などの情報収集に大きな力を発揮します。

5.日々の点呼簿が自動で作成できる

スマートフォンを用いたIT点呼キーパーのスマホ点呼では、毎日の点呼簿が自動で作成できます。従来では、紙ベースの記録を取り、後でデータ入力をする必要がありましたが、IT点呼キーパーとスマホ点呼を用いることでその手間を省くことが可能です。


さらに、システムによる自動化により、データの集計や分析も容易になります。誤入力のリスクも低減され、点呼簿の管理にかかる時間や労力が大幅に削減されると共に、精度も向上するでしょう。これにより、ほかの重要な業務に注力する時間が増え、全体の生産性向上にも貢献します。

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スマホ点呼を導入するまでの具体的な流れ4ステップ

ここまで記事をご覧いただき、


「スマホ点呼いいじゃん。うちにも導入しよう」

「でも、実際どうやって導入したらいいんだ?」


という疑問を持つ方もいるのではないでしょうか?そのような方に向けて、ここではスマホ点呼を1から導入する方法を4ステップでご紹介します。

1.導入準備

最初に点呼執行者を選任します。基本的に、企業から選任されている運行管理者全員が、スマホ点呼を行えるようにしておけば問題ありません。


新会社・営業所の場合は、法律上必要な最低人数より少し多めに人員を確保しましょう。あらかじめ余裕のある人員を確保することで、トラブルなどの不測の事態にも迅速に対応でき、顧客からの信頼獲得につながります。

2.機器・ソフトウェア準備 

スマホ点呼に必要な機器類は以下の通りです。


  • パソコン
  • Webカメラ、マイク(いずれもパソコンに内蔵されていない場合)
  • スマホ
  • プリンター(データの印刷に使用)
  • 免許証リーダー(ICチップで有効期限を読み取る場合)
  • アルコール検知器(営業所は据置型、運転者は携帯用)
  • 点呼管理ソフトウェア
  • ネットワーク環境

これらの機器類を準備し、体制を整えましょう。

3.実施前準備

機器類の準備が整ったら、実際に点呼執行者と運転者を用意して、スマホ点呼による点呼の模擬演習を行います。模擬演習では、おもに以下のようなことを確認しておきましょう。


  • スマホ点呼のひと通りの流れ
  • 機器類の操作方法
  • データの保存方法

点呼執行者、運転者それぞれが自分に必要な機器操作とデータの管理方法を確認します。見落としや間違いをしやすい点を、この段階で洗い出して対策を練り、共有しておきましょう。

4.スマホ点呼実施

いよいよスマホ点呼のスタートです。点呼で確認した内容や情報が、点呼執行者と運転者それぞれが使用している機器で確認でき、保存されているかをチェックしましょう。


また、「スマホ点呼はじめましたお疲れ様」で終わらせてはいけません。導入後も使用者の声を集め、フローの改善を図ります。


  1. スマホ点呼を使用
  2. 問題や課題を抽出
  3. 対策を検討
  4. 新たに行動

これら一連の流れを経て、さらなる効率化のために必要な機能やシステムが見えてくることもあるでしょう。

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スマホ点呼を導入する際は、IT点呼キーパーを活用しよう

スマホ点呼の概要やメリット、導入方法をご紹介いたしました。


「スマホ点呼が便利なのはわかったけれど、実際に使うソフトウェアってどれがいいの?」


このような疑問への答えとして、ここではスマホ点呼導入時に必要なソフトウェアであるIT点呼キーパーをご紹介します。


IT点呼キーパーは、ひとつで電話点呼、IT点呼、遠隔点呼のすべてに対応できるソフトウェアです。また、遠隔点呼を行うにあたり、遵守すべき「遠隔点呼実施要領」で使用が定められている機器・システムにも対応しています。


IT点呼キーパーは、営業所が遠隔地での点呼で、最もシビアにチェックしたいアルコールチェックに万全の体制で臨みます。スマホで撮影しながらアルコール検知器を使ってもらうことで、不正を防ぎ、運転者の状態を正確に確認することが可能です。


また、IT点呼キーパーは、オフライン状態でもアルコールチェックや血圧の測定が可能です。オフライン状態で測定した場合は、一度スマホにデータが保存され、のちにオンライン状態になったときに営業所にデータが送られる仕組みになっており、測定時間や測定結果の改ざん防止にも役立ちます。


そのほか、詳しい機能や対応するアルコール検知器については、以下からご確認いただけます。

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格安の法人スマホの導入もテレニシがサポートします!

スマホ点呼の導入にあたっては、個人のスマホを使ってもらい初期費用を抑えようとすることはおすすめできません。


たしかに端末費用は抑えられますが、以下のように、メリットよりデメリットの方が多いです。


  • 従業員全員のスマホがスマホ点呼対応機種とは限らない
  • 機種に応じた操作方法を説明する必要がある
  • 個人情報の取り扱いに不安を感じる者が現れる
  • など


とくに、個人情報の取り扱いに関しては企業の信用問題に発展する可能性があるため、スマホ点呼に使用する端末は企業が統一したものを従業員向けに用意しましょう。


IT点呼キーパーを取り扱うテレニシ株式会社では、法人スマホも格安で導入できます。そのため、IT点呼キーパー導入の際には、IT点呼用スマホもセットで用意することがおすすめです。


以下に当社テレニシが法人携帯で選ばれる理由の一部をご紹介します。


  • 法人携帯で最も契約台数が多いソフトバンク携帯を取り扱っている
  • 使う場面や業務内容に合わせて選べる豊富な料金プランがある
  • 導入に関するオンライン商談に対応することが可能。
  • 担当営業者とアカウント部署による最低2名体制で導入前から導入後まで全力サポート
  • など


法人携帯を初めて導入しようと検討している方から、他社からの乗り換えや機種変更を考えている方まで、導入局面や台数に応じた最適なプランをご提案いたしますので、安心して導入いただけます。


当社テレニシが運営する法人携帯サイト「法人携帯テレニシ.biz」をご覧ください。

まとめ:スマホ点呼やIT点呼を導入し物流業務を効率化しよう!

スマホを活用した点呼は、慢性的な人員不足により早急な業務効率化が求められる運輸業界において、将来必要不可欠なものになるかもしれません。


機器類とソフトウェアは一度導入したら長く使いたいもの。そのため、選定は慎重に行う必要があります。


スマホ点呼の導入には、安心して使える機器とサービスを提供してくれるパートナー探しが重要です。創業30年超の歴史を持ち、ソフトバンク株式会社の100%出資子会社の当社は、スマホ点呼の導入を検討している法人に寄り添い、ニーズを満たすお手伝いをいたします。


【出典】
運行管理者が行なう点呼とは|行政書士ひらいし事務所(参照2023-06-01)
運行指示書(記入例)|群馬県トラック協会(参照2023-06-01)

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